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　　摘　要：融入新的理念，实现三个思想转变；采用新的手段，建立三个管理系统；构建新的内容，关注三类归档材料，构建人事档案“三新”管理模式，将成为提升高校人事管理水平的新动力。

　　关键词：高校  人事档案   “三新”管理模式

　　高校是一个知识精英、科技人才相对集中的组织机构，随着社会对高校科研成果需求的迅速增加，高校人才队伍流动日趋频繁，传统的高校人事档案管理模式已经难以适应目前改革、开放、和谐、共赢的大环境。将新理念、新手段、新内容引入高校人事档案管理中，构建“三新”管理模式，将成为提升高校人事管理水平的新动力。

　　一、融入新的理念，实现三个思想转变

　　一是融入“开放”的理念，将人事档案的“单一功能”转变为“多元效能”。传统的人事档案管理是上级硬性要求，群众无条件提供，管理神秘莫测，只有少数人可以看，仅供领导管理下属时使用，组织保密是最大特点，普通群众不可能涉足。一般的高校人事档案内容可以分十大类，分别是：履历、自传、考核、专业、证明、党团、错误、奖励、工资和其他类[1]。细细分析，其中有大部分内容是可以公开的，可以作为一种资源供社会共享，没有保密的必要。例如，档案中个人专业的内容是可以公开的，以便提供个人为社会服务的机会；个人的年度考核、党团、奖励等也可以公开，便于接受群众和舆论的了解与监督；人事档案中除了一些与国家利益、他人隐私、组织考察干部、群众座谈等有需保密的材料外，一般的材料应该向本人开放，让教职工享有基本的知情权。

　　二是融入“信用”的理念，将人事档案原来特有的“政治色彩”逐步转变为“信用色彩”。所谓“信用”，首先是储存与提供的资料要真实，人事档案管理的所有环节要规范，要能体现组织的公信力。因此，高校人事档案管理工作者，要坚持原则，认真审核，严格把关，做到“六不归档”，即与法规不符的不归档、国家不承认的不归档、手续不全的不归档、不经审查的不归档、内容不实的不归档、不符合规定的不归档。其次是个人的归档资料应该和社会信用的要求相一致。要建立包括个人基本履历、社会责任意识、履约能力、履约诚信状况、不良记录等方面信息的信用档案。应该加大联合征信力度，与公安、银行、工商、税务、民政、法院、企业及相关单位联合，收集相关信用记录，为相关部门提供资信证明材料。

　　三是融入“社会”的理念，将人事档案的管理主体由“学校”逐渐转变为“社会”。所谓“社会”，首先是人事管理的主体和客体应该是平等的，二者的行为都应该遵守社会的契约规则。例如，人事管理者可以要求教职工必须尽到服从命令义务、保守秘密义务、限制兼职义务和其他相应的法律义务，但与此同时要确保教职工获得报酬权利、磋商谈判权利、申请辞职权利、要求培训权利、司法救济权利等。其次是人事档案管理的社会化。目前聘用制在高校正逐步实施，高校人事管理部门可以将单位组织与单位成员签订具有法律效力的劳动合同、聘用合同等契约型的人事档案交给社会中介如人才市场去管理，完善人事代理制度。

　　二、采用新的手段，建立三个管理系统

　　目前，高校人事档案的资料收集、审查、整理、加工、保管、利用等环节仍然以传统的手工操作为主，工作进度慢，利用效率低，出错率高。尽管近几年来高校人事部门配置了大量的计算机等现代化的办公设备，但人事档案的开发利用水平和信息化程度与高校人事制度改革的要求仍相距甚远。在人事档案管理中仍然存在着原始信息多，加工整理少；手工操作方式多，电子方式少；部门自我服务的多，可向社会提供的少；独立分散的多，可以共享的少等弊端。因此，高校根据自身科技人才多、软件开发能力强的特点，采用现代化的电子技术手段管理教职工的人事档案，已经刻不容缓。

　　一是建立自动化的办公系统。当前，人事档案部门大多数材料还是靠手工填写、拆装，劳动强度大，基本的管理设备只有缝纫机、打孔机和温湿计等，而计算机只是用来打字，缺乏与之相配套的人事档案管理系统软件。随着高校招生规模的扩大，教职工的人数在迅速增加，以致人事档案管理工作日趋繁重。办公自动化系统可以对教职员工的人事档案资料进行设计、整合，同时注入大量的知识管理。在可视化环境下，可以随意通过拖拽的方式，定义并行、串行、串并交互的复杂公文流程。同时也可以可视化查看公文审批过程，并进行待办事项挂起、恢复、委托等系统控制。对于办公过程中产生的待办事宜，也可以通过领导审批，将某一个时间段的所有待办事宜（例如：出差在外地）委托给其他人进行处理。在档案资料审查、领导审批的过程中也可以运用批注软件，将手写批注与键盘批注紧密结合，实现办公自动化过程中的真迹保留[2]。电子计算机具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度输入、存储和输出数据，计算机还能提高信息处理能力，实现人事档案的统计、编目、检索等方面的现代化，使档案管理人员从烦琐的工作中解脱出来。

　　二是建立数字复制储存系统。现阶段高校人事档案的保存、利用大都以实体档案为主。实体档案虽然利用范围广，适应性强，具有原始凭证的作用；但它利用效率低，占用空间多，工作量大，储存成本高。要尽可能发挥计算机数字化的复制储存功能，在学校管理信息化建设的过程中，建立高校人事档案信息通用数据库，实现人事档案数字化，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，由纸质型档案向电子化档案转变，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用，提高档案管理效率，实现人事档案信息价值，为高校决策层提供有力的信息支持。例如，通过纸质档案电子化，建立两个数据库：一是档案资料的图片库，包括身份证件、成果图片等；二是将每份档案中的80多项重要信息一一输入，建立文字库。这样，在办理相关事宜及转换身份时，办事机构只要申请档案权限，即可看到档案内容。同时，通过更改数字信息来完成，而不用动用纸质档案，这样也不必担心在来回转移的过程中发生档案丢失或失真。

　　三是建立信息化的网络系统。在美国和加拿大，个人档案网络化建设已非常完备。在任何一个学校、组织、机构学习或工作之后，个人基本信息都会保存到这份网络档案中。美国通过类似于身份证号码的“社会保险号码”来建构公民档案，这个小小的“号码”包含着个人的“信用记录”“、驾驶记录”“、司法记录”等方面内容。建立高校人事档案信息化网络系统，首先是建立人事档案信息数据库，对人事档案进行信息化、集约化、动态化管理，把档案中人员按照年龄、学历、专业、职称、职务等进行分门别类，编制成不同的检索工具，将每个人的基础信息制成电子文件，加强技术处理（如每个人的档案设置一个个人密码），达到保密目的，通过全国联网使人事档案的利用、查阅、档案信息的添加更加方便快捷，在全国范围内实现资源共享。其次，人事档案的信息化网络系统可以实行IC卡形式，IC卡储存个人的基本数据，由个人持有，转换单位的时候立刻就可以输进计算机。用人单位要查询应聘人员的数据，通过网络便可了解到相关记录。最后，建设高校人事档案信息网站，以人事档案信息通用数据库为核心，以人事档案数据库管理系统为服务手段的高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动。

　　三、构建新的内容，关注三类归档材料

　　中共中央组织部2009年7月16日下发《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）文件，明确指出：事业单位的干部人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。文件中“归档范围”一章共有25条，和已被废止的中共中央组织部（组通字[1996]14号）同类文件相比较，归档材料增加了5条，许多提法也发生了变化。根据中组部新文件精神，针对高校教职工的特点，在人事档案管理过程中，有三类归档材料要特别关注。

　　一是教职工的个人收入状况。以往的高校人事档案中一般只有个人的工资级别，缺少对个人实际收入状况的记载。随着社会主义市场经济不断完善，高校教师创造价值的形式并非单一，个人参加校外经济活动的现象愈加普遍，由档案决定的工资水平和个人创造的实际收入开始出现不等。而在正常情况下，越是优秀的人才，工资水平和实际收入的差距就越明显。由于人们创造价值、获得收入成为人生历程必不可少的组成部分，个人收入证明在现代社会生活中发挥着愈来愈重要的作用，掌握个人收入信息是组织管理正规化建设、法制化建设的重要标志。[2009]12号文件中第七条为“报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料”，这里的“个人有关事项”在2010年7月11日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于领导干部报告个人有关事项的规定》文件中专门有说明，它包括两条，其中一条就是个人收入事项。目前许多发达国家的个人收入申报制度，并非限于官员，也包括所有公民。这不光只是缴纳个人所得税的需要，也是廉洁反腐败的需要，更是个人的社会信用的需要。也就是说，个人收入状况纳入高校人事档案管理将成为社会发展的必然趋势。

　　二是教职工的科研成果状况。目前高校人事档案材料仍然侧重于政治思想表现和工作表现材料的收集，反映教职工的科研成果、人才类型、心理素质、团队构成等方面的材料则相对较少。今后要注重将高校教职工的教学成果、创造发明、科研成果、著作或译著以及有重大影响的论文等归入人事档案之中。这样才能真实、具体、全面反映出一个高校教师的情况，为选拔和任用人才提供准确可靠的依据，真正达到“观其卷，知其人，用其长”的目的。为此，[2009]12号文件中第十四条有了新的提法：一是将这些材料统称为“反映科研学术水平的材料”；二是对照[1996]14号文件，该条在内容的描述上有成倍的增加。

　　三是教职工培训与挂职的状况。一方面，社会发展、知识更新，迫切需要高校教职工在教育理念、实践技能、教学方法等方面不断提升，其中人员培训就是实现这一目的的重要途径，而专业培训已经成为高校职称评定标准之一。另一方面，高校教师大多是从学校到学校，缺少生产、建设、管理、服务第一线的鲜活知识体验。开展挂职锻炼工作，是实施人才强校战略、与地方联合培养实用型师资的新举措，是发挥高校社会服务功能、更好服务于地方经济社会发展的好途径，也是对教师进行体验式培训的主渠道。对照[1996]14号文件，[2009]12号文件增加了挂职归档的内容，并将培训材料单列为第十一条，作了详细说明，培训与挂职的状况在人事档案中的重要性显而易见。

　　参考文献:
　　[1]邓绍兴.人事档案教程[M].北京:中国传媒大学出版社,2008．
　　[2]刘祖华.人事档案管理改革应走向“四化”[N].中国人事报，2008-09-19．

　　（本文作者：江南大学人事处　林丽丽，原载于《兰台世界》2010年10月下。）