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论人才竞争对人事档案工作的影响与对策
【发表时间:2011/3/28 20:56:09】 【字号: 】 【颜色: 绿 】 【背景: 绿 】 【浏览次数:

    [摘要]随着人事制度改革和人员流动政策的逐步放开,人才竞争日益加剧,流动人员的数量与日俱增,由此也使流动人员人事档案管理工作出现了一些新的问题。本文分析了人才竞争对人事档案工作的影响,以及出现的“弃档”、“死档”与“重建档案”现象,并就如何加强人事档案管理提出具体的措施。
    [关键词]人才竞争人员流动人事档案管理

    随着社会主义市场经济体制的建立,随着人事制度改革的不断深化和人员流动政策的逐步放开,人才竞争日益加剧,流动人员的数量与日俱增。虽然合理的人才流动有利于社会的发展和在一定程度上满足个人的需求,但流动人员人事档案管理工作也出现了许多新情况、新问题。例如,作为人才缩影的人事档案,过去曾被人们视为“身家性命”,如今却遭到“冷遇”,在人才竞争过程中,有不少人事档案却无法做到“档随人走”,从而造成被遗弃的现象。据国家人事部透露,全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中,有60万份与主人失去联系①。据调查,某高校现存有4500余卷干部人事档案,其中有500多份是属于“弃档”或“死档”的。这些档案有的是自费出国的,有的是擅自离岗的,有的是辞职的,有的是属于在人才竞争中引发的“弃档”。这就是说,近年来在人事档案管理中“弃档”与“死档”的现象越来越严重,从而严重影响人事档案管理工作的正常秩序,也直接影响了人事工作改革的健康发展。本文试就这一现象进行分析,并提出相应的对策。

    一、人才竞争对人事档案管理工作的影响

    (一)人才引进的不规范,造成人事档案管理秩序的混乱

    随着我国市场经济的建立和发展,随着人才市场的打开,人才流动加速进行。“档随人走”是干部人事档案管理的一贯制度,即人到哪儿,干部人事档案也必须送到哪儿,以保持“人档一体”管理的一贯格局。但是时下一些单位,尤其是某些高校和一些大中型企业,为了吸引紧缺、高级人才来本单位工作,为了解除引进人才的后顾之忧,在其原单位不肯放人的情况下,在无法按正常的人事调动运转的情况下,在个人档案不能随人才的流动而转移的情况下,出台了一些引进人才的“土政策”,宣称招聘高级或紧缺人才可以不要个人档案,不转人事关系,新的工作单位可按照地方出台的一些土政策特批人事关系,之后再“重新建立档案”,以达到打开人才引进的“绿色通道”。因此,有一部分人在高薪、高待遇的诱惑下,为了实现自我价值或追求高待遇而采取“弃档走人”,从而造成了“人档分离”的现象,给人事档案管理秩序造成混乱。

    (二)组织观念淡薄,导致“人档分离”

    随着改革开放和市场经济的不断深化,人们的思想观念也不断发生变化;随着独资、合资、民营等企业的蓬勃发展,人们就业的渠道也逐渐增多,就业改行或“跳槽”的现象已司空见惯,人才流动已成为潮流。对于外资企业、私营企业而言,人员应聘时,一般只需要递交个人的详细资料、毕业证书、获奖证书复印件就行了,这样,一些人因个人的某些需要、利益在原单位得不到满足,而凭自己的专业技能特长和才干又能找到更适合的单位时,由于组织观念淡薄,就可能置“个人档案”于不顾而不告而辞地向他们向往的单位跳槽,从而造成“人档分离”的状况也时有发生。这种行为,实质上是对一级组织与个人之间既有规范性人事档案管理的破坏。当然,也有一些人,是因为原单位想留住人才,又苦于缺少良策而扣留当事人的人事档案,最终导致当事人“弃档而去”。这些现象的发生,造成的后果是,一方面原单位虽有其人事档案却没有人在岗,这样的人事档案也就失去其保存价值,久而久之,这份人事档案就成了“死档”或“无头档案”。另一方面却出现“有人无档”的情况,一些当事人现所在的用人单位虽有人事管理权限,却没有当事人的原始人事档案,只好“重新建档”,这样重新建立的档案,不但真实性、可靠性难于保证,而且档案材料内容贫乏单薄,缺乏系统性,只能凭其当事人提供的一些证件、证书的复印件和新填写履历材料,来充当现行的人事档案,而其各个阶段的具体情况,诸如学历、学习成绩、工作经历、职务职称、工资等档案材料几乎为零,这样的档案材料不但不利于现工作单位组织上对其出生年月、参加工作时间、伍龄的计算以及工资确定等有关情况的核实与确认,而且也不利于组织上对其进行历史考察。更何况人事档案本应是在组织人事管理活动中自然形成的,并经组织认可归档保存的个人材料,它是国家档案的重要组成部分,重建档案是不得已而为之,也是一项十分严肃的工作。一般来说,一个人在正常情况下只能有一份人事档案,重建档案的前提必须是档案遗失或者损毁。为争夺人才而重建档案的后果,必然冲击现行的干部人事档案管理制度,甚至造成人事管理的混乱。

    (三)流动人员的人事档案管理不规范,造成人事档案管理混乱

    人才的竞争导致人才流动,人员流动引发人事档案的流动。对此中共中央组织部、国家人事部先后下发了《关于加强流动人员档案管理的通知》、《流动人员人事档案管理暂行条例规定》等文件,明确规定了流动人事档案管理应按照人事管理权限,即“流动人员人事档案管理机构为县级以上(含县级)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位不得擅自管理流动人员的人事档案,严禁个人保管他人人事档案。”可是,仍有一些不具备独立人事权的单位擅自接收和管理流动人员的人事档案;有的甚至任意涂改、伪造档案材料;有的为了达到某种目的而无原则地为当事人出具与档案记载不一致的各类证明材料。从而违反了党和国家人事工作的政策和档案管理法规,造成人事档案管理上的混乱。据报道,去年湖南省永州市等市县人才流动服务中心在向福建省惠安县等地输出教师的过程中,就出现了假文凭,假档案材料以及乱收费的现象。②

    二、人才竞争环境下人事档案管理的对策

    (一)建立健全人才流动服务机构,加强流动人员人事档案管理的力度

    应该进一步贯彻执行中共中央组织部、人事部关于印发《流动人员人事档案管理暂行规定》的通知和人事部关于《人才市场管理的暂行规定》等法规文件,建立健全人才流动服务机构,加强对流动人员人事档案的管理。应该明确人事档案管理是政府的一项行政职能,不是市场化的商业服务行为,也不是每个单位、机构都可进行人事档案管理的。流动人员的人事档案管理应按照人事管理权限,统一由党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动服务等机构负责。具体地说,只有县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构才能从事流动人员人事档案的管理,其他任何单位或个人不得擅自管理流动人员的档案。对于不具备管理流动人员档案资格的机构,各级组织人事部门要及时坚决进行清理,督促他们按照规定尽快移交手头所管的档案,要坚决克服流动人员档案管理中的混乱现象。

    (二)与时俱进,完善人事档案管理法规

    虽然中共中央组织部、国家档案局制发了《干部档案工作条例》,中共中央组织部、人事部出台了《流动人员人事档案管理暂行规定》等法律法规,规定了人事档案管理的一些原则。但是,由于人事档案工作涉及面广、情况复杂,所以实际工作操作起来,难度还是相当大,并不是人事档案中所有的问题都有法可依,特别是我国社会主义市场经济体制刚刚建立,工作中时常有新情况和新问题出现。要使人事档案工作真正做到有法可依、有章可循,还是希望有关主管部门根据人事档案工作的现实状况和未来发展的趋势,与时俱进地尽快出台相关的法规,以适应实际工作的需要。

    (三)加强法制观念,加大执法力度

    随着我国劳动人事制度改革的不断深化,人员的流动性更大了,有关流动人员的人事档案管理,当前确实存在许多问题,诸如管理机构混乱,造假现象时有发生,档案的可信度降低等等,这些问题若不能尽快解决,必将严重干扰干部人事档案管理的正常秩序,极大地影响人事档案的诚信原则和人事档案材料的权威性,所以必须及时采取有效措施予于治理。

    对于人事档案材料的造假现象,必须从严根治,一经查出,务必严惩,决不手软。《档案法》第五章明确规定了法律责任:县级以上的人民政府的档案行政部门和有关主管部门,对违反《档案法》规定的直接负责的行为当事人,有权给予警告、行政处分、经济处罚、责令赔偿损失、没收违法所得,对于那些构成犯罪的行为人,应依法追究其刑事责任。作为人事档案的管理者,必须具有较高的政治素质和良好的职业道德,在干部人事档案材料的收集、鉴别、归档、整理过程中,应严格按照《干部档案工作条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》的通知要求办理。在利用工作中,坚持按原则办事,按规定办理档案的查阅、借用和转递手续,按照党和国家的有关规定,出具有关的证明材料。坚决维护干部人事档案的真实性和可靠性,因为真实性与可靠性是人事档案的生命,是人事档案能否正确发挥作用的基础和赖以生存的前提。

    (四)以大局为重,正确处理留人与放人的问题

    据了解,原单位不愿意放人的原因一般有两种,一是想借助于不放档案而留住骨干人才;二是可能个人与原单位的某些具体问题尚未了结,譬如劳动合同期未满,与原单位的某些往来帐目未结清,或者当事人掌握原单位的一些商业秘密等等。笔者认为,对于第一种情况,原单位除了对当事人要做过细的思想工作外,还要认真考虑尊重当事人的意愿,而不可采取强行挽留的消极方式。对于第二种情况,应该区分具体情况,区别对待。不能只考虑本单位的需要或利益,也要兼顾社会的需要与利益,妥善处理具体问题,坚持诚信守信的原则,防止可能发生的各种用人纠纷。

    (五)完善人事档案内容,提高利用价值

    人事档案管理过程中的“弃档”与“死档”现象的发生,原因相当复杂,固然有人事管理体制方面的原因,有当事人自身的原因,但也有人事档案管理部门自身的一些问题。譬如,有些档案材料内容单调,查考价值不大,这不能不说是一个很大的欠缺。因为人事档案既然是记述和反映一个人的自然情况、重要经历、政治情况、业务知识与技能、思想与工作作风、工作业绩等等方面的综合记录,那么它们记录的材料理应是全面、真实、可靠。可是不少传统人事档案却是内容简单、条目单一,只是笼统地记载一些陈旧、静态的经历材料,或者重政治,轻业务;重抽象定性,轻具体说明;重历史结论,轻现实表现,其内容陈旧、空洞,新材料缺乏。对于用人单位来说,面对这样的一份人事档案,能够获取的仅仅是一些个人简
历,而无法对当事人做出全面的评价,而且也反映不出个人的专长和特点,甚至有些也无法核实其参加工作时间、伍龄的计算、职务职称的认定,以及工资定级和个人养老保险的办理等等。这样的人事档案材料,自然利用率低,价值也不大。所以一些用人单位调人时甚至出现不看当事人的人事档案;一些跳槽、自费留学或辞职人员也不关心自己人事档案的去向问题。因此,要求人事档案部门要重视充实动态记载材料,特别是人才业绩等能反映个性特点内容的材料,使人事档案真正成为能全面、立体地反映一个人的德能勤绩廉等方面情况且具有个性化的人才信息库,提高其利用价值。

    (六)建立并完善人事档案部门与人才服务机构之间的沟通渠道,加强彼此之间的联系

    现行的干部人事档案管理体制,比较重视干部人事部门之间的组织联系,与社会其他部门之间的联系较少。随着人才市场的开放和人员的流动加速,干部人事部门决不能自我封闭,应积极关注并加强与社会其他部门之间的联系与交流,加强彼此之间的合作,特别应重视与人才服务机构之间的沟通,认真研究流动人员人事档案在新形势下的管理方法。同时,还应加强人才服务机构与所辖地的外商投资企业、乡镇企业、民办企业、民办科研机构等部门单位的沟通,制定流动人员在从事各项工作中形成的档案材料的要求与收集制度,并及时收集他们在工作中形成的德能勤绩等归档材料。有关主管部门还应该加强对人才流动服务机构中现行档案的定期检查、督促与指导工作,使新形成的各类流动人员的人事档案符合管理要求,以便提供利用。

    (七)加强人事档案管理体制现代化的步伐,增强人事档案的服务功能

    社会主义市场经济体制要求用以市场机制为基础的资源配置方式去取代以计划经济为主的资源配置方式,人才市场由此应运而生。为确保人才市场的有效运行,就应该对人事档案工作中存在的弊病和落后的管理方式方法进行改革,以促进人事档案工作的发展。但是我国现行的“集中统一、分级负责”的人事档案管理体制是在计划经济体制下形成的,在市场经济迅速发展、干部人事制度改革不断深化的今天,已显现出其脆弱性或滞后的一面。即这种管理体制无法满足市场经济条件下人事制度改革及人才竞争、流动频繁对人事档案管理的要求。所以笔者认为,为了更好地发挥干部人事档案工作在市场经济中的作用,人事档案部门要顺应时代的发展需要,加快人事管理体制的改革,并实行人事档案信息化管理。应该采用多种途径积极向社会提供人才信息,为社会合理用人服务,为社会提供优质高效的人才档案信息服务。社会已经进入信息化时代,通过网络,完全可以实行人事档案信息资源的社会共享(当然,不包括属于保密范围的档案信息),因此建议人事、劳动主管部门应尽快考虑构建“全国人事档案管理信息网”,以实现各级人事档案信息资源的有效共享。

注释:
①②梅园等:《人事档案诚信面面观》,载《档案学通讯》2004年第3期第59页。

   (来源格式:何素芳. 论人才竞争对人事档案工作的影响与对策[J]. 档案学通讯,2005,(5).)

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