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    人事档案是现代社会信息的重要门类之一。医院人事档案是医院档案工作的一项重要内容其管理内容是医院管理工作中不可替代的重要组成部分，医院人事档案管理的传统手段必须向信息化处理转变，医院是人才密集型产业。其人事档案尤为重要，它是医院在知人、认人、用人过程中产生的，是经组织认可的个人材料，客观地全面地反映一个人诸方面的因素。这对考察人才、了解人才、发现人才、掌握入才发展情况提供了可靠、准确的依据。医疗卫生事业是国民经济的一部分，使得作为服务窗口的医院受到不断冲击，它既给医院发展带来了新的机遇，也提出了挑战，而作为医院管理重要组成部分的档案工作也面临着新的考验。信息网络技术的全面应用，电子政务的普及使得医院人事档案管理快速融入了信息化时代。

    1 人事档案信息化的初步架构

    1.1人事档案既然是人才选拔、技术干部队伍建设的重要基础材料。所以充分发挥人事档案的资源优势，为使用人才提供详实、可靠的信息显得尤为重要。医院人事档案信息化建设就是全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。现今通过查阅大量的纸质档案文件已无法满足个性化的信息服务，这就要求档案工作者提供各种形式的专题服务，档案人员要将档案"重保管"向"重利用"转型，要介入电子文件的管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息。如通过人事信息系统，完善工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助，形成映射关系。

    2 医院人事档案信息化的基本数据建设。

    2．1建立医院人事档案基本信息数据库。包括医院职工姓名、性别、出生年月、学历、毕业学校、入党团时间、参加工作时间、职务与任命时间、职称评定与聘任时间、工资、年度考核、公积金、养老保险等各项信息。

    2．2建立医院人事档案材料接收数据库。建立联系、送交、催要、登记制度，将接收来的材料名称、时间、姓名、送交人、接收人等项录入数据库。使人事档案材料接收管理工作规范、有序。

    2．3建立医院职工工资数据库。可以把职工的绩效考核成绩与工资互相关联。

    2．4建立医院人事档案目录数据库。将医务人员按职称归类。录入人员姓名、档案编号、档案柜号等，查找人员档案时只须打开计算机"查找功能，输入某个人的姓名即可知道该职工的人事档案编号及存放的档案柜。

    2．5建立职务任免数据库。包括职能科室主任、科长职务任免审批表和科主任、护士长聘任表等。如果要查找一个人哪一年担任某职务，输入该人的姓名，打开该职工职务变动登记表总目录，那么该职工的基本情况便一目了然。

    2．6建立其它档案数据库。将人事档案接收登记表、转递登记表、查(借)阅登记表、政审证明材料登记表均录入计算机管理．把部分纸质文件和图片制成电子文件。逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和数据交换。实现资源共享。

    2.7建立和完善卫生技术考核档案与医德医风考核电子档案，将考核结果形成的数据库与个人档案数据库建立关联，通过授权实现个人业绩查询系统。

    3医院人事档案信息化对管理人员的工作要求与意义

    3.1这里需要人事档案管理人员与信息管理人员将档案利用数据系统与医院HIS系统结合起来，建立数字档案馆室，馆藏目录和重要档案全文数字化，实现服务自动化、传输网络化、服务在线化，与主管部门达到档案资源优化整合目标。我们通过档案利用系统的深层次的开发，提高了档案的使用价值，如使用主管部门开发的人事信息系统，使人事信息的上报与共享成为可能，同时为医院的多项需求提供必要的服务。带动档案管理人员改变了原有的服务意识，变封闭式管理为开放式管理，主动开发人力资源信息，将搜索到的人才信息以最快的时间存储上传，为临床、教学和科研做好服务准备工作。更大地发挥档案信息化的作用，同时管理人员全面鼓励部门与个人以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料，如上传、更新所需的照片、录音、录像、文字等材料。

    3.2在硬件建设上建立标准的档案室、微机工作站，做到"四室"分开，并配置现代化设施，为实施人事档案在线化和网络化管理打下基础。建立一个合适的档案管理软件系统来支持管理，它应有一个基本平台，能提供自定义功能，允许管理人员根据实际情况的变化，自由定义其工作流程和操作模块，应具备二次开发的潜力，具备即用即传技术、增量备份技术等等，并根据信息安全的需要建立档案信息化安全保障体系，注意到篡改、病毒对系统的威胁，及时发现程序缺陷、技术淘汰等不良因素对档案信息系统的制约。

    3.3在另一方面全面加强了档案管理队伍建设。从医院原有知识结构单一的档案队伍发展到以人事档案信息系统为中心，既有档案管理方面的知识，又掌握计算机、信息管理、网络技术的管理队伍。

    建立以人力资源信息为基础的医院人事信息管理系统。实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化的根本条件。完善医院人事档案信息化建设就是为了充分使用资源，达到多方收集，多方共享。人事档案管理工作应与时俱进，跟上现代技术的发展，利用电脑、网络等现代化科技手段，经常利用人事档案这个人才资源库所提供的各种数据，对医院内外各类人员情况进行分析，对专业人员需求、人员流向等状况进行动态的统计、分析和预测，有效地为医院的人才交流、科技进步和医疗水平的提高提供可利用信息。

参考文献:
[1]李扬，耿玲，张超．在医院人事档案管理中运用数据库[J]．中国医药指南，2009，2(7)：36-37．
[2]樊晓宇，对医院人事档案信息化建设的思考.陕西档案，2009，6：4

  （本文作者：福建医科大学附属第一医院 钱峰，原载2010年第11期《医学信息(上旬刊)》。）