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    1信息技术在人事档案管理中的作用

    人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件,是单位人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础,对考察和识别干部、选拔优秀人才,加强单位党政管理具有重大作用。在档案信息检索系统中采用计算机网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及网络检索,实现档案信息传递网络化。另外，人事档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案工作的效益。与手工管理档案资料相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率,降低了档案管理的成本。

    2在人事档案管理中推广电子文件归档的途径

    2.1电子文件归档专递网线

    随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

    2.2增强电子档案管理人员的创新意识现代高新技术的出现，使整个世界发生了巨大的变革，也给电子档案管理工作带来了巨大的变化。表现为档案信息载体的多样化、管理对象信息化、工作方式电脑化、服务方式网络化等，这些变化对传统的档案管理理念和管理方式必然产生巨大的冲击，又必然引发档案管理方式的巨大变革。多年来形成的传统理论、规章制度，正在遭到越来越严峻的挑战；一些成熟的原则和方法也将逐渐失去对现实档案管理工作的指导功能。而这恰好为电子档案管理人员创造性地开展工作提供了广阔的空间。因此，我们必须直面现实，认真研究对策，积极探索由于计算机和通信技术普及而形成的各种新型文件载体，更新、发展与重新整合电子档案管理理论，不断深化电子档案管理学研究，以跟上时代前进的步伐。

    2.3提高电子档案管理人员的创新研究水平创新研究必须突出新意，就是说要求研究者主动地、不断地开拓，创造前人或别人没有的新观点、新见解、新技术和新方法。目前我国档案学研究开拓性创新的成果偏少，为此，一方面要瞄准学科前沿课题和当前档案学研究的“热点”问题，例如电子文件的鉴定、归档、保管、利用问题，电子档案原始性、真实性保障技术问题，数字化档案馆建设问题，信息资源共享与档案提供利用手段落后矛盾问题，以及社会政治、经济体制变革给档案工作管理方式和手段带来的影响等。这些都迫切需要深入进行探索性研究。另一方面也要更新观念，正确对待前辈的学术思想和学术观点。要养成独立思考的习惯，敢于超越，否则，将严重阻碍创新能力的提高。

    3人事档案信息化管理在实际工作中的应用

    内蒙古气象培训中心根据上级要求采用中国气象局人力资源信息系统，从2003年开始建立了人事档案人才信息资源库，此系统包括人员基本情况、行政职务、工作简历、工资变动、年度考核等14个子集，他的主要功能是信息的采集、归类，以及采集后的反查，可以服务于任何具有层次关系的单位和组织，能够同时完成对人事、教育和劳资三种资源的信息采集，同时本系统还提供一些接受和下发功能，可以完成上下级或同级之间数据库、文件的传递和转发。我们经过人员信息采集与纸质档案鉴定，将干部人事档案十类内容分门别类的输入到人力资源信息系统的各信息项中，实现了干部人事档案数据化、信息化和动态管理，使其最大限度的发挥作用有效地服务于人事工作，主要体现于以下几个方面。

    3.1在人事、劳资报表方面人员信息系统是真实记录着每个干部的静态和动态信息，每年上报的事业单位管理和专业技术人才报表、机关事业单位工作人员工资统计报表以及职工花名册的数据都是从人员信息系统中获取报表的各项数据，并将数据直接上传到区局人事处，这样节省大量的时间和繁重的手工劳动，同时人员信息系统为劳动工资管理也提供了准确、完整、真实的个人基本信息，做到了一目了然，减轻了在调整工资时复杂的个人信息采集，有利于快速查询劳资信息。

    3.2在干部选拔任用方面干部人事档案是组织部门考察培养任用干部的一个主要依据，该系统可以及时维护和更新人员信息，迅速查询个人履历表、干部职务变动表、人员基本情况等相关资料，为领导和相关部门及时全面掌握干部队伍的整体状况提供全方位的干部人事信息。

    3.3在人事档案日常管理工作方面在实际工作中经常遇到年龄、工龄、学历等个人基本情况的上报以及晋升职称、出具各类人事证明，人员信息数据库提供了快速、方便的服务。应用信息化管理技术手段，不但提高了人事档案工作效率，同时也减少了对原始档案的损害，延长档案寿命，大大发挥人事档案的利用价值。

    4电子文件归档在人事档案信息化管理中注意的问题

    经过几年的工作实践，我们感到人事档案信息化管理工作中还应该注意以下问题：

    4.1加强档案信息化管理的安全意识信息技术为档案的管理利用提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。作为电子档案载体的计算机具有可重写性，可以随意不留痕迹的进行删改、增补，从而影响信息的真实性，另外由于安全意识不够，往往造成档案信息的泄密，带来巨大的损失。因此一定要在人事档案管理中对各种信息资料的密级进行严格界定，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

    4.2提高管理人员的政治业务素质尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用,但是人仍然是决定的因素,档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，人事档案管理人员一定要加强专业知识学习，掌握现代信息管理技术，不断拓宽自己的知识面，另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。

    5结语

    推动电子文件归档在人事档案信息化管理中应用、信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现单位的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。人事档案管理人员要积极创造条件，尽快推动电子文件归档在人事档案信息化管理中应用，以实现人事档案管理的信息化，实现人事档案管理的根本变革。

参考文献：
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[4]朱小琪.科技人才的流动与动态[J].山西科技,2000(5)：10-13.

  （本文作者：内蒙古气象培训中心 郝海平,原载《内蒙古气象》2010年第4期）