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摘要：当前，我国已进入现代化信息社会，计算机技术、网络技术以其存储量大，读取速度快、视觉形象化、远距离传输、资源共享等已经扩展到社会各个领域。人事档案工作在广泛收集、科学保管、快速检索、高效利用中，使得传统手工操作已不再适应现代信息化的管理

    利用计算机技术对人事档案进行信息的组织、存储、利用，实现信息化管理，是人力资源信息规范化管理所要求的，同时也是管理手段科学化、管理方式集约化、信息提供多样化及信息利用即时化的必然要求。

    一、人事档案信息网络系统的作用

    1、可全方位向有关部门提供人事信息，快速准确了解员工的自然状况、工作简历、技术职称等信息，改变过去翻查档案的传统方式。

    2、档案信息资源可得以共享，提高了工作效率和工作质量，避免重复录入相同的信息而耗费人力、财力和时间，作无谓的重复劳动。

    3、人事档案信息系统可利用影像特性，将采集到的个人信息和相片直观清晰地呈现出来，同时能图文并茂看到其自然状况，以便档案利用者全面了解和掌握所查对象的整体情况。

    4、建立人事档案信息网络系统，有利于档案资料的查找、储存、利用，使人事档案的管理工作更加安全、方便，迅速，同时也使人事档案信息实现了优质服务的目的。

    二、人事档案信息网络系统的建立

    1、建立人员信息数据库，应当是内容丰富、真实可靠、涵盖面广，尽可能输入查询率高的信息。如：姓名性别、出生年月、工作年限、民族籍贯、工作单位、政治面貌、学历学位、职称职位、毕业院校、身份证号、居住地址、联系电话、劳动合同、个人照片等，应涉及多方面的信息。

    2、建立和完善信息网络系统，并利用网络的优势连接下一级单位的网络系统，以便在管理、调用、更新、储存及信息互通时，做到迅速、便捷、安全、高效。

    3、在建立信息网络多媒体数据库，应注重多媒体数据源的采集，以确保多媒体数据的应用，使人事档案信息网络系统充分发挥出应有的作用。

    4、应该有计划、按步骤、分阶段完善信息库内容，调研诸如组织结构、人员信息，利用需求，思考需要生成何种结构、图表形式、数据组成等。如：干部花名册、技术人员花名册、党团员花名册、年龄结构、员工个人信息卡等均属输出信息库的内容。

    5、人事档案信息网络系统数据的采集与录入，是建立信息网络系统工作的重点。人员信息资源的采集必须以人事档案作为基础，确保采集的数据具有较高的质量；建立数据库较为重要的是录入工作，此项工作头绪繁杂，数量很大，能否准确、高效录入数据，这就要求录入数据信息时一定要认真仔细、准确快捷、统一规范。如：录入入职学历时，应该录入参加工作时的学历，而不是录入参加工作后所学的学历，否则录入的内容就不准确，往往会影响信息查询的效果。

    三、建立信息系统应注意的问题

    一是利用先进的电子信息技术建立人事档案信息网络系统，必须具有高效安全、便于维护、有扩充性。二是培训信息系统管理人及操作人员。信息系统的负责人，必须具有专业技能、高度的责任心和认真负责的态度，在保证人事档案信息系统及时、准确、畅通、可靠运转的情况下，还应做好保密工作；系统操作人员在数据采集时，要勤学苦练，练好内功，熟练掌握操作技能，不断提高工作效率。三是安排专人负责信息系统的维护保养、监督管理，发现问题向系统负责人报告，以使问题得到及时解决。四是各部门在系统使用时，应责权分明，既明白各自拥有的权限，又清楚各自所负的责任，并按规定利用档案信息，决不允许违反规定超出涉及内容以外的信息，逐步形成科学有序、规范协调的运行机制。五是人事档案作为信息源，不可避免地会涉及到个人隐私，防止信息利用与隐私权保护发生冲突至关重要，因此，人事档案信息的利用是有限制的共享行为，在查询档案的同时要注意保护被查者的隐私权，正确解决信息利用与隐私保护的关系。在维护国家利益，社会秩序和保护当事人合法权益的前提下，应按章办事。

（本文作者：游丽华 陕西延长石油材料有限责任公司原载《新观察》2010年第4期）