您的位置：网站首页 >> 人事档案管理 >> 规范人事档案代理服务人事制度改革

    人事代理制度是指政府人事部门所属的人才交流机构，依据国家的有关政策法规，接受用人单位或个人委托，通过契约的形式，以代理为手段，为其提供人事关系、档案保管、工资核定、职称评定、代办失业与养老保险、人才招聘等相关业务服务。实施人事档案代理制度，是适应我国加入世界贸易组织之后所面临的人才竞争的需求，也是包括医疗卫生机构在内的各个事业单位生存和发展的需要。但与实行人事代理制度的初衷相比，目前这一制度的落实情况并不乐观，配套措施不完善、代理机构与被代理单位职责不清、代理机构服务不到位等问题大量存在，人事档案代理方面存在的问题也十分突出。笔者结合医院人事档案代理工作实践，谈谈人事档案代理过程中存在的问题及对策。

    一、目前人事档案代理过程中存在的问题

    人事档案材料补充不及时。人事档案是对个人成长经历的真实记载，具有连续性的特点。随着当事人的经历的不断变化，人事档案需要连续不断地补充新的内容，以便较好地反映其现实面貌。医务人员等在医疗、教学、科研等工作中形成的材料十分丰富，在医德医风考核、争先创优活动中形成的材料不断出现，收集工作不到位、不及时，导致了许多归档范围内的材料缺失，造成了人事档案的不完整。
 
    “人档分离”的现象日益突出。人事档案的管理范围是根据档案工作的统一领导、分级管理的基本原则划定的。在实行人事档案代理制度以前，各单位在管理人的同时，也保管着职工的档案，基本上能做到人档统一。这样做便于将人事工作中形成的有关人事档案材料及时归档，也便于查看和利用材料。实行人事档案代理制度使“人档分离”、用人单位与管档单位不统一，特别是极易造成新的“无头档案”。这给人事档案工作带来了诸多不便。

    信息反馈不及时影响工作开展。有的时候，由于人事档案代理机构的工作效率不高、信息反馈不及时，单位对个人的情况就会“一无所知”，从而延误相关工作。例如，在医院每年接收的医学院毕业生中，有的是入党积极分子或预备党员，这些情况在档案中均有详细的记录材料。如果代理机构不能及时把这方面的信息提供给医院，势必会影响对入党积极分子的培养考察，影响到预备党员预备期满后的转正。

    二、规范人事档案代理工作的对策

    深化和完善人事代理制度改革，健全人事档案代理各项规章制度。实行人事档案代理是人事制度改革的重要组成部分，对人事档案的管理体制、运行机制都提出了新的更高的要求，尤其在初始阶段，要从实际出发，因地制宜，既要积极，又要稳妥；既要适应完善社会主义市场经济体制的新形势，又要遵循人事档案工作自身的发展规律，把改革措施落到实处，务求实效、高效。实行人事代理制度需要做到有章可循、有法可依、规范管理。因此，必须建立起人事档案材料收集补充制度、人事档案转递制度、人事档案查（借）阅制度等一整套人事档案代理工作的制度，使人事档案代理工作步入健康、有序的发展轨道，从而促进人事改革向纵深层次推进。

    规范人事档案代理操作程序，提高人事档案代理的服务质量。人事代理机构和用人单位在档案管理方面应做好协调工作，明确人事代理机构和用人单位的职责范围、工作程序等，着力解决职责不清、代理范围不明、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题，弄清楚哪些是代理机构的职责、哪些是用人单位的职责，各个工作环节究竟如何运行。人事档案代理制度涉及到人事工作的许多环节，政策性强、工作要求高、社会影响大，具有较强的专业性和技术性。因此，人事档案代理工作人员要提高自身素质，提高服务质量，切实转变工作作风，牢固树立服务意识，不仅要具有较高的政治素质，还要精通人事政策和法律法规，掌握人事代理知识、现代化管理技术，熟悉人事档案专业知识和业务技能，为用人单位等提供优质、方便、快捷、高效的服务。

    提高人才市场信息化、社会化的服务水平。人才交流机构应逐步实现本地乃至全国人才市场的联网、信息共享。要统一规范人才市场的信息、工作，定期收集、分析、公布人才市场的信息，为用人单位和政府决策等提供依据。要在编制各类档案检索工具、简化手续，帮助利用者准确查阅档案的同时，围绕中心工作定期编写各种人事档案参考资料；要适应信息化建设的形势，在遵守保密制度的前提下，大力推行人事档案信息网上查询服务，提高实际利用率；以信息化促进人事档案管理的现代化，逐步做到犯罪记录、交通肇事记录等方面内容的全国联网管理，做到各级主管部门的资源共享；在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容，以增加其使用价值。

    （李泓 中国档案报/2007年/10月/1日/第003版业务交流）