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　　人事档案管理下作,是人事工作的重要组成部分。随着我国人事管理制度的改革,对人事档案管理工作提出了新的挑战,怎样提高人事档案利用价值和管理水平,为经济建设服务,提供丰富的人才信息资源越来越成为人们关注的问题。

    一、目前人事档案管理中存在的问题

    近几年来,由于人事制度改革,在人事档案管理的某些方面,老一套的做法表现出明显的滞后和不适应。

    1、收集档案材料没有形成制度。如何把涉及面广,发生频率高的档案材料及时收集起来,是当前人事档案管理的难点和重点。在实际工作中,一些档案部门不主动索要,仅局限于对现有材料的管理,对形成材料单位不主动、不及时送交,没有形成制度,而收集渠道也是局限在人事、党委、团委,使大量有价值的业绩材料散存于其它地方或个人手中。

    2、人事档案材料不全,缺乏完整性。一些部门的归档意识薄弱,造成许多应归档的材料散失在外。尤其是违纪、受处分的材料主动送交档案管理部门的较少；工资呈报表缺少现象比较普遍；一些取得学历文凭的材料没能及时归入本人档案。由于档案缺乏完整性,严重影
响了人事部门对于档案的准确利用。

    3、管理方式落后,不适应工作需要。档案的分类、编排、整理、装订,以及查阅还是手工操作,耗费时间和人力;检索处于原始手工方法,查找十分不便;办公室、阅档室和库房三室合一,对档案库房的安全埋下隐患;人事档案的物质载体不断受到自然的、人为的损害等,都应尽快改进。

    4、经费投入不足,现代化管理滞后。在一些地方,受财力、物力和科技发展水平等因素的制约,经费投入较少,现代化管理手段还没有引进人事档案管理系统。人事档案的信息利用停留在最直接、最简单的程度,缺乏深度的开发和利用。同时,档案目录仍为人工抄写,字体多样,用笔不统一；档案材料无统一的印制格式,表格大小不一,有的材料左右不留间隙,给归档装订造成困难。

    二、人事档案管理工作的改进措施

    要改革人事档案管理现状,首先要改革封闭保管的观念,开发人事档案信息资源,而不是单纯的保管档案材料,人事档案工作要适应时代的发展和新时期的人事工作的需要,更新观念,实行科学化管理。

    1、广泛收集材料,不断充实档案内容。收集工作质量的高低,在相当大的程度上影响着人事档案工作中其它各项工作的开展,有关部门应根据工作情况和材料情况定期向档案管理部门移交,使干部档案材料的收集工作做到制度化、正常化。

    2、切实做好档案的鉴定审核工作。档案案卷要从源头抓起,严格把好“入口关”,对不符合要求的材料退回重办。把握干部档案收集工作的规律,使干部档案有个良好的材料基础。认真做好档案材料的鉴别装订工作,保证案卷质量。同时特别注意系统材料是否齐全,手续是否完备,发现漏缺及时予以补办。

    3、根据人事档案编排各类检索各册。按照类别编制在职干部档案名册,如工人档案名册、离退休人员档案名册、死亡人员档案名册等方便实用的检索名册,不仅增加了查阅档案的针对性,又有效地制约了档案泄密的人为因素。

    4、实现人事档案管理的现代化。人事档案管理工作应逐渐运用现代化管理手段和方法,做到人事资料微机管理,并逐步实现异地人事档案信息的查询与利用。同时,人事档案的保密性和特殊性应借鉴其它领域应用计算机管理资料的经验,采取有效防范措施,确保人事档案的安全。

   （周红 中国档案报/2005年/02月/28日/第003版/ 业务交流）