您的位置：网站首页 >> 百花论坛 >> 档案部门应在网络信息存档行动中有所作为

    网络信息存档是指有关主体针对网络信息更新快、易消逝等特点，对其中具有长远保存价值的信息实施捕获、归档和存储等管理过程，其目标是实现网络信息的长期保存和可利用。实施网络信息存档行动，其意义在于：

    再现社会活动的本来面貌

    网络资源具有更新快、易消逝等特点，如果不及时加以保存，大量具有重要价值的学术、文化、管理信息就会丢失。例如，伴随着行政体制改革，从中央到地方均有行政机构在不断消失。发布在这些政府机构网站上的信息，对学者们研究和了解近当代中国行政生态是很重要的参考依据，对全面真实地反映政府管理活动的本来面貌也具有重要意义。因此，对这些机构政府网站上的信息就需要进行归档和保存。此外，网上发布为数不少的学术信息、会议信息、博客信息、论坛信息等根本不会以纸本信息备份留存，它们也存在彻底丢失的危险，对这些信息进行归档保存更是刻不容缓。从档案资源体系建设的战略高度看，近年来我国已经出现基本导向上的重大转变。在档案资源体系建设中从关注政府到关注社会、从关注政务到关注民生、从关注事件到关注人物等均是这种变化的具体体现。在档案资源体系建设中，通过采集和保存网络空间中丰富多彩的微观信息，有利于全面再现当今社会的真实运行状态。从这个意义看，有选择地连续跟踪采集和保存一些微观主体形成的微观活动信息，有利于进一步改变我国现有的档案资源体系结构。

    为国家积累数字文化遗产或资产

    网络信息存档实践是为了回应现代社会的需求。网络信息已被置于国家战略资源的高度，被誉为国家的“数字资产”。但是，这些“原生数字资源”和“数字化遗产”也正面临着消失和不可获得风险。网络信息生产者和发布者可以自由地在网上发布更新信息，但它们并无信息长期保存的责任。而作为公共信息机构之一的综合档案馆则在人类历史文化遗产保存活动中有着不可推卸的历史责任。我国综合性档案馆虽已开始收藏机关、事业或企业单位的电子文件，但显然对处于动态变化中的网络信息缺少关注，特别是忽略了网民个人形成的各类博客和论坛信息等，这些也是我国数字文化遗产的重要组成部分。

    为公民信息获取权利的实现提供条件

    综合性档案馆承载着保存与传播文化的社会职责，其存在的目的就是保障公民信息获取权等权利的实现。因此，综合档案馆所提供的信息不能只有纸本文献信息，也应包括网络信息，在条件许可时甚至能够实现对网络信息的证据保全。由于网络信息面临着随时消失和不可获得风险，这就要求综合性档案馆在应对这种风险中有所作为。事实上，国际社会已纷纷启动了诸如“网页存档计划”、“数字档案系统”、“Web信息博物馆”等建设计划或项目，上述计划或项目的实施均是典型的国家存档行为，虽然具体实施这种行为的主体有多种选择的可能性，但从这种存档行为与档案业务活动的联系看，综合性档案馆责无旁贷。

    为经济与社会的科学发展提供资源

    在现代社会,“信息是支配性资源和战略性资源”已经成为共识。一个国家的科技创新能力、国际竞争力和经济社会发展水平都越来越依赖于保存、开发和利用网络信息的能力，欧美国家甚至将网络信息生产、获得和利用作为国家信息化建设的关键。实现对网络信息的长期安全保存是进一步开发和再利用这种新型经济资源的基础和保证。

    综上所述，网络信息存档行为及其重要性表明，目前已经到了必须对网络信息存档活动进行系统规划与安排的时候。事实上，从我国档案事业发展的外部环境看，作为公共信息机构之一的档案部门也面临着愈来愈多的外部竞争压力，公共图书馆、专业信息服务商等均以服务优势、资源优势、亲民优势等挤压着档案事业的发展空间。面对这种形势，如何进一步形成档案部门的优势，抢抓各种发展机遇，这就成为各级档案行政管理部门必须认真思考的问题。从这一点上看，网络信息存档工程就是档案事业发展进程中出现的一个历史性机遇。但从目前看，我国各级各类档案馆还没有任何开展网络信息存档行为的动向，笔者提出以下档案机构实施网络信息存档的主要策略，希望为大家提供借鉴。

    选择存档目标对象。全面存档与选择存档是当前国际社会针对网络信息存档所采取的两种不同策略,其中较为流行的是选择存档。在选择存档中，当前国际社会选择存档的客体对象较多集中在学术和科技信息等方面，相对忽视了对政府、企业网页信息以及个人博客、论坛信息等的存档。为了全面反映社会活动的真实面貌，我国国家综合性档案馆在馆藏体系建设上应该更加关注一些具有代表性的微观馆藏信息。代表性的微观馆藏信息是指综合性档案馆应该通过抽样调查，选取一些代表性的地区、单位、家庭或个人等，全面跟踪采集和收藏它们在参与各类活动中所形成的网络信息。

    规范存档运行流程。网络信息存档活动的实现必须依托于一个科学的运作流程。在网络信息存档实施的全流程中，它依次包括选择、归档和存储三个阶段，且每个阶段均会涉及很多管理元素。在网络信息选择阶段，它包括选择对象类型、对象名称、选择原因、选择机构、责任人、选择日期等管理元素；在网络信息归档阶段，它包括归档内容（内容类型、资源描述）、归档时间、归档机构、归档方式（如法定呈缴、自愿呈缴、赠送或抢救性归档等）、载体介质、数字格式、接收机构、验收机构、验收责任人等管理元素；在网络信息存储阶段，它包括验证（网络信息的有效性）、配置（支撑运行平台）、复制与备份、目录管理、格式转换、迁移与更新等管理元素。由于在存档流程中存在不同阶段而且又涉及众多管理元素，这就要求必须强调不同存档流程及其各管理元素之间的相互衔接和配合。存档流程各阶段及其各管理元素之间的相互衔接和配合的水平会极大地影响到网络信息存档权实现的状态。

    形成存档协作机制。网络信息存档协作机制不仅包括档案馆与图书馆、专业信息服务商等之间的分工协作，而且也包括档案系统内部的分工协作。如果说，图书馆、专业信息服务商等较专注于学术信息、文化信息、科技信息等的存档保存，档案馆则更多应专注于社会生活、典型人物、社会事件等相关网络信息的存档保存。一般认为，网络信息可以区分为档案级、服务级、镜像级和链接级等几个级别。档案部门涉足的网络信息存档对象一般应控制在“档案级”这个级别上，而且针对“档案级”的网络信息，也应根据不同类型档案机构的管理职能与服务定位分别制定具体的存档实施方案。例如，地区综合性档案馆应以区域范围作为确定网络信息捕获与归档重点的基本界限，可以对本区域范围内的网站信息或者针对本区域形成的网络信息内容进行捕获与归档；国家级档案馆则可以对中央机关或企业的网站信息进行捕获和存档，也可以从传承文化和存续历史的高度，对具有全国乃至国际影响力的重大历史事件、社会事件等网络信息进行捕获与归档。

    争取存档基础资源。人才、技术、经费和基础设施保障是档案部门开展网络信息存档活动的基本条件。虽然在“十一五”期间我国很多地区综合性档案馆馆舍建设取得了很大进展，但其内涵建设水平尚差强人意，人才、技术和经费等仍是制约综合性档案馆开展新业务的主要因素。网络信息存档不仅对综合性档案馆的基础设施提出了新要求（一定程度上要求对档案信息化的目标定位进行新思考），而且也考验着各级档案管理干部的意识和能力。因此，积累和争取各种基础资源仍是档案部门参与网络信息存档行动的必要条件。

    明确存档责任体系。档案部门是网络信息存档的主要责任者之一。我国档案管理组织体系十分健全，从中央到地方和行业均有档案业务部门，一般组织单位内部也配备了档案管理机构或人员。因此，在这个严密的组织体系中进一步明确各级各类档案业务部门在网络信息存档中的责任就是确保网络信息存档行动高质量和高效率的必然要求。特别值得推荐的是，作为对网络信息存档的责任者，各级档案部门（特别是综合档案馆）可以通过模拟和借鉴文件归档、建档、档案收集、档案征集或接收进馆等一整套业务规范或程序来指导网络信息存档的运作，并以此为基础建立起一整套的责任体系。

    目前，档案界在网络信息存档行动中尚缺少作为的意识。笔者建议，有条件的地区或档案机构不妨先行一步，此举将对进一步丰富和改善我国档案资源体系的内容与结构起到重要作用。作者系苏州大学社会学院副院长兼电子政务系主任）

    （本文作者：周毅，原载于《中国档案报》2011年2月21日　总第2118期　第三版）