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　　[摘要]高校人事档案管理工作是高校人事管理工作不可缺少的一个重要组成部分,人事档案是人才管理和使用的重要依据,是推动高校可持续发展的基本条件之一。如何更好地完善档案工作,充分发挥职能作用,为高校人事工作服务,需要高校人事档案工作者进行更加深入地思考和研究。

　　[关键词]高校 人事档案 管理

　　从档案学术语来讲,人事档案是“国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记录和反映个人经历、德才能绩和工作表现等情况,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史纪录”。就高校人事档案而言,高校人事档案管理是一项基础性工作,为高校人力资源管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持,为教职员工的培养、使用、提升、晋级提供依据,在高校人才开发中起到了“信息支持”的重要作用,直接关系到高校组织决策和干部本人的切身利益。随着高校人事体制改革的不断深入,人事档案工作也面临新形势,如何更好地完善档案工作,充分发挥职能作用,为高校人事工作服务,需要高校人事档案工作者进行更加深入地思考和研究。

　　一、高校人事档案管理存在的问题
　　随着地方高校人事体制改革的不断深入,人事档案工作也面临新形势,如何更好地改进档案工作,充分发挥职能作用,成为高校人事档案工作者首先面临的问题。目前来讲,高校人事档案工作还存在以下几个方面的问题:

　　(一)档案管理水平较为落后
　　人事档案管理,在高校的管理工作中相对于其他部门的发展水平,还处于较低的层次,这主要表现在两方面:
　　一方面,人事档案管理队伍素质偏低,且很不稳定。人事档案管理人员大多都没有参加过业务培训,且档案管理工作者中很多人是身兼数职,对于档案工作一般只是兼管,根本无暇顾及档案管理。同时,有些人事档案管理员调动频繁,导致人事档案管理队伍不稳定,是造成档案管理工作难以前进的主要原因。另一方面,目前高校人事档案收集、编研工作仍停留在传统的手工层面上。虽然各高校人事档案管理部门已经配备了计算机等设备,但使用范围仍局限于文档目录著入等极少数的工作,而诸如档案的收集、整理、归类、编目等工作依然依靠手工,由此造成书写速度慢,工作量大,最终严重制约了人事档案的收集和开发利用。

　　(二)档案材料收集不及时、不规范
　　档案管理的基础是档案收集,档案材料收集的及时性和规范性是整个档案工作最直接、最重要的物质前提。一方面,由于教职员工更多忙于教学、科研等工作,疏于对人事档案管理的重视。有些提供材料的部门不及时把形成的人事档案材料交人事档案管理部门,甚至有些个人对自己的人事档案材料也不重视,应该提供的材料不及时提供,造成人事档案材料残缺不全,严重损害了人事档案的完整性和准确性。另一方面,高校人事档案材料存在字迹不规范、手续不完善现象。中组部《干部档案条例》中明确规定,“收集归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后方能归入干部档案”。但现实的人事档案材料中,字迹模糊、签名处空白等情况普遍存在。有的档案材料出现铅笔、圆珠笔甚至是纯蓝墨水笔的字迹;有的履历表时间日期空白、签名处空白。这些不合格的档案材料使档案管理人员左右为难,既增加了档案管理的难度,又造成档案的不完整和不规范。

　　(三)档案内容参差不齐、弊端显现
　　高校人事档案主要是依据档案内容为学校领导决策服务、为学校各部门工作提供参考服务,因此档案内容管理也成为档案管理的主要部分,内容的参差不齐和诸多弊端也成为档案管理的滞绊。

　　1.档案内容陈旧、片面。很大一部分参加工作较早的教职工档案中,存在很多繁冗的政治历史材料,很多是一些对某同志亲属的调查,有些教职工若亲属比较多,甚至会有上百页的调查材料;而年轻一代的档案中就只有毕业生登记表、成绩单、高考时的政审材料等。这些材料或过繁或过简,几乎没有涉及任何实质性内容,不能体现个人现在的状况。

　　2.档案内容存在前后矛盾之处。有些人的档案中自己填写的内容出现相互不一致甚至是矛盾的地方,甚至出现出生日期前后不一致的情况,这在计算工龄、办理退休等工作时造成不便,导致效率低下。

　　3.有些档案内容或过于重复或不当缺失。如性别、民族、出生年月等基本情况基本是表表必填,不胜烦琐;如工资、任免、职称、年度考核等表格因为年年有工资变动、干部任免、职称晋升,一年有一次年度考核,基本上要一两年装订一次,工作极繁琐;真正反映教职工的工作业绩或现实表现的却没有连贯性记载,像反映涉及职务变动的、长期不当职、晋职的情况等往往无法对相关教职员工当时情况予以连续性考察;值得一提的是,对于一个人婚姻状况、停薪留职情况,特别是信用情况等材料则完全没有被要求列入档案。

　　二、高校人事档案管理的若干构想

　　(一)加强档案管理的队伍建设
　　高校人事档案管理是整个高校管理的重要组成部分。因此,必须加强对人事档案管理工作的人才队伍建设。

　　1.提高政治素质、文化素质和专业素质。在高校人事档案工作中要始终保持高度的政治责任心、政治敏锐性、严明政治纪律,全心全意为人民服务。同时高校人事档案工作人员要不断加强业务知识学习,拓宽知识面,更新知识结构,提高业务素质,以适应人事档案管理日益复杂、逐步现代化的需要。

　　2.培养良好的工作作风和职业道德修养。高校人事档案是高校教职员工在教学、科研及其它管理工作历史的真实纪录。人事档案工作是一项服务性很强的工作,高校人事档案不但要为组织、人事部门搞好服务,更要为学校的教学、科研等工作服务,人事档案工作人员要实事求是、严谨细致、一丝不苟,要对历史负责,对每一个教职工负责,决不让任何一份该归档的人事档案材料漏归档,也决不让任何一份虚假材料进入档案。要以热情的工作精神、严谨的工作态度、精湛的专业技术服务于人事档案事业。

　　(二)加强宣传,提高意识,做好档案收集工作

　　第一,高校人事档案工作开展得如何,除了与人事档案工作人员的素质有关外,学校内部每个教职工对人事档案的重视程度也很重要。增强各部门的档案意识,在思想上高度重视,切实将其纳入各部门工作计划。要通过对《档案法》、《干部档案工作条例》等法律法规的宣传,让更多的人了解党和国家人事档案管理的方针政策、人事档案制度及条例,规范人事档案的管理,使高校人事档案管理工作纳入法制化、正规化轨道。

　　第二,在收集过程中,严把质量关。高校人事档案人员尤其要加强对鉴定、考核材料以及学历、学位、学绩、培训和专业技术情况材料的收集,同时组织人事部门对归档的所有材料,尤其是由个人填写的材料,严把审查关,需本人签字的,要在本人签字后,经组织审查加盖公章后方可归档。如本人不在的,需注明原因,并加盖公章后方可归档。对字迹不规范的材料应退回本人重新填写,符合规定后方可归档。从源头上杜绝不完整、不规范的材料归档。盖章签字后方能归入干部档案。

　　(三)与时俱进,实现档案管理现代化
  
　　在进入信息时代的今天,档案管理工作面临许多新情况、新问题、新任务,如果不在创新中求发展,就会老化、僵化,跟不上时代前进的步伐。因此,要树立创新意识,实行规范化管理,使高校人事档案的管理更加科学化、规范化、信息化,增强人事档案的实效性和生命力。

　　1.实现档案管理人员的管理技术更新。定期举办人事档案知识与技能的培训班,通过培训,使兼、专职人事档案员的专业水平普遍得到提高,使其所管理的人事档案在高校发展中发挥更大的作用。

　　2.利用计算机技术,实现档案管理的现代化。

　　随着现代科学技术的不断发展,高校人事档案管理要加强利用高科技管理手段,加大现代高科技装备的投入,搞好计算机人事档案数据库管理,完成对于可提供信息的由被动服务向主动服务的转变,为用户提供方便、快捷的服务,以适应人事档案管理现代化的需要。同时,引入现代化设备进行高校档案管理,要正确处理人事档案信息保密与资源共享的关系,严格控制不开放信息的访问权。

　　(四)加强制度建设,提高人事档案的功能性

　　1.积极探索,提高高校档案的服务性。从控制性管理向服务性管理转变,是传统的人事档案所面临的与时俱进、创新提高的重要命题。高校档案人员可以充分开展横向沟通,向有关业务主管部门和各系(室)重点采集师资人员有价值的信息资料(如业务成就、科研成果、荣誉奖励等)。通过分类和整理,将各层次、各类别的人才基本状况、个性特征、专业特长、实绩成果、现实表现、能力预测等基础信息摘要浓缩并记载到“人才卡”上,通过人才卡与档案材料有机结合,共同构成高校决策层把握人才综合素质、适时选用人才的依据,提高高校人事档案的利用效率。

　　2.充分利用考核、鉴定材料,发挥档案的监督服务功能。组织人事部门和档案管理人员在对教职员工道德品质和学识水平进行鉴定与考核时,做到鉴别准确,归档及时,通过各项考察进一步收集、整理教职员工各项考核鉴定、民主评议、阶段性表现等档案材料,使档案材料与高校的有关监督管理制度有机配合,形成有效的监督制约机制,及时、主动地呈送高校决策层查阅参考。

　　总之,随着社会经济和高校教育事业的迅速发展,尽快转变管理思想,勇敢开拓创新,必将使高校人事档案为社会和高校组织人事工作提供更加快捷、高效、准确的服务。

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　　（本文作者：吉林省经济管理干部学院组织人事处　刘佳，原载于《吉林省经济管理干部学院学报》2010年12月第24卷第6期。）