前言
    人事档案是企业人事管理活动中形成的,以个人为单位组合起来,以备考察的文字材料。就企业而言,准确、齐全、完整的员工人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。就企业员工个人而言,档案反映的是人生的历程,是个人能力和成绩最权威证明材料,对养老统筹保险等事务有重要作用,所以企业人事档案管理对单位和个人都有举足轻重的作用。

    根据企业实际,不断探索新的管理思路和方法,进一步提升档案管理的水平是每位档案管理工作者不可推卸的责任。随着电脑普及及网络应用的推广,计算机辅助管理系统全面进入了企业管理各个领域,档案管理也应该与时俱进走专业化、标准化、信息化道路。

    1、目前企业人事档案管理普遍存在的问题
    1.1企业对人事档案重视程度不够,机构设置不全随着市场经济的发展,工作重心的转移,组织人事政审工作相对减少。在人才流动频繁的今天,许多单位用人不再审档,认为人事档案“没什么用了”,特别是私营、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位,怀着一种要不要人事档案管理无所谓的态度,根本就没有设立档案管理部门。

    另一种情况是有些企业尽管有人事档案管理部门,但由于不能为企业带来直接的经济效益,所以企业决策者对人事档案管理工作不十分重视,在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面存在许多问题:不严格执行《人事档案材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则和制度,在执行过程中存在不严格现象;有些企业因办公用房紧张,人事档案室一直和办公室在一起。
  
    1.2档案管理人员配备不足,没有专业人员管理,职能履行不到位有些企业虽然设置了档案管理部门,安排了管理人员,但因为人事档案管理手段上没有单独的计算机和人事档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,尤其对于规模较大的企业,人事档案较多,在查、借阅过程中易出现遗漏登记,还存在人事档案管理资料不完整、收集、归档工作被动、不及时;有些企业管档人员在管理上流于形式,充当人事档案管理“保管员”的角色,对接收到的人事档案只是在原人事档案管理袋上直接编号就万事大吉,诸如此类的行为不胜枚举。

    这种不规范的操作导致了人事档案管理内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案管理工作作用,更谈不上为企业决策者提供第一手资料了。上述这些对人事档案管理欠缺的认识和做法,势必会影响人事档案管理在人力资源开发中所起的作用。

    2、企业人事档案管理面临的新形势分析

    2.1国家政策逐步向弱势群体倾斜。
    国家就业、劳动、保险政策加强了对劳动者的保护,对人事档案管理的要求逐步提高。随着劳动法的多次修改、颁布,国家加强了对劳工者权利的保护和落实,出台了关于保险、退休等发面的政策,劳动者的权利保护意识也显著增强,企业必须重视对员工档案的管理,才能稳定职工队伍,增强企业凝聚力。

    2.2人员甄选难度加大。
    人员流动性加强和人才培养机制增多,使得人员甄别复杂度增加。随着户籍管理制度的逐步改革,人员流动性明显增强,就业范围基本摆脱了区域的限制。而国家教育体系和社会辅助技能培训力量的扩张,使得大量的高学历、高素质人才得以产生,也使得企业在选人、用人方面的甄选难度增加,人事档案这种看似无价值的原始个人综合素质证明材料将得到企业的高度重视。
    2.3企业规模的扩大给人事档案管理工作带来量的剧增。
    随着企业规模的不断扩大,部门职能细化,人才的引入增加、人员构成复杂度随之增加。人才梯队和年龄构成出现了多层化、交叉化的特点,必须按类别对人员进行管理,档案是人员管理的重要组成部分,对每卷档案进行分类、整理、技术加工、审核等工作量的增加使得其单独管理、专业化管理成为必须。

    2.4企业管理信息化程度增强。
    随着计算机和网络及各类企业管理辅助系统的应用,企业管理信息化程度得到了空前的提升,部分管理系统中无纸化办公已成为现实,档案管理虽然不可能摆脱纸质原始资料,但企业人力资源管系统、社会统筹保险系统、人员检索等要求档案管理也必须实现一定程度的信息化,才能保证其管理流程上与企业其他管理相协调。

    3、人事档案管理新思路和方法的探讨

    3.1提高企业决策者对人事档案管理工作重要性的认识
    不断加强宣传力度,以此提高企业决策者对员工人事档案管理重要性的认识。可利用多种渠道向企业决策者宣传有关人事档案管理的重要性,要让企业决策者充分认识到人事档案理是反映员工综合素质的一个重要方面,是企业或用人单位选贤举能的重要依据,是对员工本人进行定位的重要参考。我们经常在讲要建立企业完善的企业人力资源管理体系,这其中就包含着企业人事档案管理的整体管理水平的完善和提高。
  
    3.2人事档案管理工作要制度化、标准化人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。作为企业的人力资源管理部门或组织部门,应该把当代管理学中的科学理论和方法与企业的人事档案管理工作实际相结合,形成一套适合企业人事档案管理制度化、标准化的管理方法,制定一系列管理制度,如:企业人事档案管理管理实施条例、档案管理机构及其职责、档案收集与归档、保管与保护制度、档案查(借)阅制度、档案转递制度、档案保密制度等等。从而,使人事档案管理在日常工作中有章可循、有据可依,更加完善、严谨和行之有效。

    3.3人事档案管理要实现档案资料的完整性、真实性一卷完整的档案是由员工履历、思想品德和业务才能所作的鉴定和评价材料,学历和评聘专业技术职务材料,政治历史情况的审查材料,参加中国共产党、共青团及民主党派的材料,各种奖励、处分材料,录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料等十多项内容构成。因此,首先明确需归档的材料内容是至关重要的,日常工作中档案管理部门要主动地向以上材料形成部门进行收集,建立必要的收集网络是刻不容缓的,以避免因时间久远材料丢失的现象。对每一份材料进行鉴别,尤其对“三龄一历”信息的审核也是重中之重,因为它关系到员工晋升、退休、享受相关福利等切身利益,档案的完整性和真实性显得尤为重要。

    3.4人事档案管理要实现管理工具现代化人事档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的人事档案管理工作。它是利用计算机和现代通讯设备,使人事档案管理的信息处理传递时间大大缩短,把现代信息处理技术的新型载体用于人事档案管理,如机读人事档案管理、声像人事档案管理、电子人事档案管理等都能有效提高查阅率,节约利用者查阅人事档案管理的时间,提高服务质量。引进现代化技术和人事档案管理管理硬件设备,甚至可以引进计算机管理软件,建立人事档案管理的信息存储和检索系统,利用缩微技术,将人事档案管理的体积缩小,以计算机输出缩微胶卷(片)的形式提供人事档案管理材料,能确保人事档案管理原件不受损坏,使之“延年益寿”。把输出缩微胶卷(片)制成光盘,从计算机显示屏幕上可快速查阅到所需的人事档案管理材料,获得所需的复制本,给利用人事档案者创造极为方便的条件。

    3.5人事档案管理要信息化,实现资源共享化信息化是人事档案管理工作的重要管理平台和技术支撑,实现人事档案管理信息资源的社会共享是人事档案的发展方向。档案管理信息化是以档案原始资料信息为基础,开发一些信息软件,利用现代化工具使人事档案管理资源信息化。即通过数字化、网络化技术手段,建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库实现人事档案管理信息传输的网络化和人事档案管理信息资源的共享化、提高人事档案管理的使用价值,为企业的经济发展提供必要的服务。

    3.6人事档案的管理人员要专业化、知识化由于设备的现代化和管理的科学化,需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的人事档案管理专业队伍。他们不仅要具有较高的政治素养、敬业精神和积极进取的精神,还应懂得电子计算机的基本理论、基本技能和信息系统的应用,能够进行技术操作和管理,在人事档案管理行业有较深的造诣和较高的文化素养,这样才能适应人事档案管理工作现代化的需要。档案管理人员的用人要通过专业培训持证上岗,可以引用竞争机制,择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的人才选拔到人事档案管理岗位上来。将人事档案管理人员的培养纳入企业人才培养计划是刻不容缓的,要关心他们的职称晋升和工作业绩,使他们的辛勤劳动得到公正地回报。

    小结
    综上所述，在新形势下做好员工人事档案管理工作，既是企业发展的需要，也是企业的可持续发展的一个坚实的基础人力资源管理部门要充分认识人事档案管理现代化、信息化建设的重大意义，遵循人事档案管理工作的客观规律，站在新的起跑点，用新思路、新力一法去研究和处理工作中的各种问题，使人事档案工作管理力一法科学化、管理机构高效化、管理工作现代化，为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等力一面提供完整性、准确性、公正性的第一手资料。

参考文献[1]羊建国.对当前人事档案工作的几点思考[J].湖南社会科学,2007(4).[2]中国档案.中国档案杂志社.出版地:北京市,2008(9).[3]档案学通讯编辑出版:档案学通讯杂志社.主办单位:中国人民大学,2008(12).