您的位置：网站首页 >> 人事档案管理 >> 加快我国流动人员人事档案管理信息化建设的若干思考

   【摘要】我国人员的流动带来一系列的社会问题和经济问题，人员流动的管理也由原来的禁止和限制，逐步转变为尊重流动人员的流动需要，维护其合法权益。文章就如何加快我国流动人员认识档案管理信息化建设的问题提出建议。

   【关键词】流动人员；人事档案管理；信息化建设

   【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1008-1151(2010)08-0218-02

    （一）流动人员人事档案管理概述

    档案信息化源于现代档案事业自身发展的需要，档案信息化推动档案管理的深刻变革。信息技术的应用为档案利用者提供了前所未有的方便性和快捷性，电子记录归档保存、馆藏档案数字化及档案信息网络化服务成为社会发展的主流趋势。人事档案管理工作在我国的发展历史悠久，但是传统的人事档案管理观念和体制，以及目前全国范围内的人员流动非常快，流动人员人事档案管理中出现的问题比较突出，原有的管理模式和方法需要改革以适应实际的管理需要。其中，加快我国流动人员人事档案管理信息化建设是一个重要的方面。

    目前，国内流动人员人事档案信息化管理走在前列的是上海。2005年上海市人才服务中心与8个试点区县进行了电子档案库的联网运行，实现了档案信息的实时联网查询。2006年一体化联网服务将覆盖其他11个区县人才服务中心，实现档案信息的全面联网服务，目前信息化程度已达到91%。中心建立同一信息管理服务平台，进行市区县联网服务，还开发研制了人事档案综合信息管理系统；中心还制定档案管理服务标准，建立健全了统一规范的流动人员人事档案工作制度和工作流程，涵盖人事档案各个环节，推进了信息化进程；中心还建立档案信息跟踪与收集机制，充实电子档案库内容。最后，中心不断完善档案信息查询利用功能，为其他业务提供信息支持，其通过网络完善信息查询利用功能，人事档案信息管理服务平台也积极为人事代理、人才交流、诚信服务等其他人事人才工作提供支持。在国外个人档案信息化程度也很好，且和社会保障制度紧密联系，我国可以借鉴其成功的经验。如美国的一些专业部门也保存着公民的一部分人事档案，社会保险号码(Social Security Number,简称SSN)就是一例。美国所有的成年人都有一个非常重要的社会保障号，其作用类似于我国的个人身份证，但却有所不同。这是社会保险管理局给每个公民分配9位数的社会保险号码，联邦政府通过这个号码可以追踪雇员和雇主交纳保险金的情况，以此作为日后获取诸如退休金、老年医疗、退役军人收益等各种社会保障的凭证。因为这个社会保险号码是唯一的，通过这个号码，不仅可以了解个人的基本情况，还可以查到个人业绩、不良记录等情况，许多组织和机构也开始用这个号码来管理员工，逐渐发展成为社会各界共享的、全国联网的大型计算机数据库系统，超越了档案运用的范畴，成为控制社会秩序的一个有力工具。美国不断地开发人事档案管理的自动化系统，使人事档案管理工作实现了数字化、信息化管理，还采用先进的缩微技术来存储档案信息，实现了人事档案管理工作现代化。由于美国的档案建设和管理相当完善，权利部门在任何一个地方都能迅速地查到一个人的全部档案记录，为社会提供了详尽的信息。

   （二）借鉴国内外的经验，建立适合本地的流动人员人事档案管理信息化系统

    1.建立全国、各省或各市流动人员人事档案信息通用数据库

    建立人事档案信息数据库，是人事档案信息化建设的基础工作，是人事档案提供利用实现优质服务、主动服务的基础和前提。随着人事制度改革的不断深入及人事代理制的实行，人员流动日趋频繁，建立全市、全省甚至全国通用的、标准的、先进的、适用的、可靠的人事档案信息库，为今后实现信息资源数字化、信息网络化、信息载体多样化、管理流程自动化、信息共享整体化打下坚实的基础。其中注意要避免各系统、各单位自行设计，导致硬件配置不统一、软件不兼容的做法。可以由政府牵头，由专门的软件公司设计开发管理系统软件，然后在各个城市推广使用。再把使用过程中出现的问题汇总，进行综合分析后不断修改和完善，不仅适合于原始信息数据的录入，也要考虑到今后方便查找利用，并且设置相应的查询权限设置，避免个人信息被非法泄露。对个人信息资料的保护，根据国际惯例，一般采取事前预防，事后补救的原则，所以在建立流动人员人事档案信息数据库时要特别注意这一问题的前端控制。流动人员人事档案信息在进行信息化处理的过程中，要有具备过硬的政治素质和专业素养的人员来完成，并且要立法明确当个人档案信息资料被泄露或非法使用时，相关责任人应承当民事或刑事责任。

    2.加快全文数据库建设和网络联动建设

    流动人员人事档案信息数据库虽能够快速、高效进行流动人员信息的查询、检索、统计、分析、生成各种名册和表格，但流动人员人事档案信息数据库无法提供档案中的鉴定、考核材料等内容。为深化流动人员人事档案信息资源的开发利用，提高其利用工作效率，保护实体档案，可以借鉴美国缩微技术在人事档案管理的应用，我们有必要建立流动人员人事档案全文数据库，通过大型扫描仪把利用频率高、易磨损、利用价值高的档案材料传输到计算机中，建立流动人员人事档案全文数据库。利用部门可根据需要从全文数据库中调出有关内容，通过屏幕查阅并根据需要进行摘录、打印等。在数据库建设的基础上加强局域网、广域网和互联网的网络联动建设，建成技术先进、功能完善的流动人员人事档案信息服务网络，努力做到全国人事档案信息资源的共享，既方便了利用者，又大大提高流动人员人事档案利用工作的效率和质量，从而实现流动人员人事档案的信息化和现代化管理。

    3.以人事档案信息化管理为基础建立公民诚信档案

    目前我国的人事档案在诚信建设方面还存在着许多问题，造假现象屡屡发生，人事档案的可信度在大幅度降低。流动人员的频繁流动也给人事档案造假提供了可乘之机，有时候还会出现随意篡改档案的现象。我们可以借鉴美国为公民建立个人信用档案的做法，加强信用档案建设，在流动人员人事档案中增加个人信用情况的记录，包括公共机构形成的个人信用记录和用人单位建立的职业信用记录。个人信用记录包括个人贷款及偿还记录、民事和刑事诉讼记录及有关不守信用处罚的记录等；职业信用记录可以借鉴国外公司，通过供职的单位对员工的绩效以及信誉做出评估，建立员工详实的个人职业信用记录，并予以存档，使之成为个人职业生涯的信用资本。建立个人信用档案系统有助于政府、企业、个人在经济往来中提供令对方诚服的证据。在全市和全省推广使用诚信档案，不但可以使企业和用人单位在招聘流动人员工时更好的了解他们，还可以对流动人员形成约束机制，避免其进行违法犯罪活动。

    4.建立流动人员人事档案信息与本人见面制度

    目前我国的人事档案提供利用仅仅面向组织，任何个人不能查阅自己的人事档案，人事档案对每个人来讲是非常神秘的，大家不知道自己的档案袋里究竟有什么。流动人员不重视自己的档案，原因之一也是由于不知道个人人事档案究竟包含些什么内容，不知道人事档案的社会价值。切实的看到自己的档案，可以使其了解本身的人事档案，调动起管理本人人事档案的积极性。在实际工作中，经常遇到当事人对自己的某些情况记忆模糊，本人要求查档的情况，但按照目前的人事档案提供利用制度是绝对不允许的，这种提供利用制度与民主、公开、透明的现代法治精神不相符合，人事档案提供利用制度应与时俱进，进行改革。国外有国家如美国，就有人事档案内容向当事人部分开放的做法。人事档案管理工作应当以人为本，对于只要不属于保密范围的，个人应享有对自己档案的知情权，个人可以知道自己档案的目录内容，使自己的合法权益不受侵犯，也避免他人恶意对自己的档案进行歪曲和篡改。对人事档案信息数据库中一些非保密的信息可以向个人开放，但这些信息个人只有查看权利，没有修改的权利。

    5.流动人员档案信息化管理与社会保障制度相结合

    流动人员在城市经济建设中发挥着重要作用的同时，就业生存环境和生活保障等诸多方面存在着问题。国家劳动和社会保障部在《2006年劳动保障工作要点》中指出，“探索解决城镇化过程中的社会保障问题。研究适合进城务工人员特点的社会保障政策。”我国社会保障制度改革的终极目标是建立一元化的同经济发展水平相适应的社会保障制度，这对于建立流动人员的社会保障体系具有积极作用，我们要从对流动人员现状和流动人员的社会保障现状出发，针对流动人员流动性的特点，探讨建立适合于流动人员的社会救助、社会保险、社会福利的社会保障体系，以维护流动人员的权益，改善他们的处境。把流动人员档案信息化管理和社会保障制度结合，能为其他学科研究流动人员，研究我国社会保障制度的改革和变化起到积极作用。逐步建立适合于流动人员的社会保障制度，并与个人档案信息管理系统相结合，可以从以下四个方面考虑。

   （1）建立流动人员的养老保险制度和个人账户结合，并且将账户和个人档案信息管理系统联网。个人账户养老金由国家、企业、个人承担并根据不同流动人员群体的特点来做，当某一流动人员建立自己的养老金账户后，账户信息应和个人档案信息一起随其工作地的变化而一起转移。众所周知，在我国的档案制度下，人事档案是记录个人成长的依据，在办理个人退休时特别重要，它是评判个人工作轨迹的关键证据。流动人员本身所具有的流动性大的特点，加之很多流动人员缺乏档案意识，个人档案遗失、档案不全的现象很突出，将来在他们到国家劳动部门办理退休时，可能会由于档案上的问题给他们带来意想不到的麻烦。但是，个人养老金账户，应该是证明其工作经历的依据。特别是流动人员的养老金是由他工作过的单位缴纳的时候，其工作单位为其缴纳养老金的记录，应该成为该流动人员工作经历的一种证明，当他的个人档案中工作经历不全或遗失时，这些记录就能发挥“档案”的作用。所以流动人员在办理个人养老金时，要注意保留和单位签订的协议，保留银行账户记录，加强自己的档案意识。

   （2）流动人员参加国家医疗保险的记录，应详细纳入其个人人事档案中，和个人人事档案信息管理系统结合，随流动人员的转移而与其人事档案一起迁转，方便后续的管理。同时完善医疗保险结算办法，为参加城镇职工基本医疗保险的流动人员，患大病后自愿回原籍治疗的参保流动人员提供医疗结算服务；对于高流动性人群，可以建立类似于上面提到的“个人账户养老保险制度”的个人账户医疗保险制度，筹资由个人和用人单位承担，同时做个人账户，以便随流动人员的流动提供医疗服务。

   （3）建立适合流动人员的工伤保险制度，针对流动人员建立工伤保险制度，工伤保险的缴纳记录和流动人员人事档案管理系统结合，进入人事档案信息化系统管理，提供联网查询服务。可以保障流动人员在发生工伤时及时查询有关信息，办理补偿手续，还可以适时监督社会各企业为员工购买工伤保险。

   （4）建立适合流动人员的失业保险，提供职业培训，扩大失业保险的覆盖面，将失业保险缴纳记录和参加培训记录与流动人员人事档案管理系统结合，政府监管部门可以通过管理系统提供的综合性数据资料，合理引导人才流向人才紧缺的地区和工作岗位，促进社会经济建设和发展，使人力资源得到充分利用。总之，我国目前人员流动数量大，范围广，流动人员管理难，出现了很多社会问题。从人事档案管理的角度出发，旧有的管理手段和方法已经不适合时代的需要，就加强流动人员人事档案管理方面很多专家学者提出了不同的建议，其中，建立和完善流动人员人事档案信息化管理，应该是一种有益的尝试。

【参考文献】
[1]陈潭.单位身份的松动——中国人事档案制度研究[M].南京:南京大学出版社,2007.
[2]刘钧.社会保障理论与实务[M].北京:清华大学出版社,2005.
[3]邓绍兴.流动人员人事档案管理难点和对策[J].中国人才,2007(10).

 （本文作者：云南大学公共管理学院 李忠峪，原载《大众科技》2010年第8期。）