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    摘要:我国现行人事档案工作存在着“分散多头”的弊端，造成了现行人事档案工作的种种不足，欲克服此种不足，需要建立国家人事档案中心。从保证档案的完整、安全，减轻用人单位和国家负担，建立国家人事信息网和个人信用体系上看，建立国家人事档案中心，是有益的。
    关键词:人事档案  档案管理  档案机构

    自改革开放以来，我国在人事管理方面做了一些努力，进行了一系列改革，并先后颁布了《干部档案工作条例》、可干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》等一系列人事档案管理文件，为人事档案管理工作提供了组织上和法律上的保障，促进了人事档案工作的发展。但是在社会主义市场经济体制不断完善和改革进一步深人的情况下，我国现行人事档案管理工作与我国现在的人事管理体制改革并不相符，已无法适应社会主义市场经济的发展要求。要改变此种状况，建立国家人事档案中心是一条有效之路。

    一、现行人事档案管理的弊端一一“分散多头”管理

    我国现行人事档案管理制度是在计划经济体制下建立起来的，人事档案基本上采用由用人单位来保管的方式进行管理。在计划经济时代人员相对固定的情况下，这种人事档案管理方式是可行的。但是随着我国改革开放和社会主义市场经济体制的建立，各企事业单位纷纷涌入市场，流动人口增大，人事档案调动频繁，再加上一些单位和个人对人事档案的作用认识不足，我国人事档案出现了“分散多头”管理现象。其主要表现在两个方面:一、人事档案隶属混乱，参加主管人事档案的有组织、人事、劳动等部门，甚至一些无权保存或管理人事档案的单位也来保存和管理人事档案，人事档案出现“多头”管理状态;二、人事档案极其分散。人事档案有的保存在用人单位，有的保存在人才交流中心，有的甚至保存在私人手中，处于一种“分散”管理状态。

    人事档案的这种“分散多头”管理是与现代社会主义市场经济发展不相符的，它严重地阻碍了我国人事档案工作的发展，给社会带来了许多不良影响:

    l.它影响了人事档案的真实性和权威性。人事档案是综合记录和反映个人经历、品德才学和工作表现，并以个人为单位组织起来的文件材料，是党政组织、企事业单位了解、选拔人才的重要信息源。但由于人事档案的“分散多头”管理，不利于对人事档案工作进行监督，很难确保其真实性和权威性。人事档案的“分散多头”管理易使人事档案观念淡薄的单位疏于人事档案管理工作，应及时归档的人事档案材料不及时归档或不归档，造成人事档案材料不全，不能真实反映个人的情况。另外，它有时还在客观上为某些别有用心的单位或个人破坏人事档案提供了条件和方便。这些不仅会妨碍人事档案的安全性，而且还将损害人事档案的权威性。

    2.它阻碍了人才流动和人力资源的合理配置。由于我国现行人事档案的“分散多头”管理，人事档案往往分散在各单位的人事管理部门或相关授权管理部门(如人才交流中心)。人事档案成为许多单位“控制”人才流动的一种重要工具。一些单位为了小团体利益，就以此为“法宝”来阻碍人才的合理流动。它严重妨碍了我国人才的合理配制，是与社会主义市场经济不相容的。

    3.它不利于人事档案的科学管理。我国现行人事档案分散于社会各部门甚至个人手中，由于人力、物力、财力的限制，人事档案管理工作很难形成规模，取得规模效益。另外，在社会主义市场经济日益完善的今天，许多人才为了求发展，纷纷“跳槽”，但其人事档案大部分仍滞留在原单位，人事档案工作者对其脱离单位后的情况并不了解。这对人事档案材料的收集很不利。此外，一些单位破产或重组后，因管理不及时，人事档案大量流散，致使名义上的人事档案并不能真实地反映个人的准确情况。

    4.它并没有真正体现《中华人民共和国档案法》的精神。我国档案法明确规定按“统一领导，分级管理”的原则来管理档案。人事档案作为档案的一种，当然也得按这一原则对其进行管理。但从目前管理状况来看，我国人事档案过于分散，即使在一个单位，许多部门的人事档案也没有归口统一管理。人事档案的这种管理方式
并不是“分级管理”而是“分散管理”。它并没有很好地体现档案法的“统一领导，分级管理”精神。

    二、建立国家人事档案中心的可行性

    解决上述我国人事档案“分散多头”管理种种弊端的一个有效办法是构建国家人事档案中心。国家人事档案中心，即是在《中华人民共和国档案法》的基础上，根据“统一领导，分级管理”的原则，在一定区域(省或县)内设立各级国家人事档案中心，集中管理该地区的人事档案;各单位、组织、团体等的人事档案由该地区的国家人事档案中心统一管理，人事档案在各级国家人事档案中心之间流动、传递，在全国形成统一的国家人事档案网;各用人单位按期把要归档的人事档案材料按国家规定递交各级国家人事档案中心，由人事档案中心按一定标准统一归档，并由各级国家人事档案中心为各用人单位提供人事信息和人事材料凭证。

    从目前的条件上看，建立国家人事档案中心是可能的。首先，从理论基础上看，我国档案法强调，我国档案按照“统一领导，分级管理”的原则来管理。建立国家人事档案中心，人事档案在国家统一领导下，分别集中在各级国家人事档案中心，它是与档案法的“统一领导，分级管理”精神相一致的。社会主义市场经济要求人才按市场要求进行配置。建立人事档案中心，减少人才流动障碍，人才可以作为一种自由的市场资源，按市场机制进行有效配置，与市场经济规则是相一致的。人事档案是一种社会所有性质的档案，建立国家人事档案中心，集中保管人事档案不存在产权纠纷问题。

    其次，从实践基础上看，国家人事档案中心可以看作一种专门的人事档案管理机构，它的建立可以参照各专业档案的具体建设情况。目前，我国建立了许多专业性的档案馆，保存了各专业的相关档案资料，为各行各业提供了有效的服务。从目前我国现行人事档案管理的新变化来说，由于人才的流动性大大加大，为了减轻单位的负担，方便人事档案管理，许多单位纷纷把人事档案寄存在各地人才交流中心。这些举措为建立国家人事档案中心积累了经验。

    第三，从外国经验上看，为了适应社会发展要求，许多国家对人事档案的管理都作了一些研究，并进行了实践。如美国在20世纪50年代初就在密苏里州的圣路易斯建立了圣路易斯全国人事文件中心，负责保管联邦政府所有离职人员的人事文件。加拿大的公共档案馆下面的八个文件中心，其中一个就是全国性的人事文件中心，负责保管离职一年的政府工作人员的人事文件，以及与人事有关的文件材料，如工资单、病历、移民签证等。这些人事文件中心至今运行良好。

    三、建立国家人事档案中心的意义

    国家人事档案中心的建立，是一项全新的事业，虽然它在我国仍没有出现，但它的意义是深远的。

    1.有利于保障人事档案的完整性与安全性。建立国家人事档案中心，人事档案保存在人事档案中心，它可以避免人事档案在各单位之间流动，减少人事档案传递失误的可能性，降低人事档案破坏的风险，有利于对人事档案实体和信息的保护。建立国家人事档案中心，可以及时收集和归档人事档案材料，确保人事档案的完整性。另外，建立国家人事档案中心，还可以有效地防止别有用心的人篡改人事档案，维护人事档案的安全，保证人事档案的权威性。

    2.可以减轻用人单位和国家的负担。建立国家人事档案中心，所保管的档案形成规模，由于规模效应可以减少人事档案的管理费用，节省人力、物力、财力，减轻各单位的经济负担和管理负担。

    3.有助于国家人事信息网的建设。建立国家人事档案中心，人事档案集中统一保存在各级国家人事档案中心，国家可以制订统一的政策，实施统一的标准，对人事档案进行开发，建立各种人事档案信息数据库，利用现代化技术和设备在全国构建一个统一的人事信息网。另外，建立国家人事档案中心，由各级国家人事档案中心统一收集、归档人事档案材料，它可以及时收集最新的人事信息，并及时上网，保障人事信息网内容的全面性和准确性。

    4.有利于个人信用档案的建立。市场经济是建立在诚信基础之上的，它要求全社会讲信用、守信用。为了营造一个良好的社会信用氛围，各国纷纷建立了个人信用档案，对个人信用行为进行监督。个人信用档案，是个人信用行为的记录，它包括的内容十分广泛，除了个人信用记载的材料外，还包括个人身份证明和个人社会档案(如个人的身份证明、户口证明及同一户口册内家庭直系成员情况、个人的职业经历、个人的社会关系等)、个人收人来源资料、个人资产构成等。如果没有统一的人事档案管理，想建立完整的个人信用档案，可以说是相当困难的，也是不现实的。建立国家人事档案中心，就可以为收集和查询个人信用档案材料提供广泛的渠道和途径，为建立和完善个人信用档案创造条件，促进个人信用档案工作不断向前发展。

   （来源格式：吕元智. 构建国家人事档案中心的设想[J]. 中国档案,2003,(4).）