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    第四军医大学西京医院决定将人力资源部招聘的非编文职人员、离退休返聘人员和其他聘任制人员的档案全部移交干部档案室管理后，使西京医院政治部档案室档案数量增加了两倍。在管理人员不增加的前提下，为了最大限度地节约资源，提高档案利用率和维护档案的安全与完整，在深入，调查研究和反复论证的基础上，档案室决定突破常规管理方式，采用计算机管理，实现档案管理效能最大化。

    首先，在档案管理硬件和软件上下功夫。在档案库面积不增加，全院人事档案实现集中管理，档案数量急剧增加，档案管理和利用的要求又不断提高的情况下，没有与之相适应的硬件是根本行不通的。因此，档案室加大了基础设施建设的投入，拆除了原有手摇式密集档案柜，安装了计算机控制的组合式档案柜，并与厂方技术人员合作，在档案柜设计体积不变的情况下，将每层档案存放容量由原设计的40份增加为70份，经反复调试计算机档案管理软件，对同一档案柜中装40份档案层和装70份档案层的档案搜索正确率均达到100%，仅此一项改进，就相当于又建设了一个同等规模的档案库，实现了档案管理自动化。同时还安装了恒温除湿、防盗、防烟火报警等设备，配备了多功能大容量的计算机，使档案管理硬件建设上了一个新台阶，达到国内军内先进水平。

    按照档案工作的要求，为确保人事档案管理工作有章可循、有据可依、规范运行，档案室一方面根据档案管理工作的新要求，对原档案室工作职责、档案人员守则、档案库管理制度、安全保护、档案接收整理、归档鉴定、提供利用、转递保密、统计核对等规章制度进行了修改完善；一方面将档案安全保护、接收管理、归档鉴定、提供利用、转递保密、统计核对等制度编入计算机档案管理软件，利用计算机进行管理，大大提升了档案管理的水平。

    其次，强化管理，推进档案信息工作有效开展。对移交来的档案，档案室从规范化管理人手，逐一对每份档案材料进行检查鉴定，对有问题的档案，登记后将信息反馈给相关部门，要求其限期核准、补充、更正档案材料，否则按退档处理。对检查合格的档案，将档案号、姓名、科室名称等信息打印在标识签上，贴在档案盒侧面(供计算机识别)，然后将档案放入档案盒，按档案号依次上柜排列，按科室分类存放。对不同身份人员的档案粘贴不同颜色的标识签，方便查找。

    为提高档案管理工作的质量和效率，档案室利用档案管理软件，将所有人员的姓名、科室、籍贯、职称等基本信息录入计算机，形成了纸质档案和电子档案信息共存共用的管理模式，同时建立了档案号或姓名拼音缩写的检索方法，可方便快捷地查询阅览到所需档案的基本信息，确保了计算机调档的准确性和高效率。档案集中管理的目的之一就是要确保档案安全，因此，档案室除了对档案加强防火、防盗等基本安全设施的建设外，还增加了利用计算机对档案安全管理的内容，即通过计算机随时将每次调档或查阅档案人员的信息及时记录下来，供安全审查用。还通过已建立的档案管理软件来提高档案管理的安全性，严格档案调阅审批手续，不允许任何个人或与档案管理无关人员随意查阅档案内容，更不允许任何人违法私自涂改、添加、抽取、撤换档案材料，保证档案的安全性。

    档案实现计算机管理的最终目的是为领导的决策服务和为调档、查阅档案的人员提供高效优质的服务。为此，档案室在院领导的大力支持下，加快建立了计算机档案管理系统，充分发挥计算机档案管理软件具有检索、搜寻速度快，可单份调档和批量调档的功能，节约时间，大大提高了档案管理人员的工作效率和档案的利用率，有效地促进了档案工作的健康发展。

    西京医院政治部档案室经过突破传统，采用计算机管理档案的模式，实现了档案管理信息化、运行机制科学化、作用发挥明显的良好格局。

    （金兰 中国档案报/2008年/2月/21日/第003版业务交流）