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    人事档案是“档案大家族”中的重要组成部分。以特定个人为基本立卷单位，是人事档案最为明显的外部特征，只有将反映一个人的成长经历、德才表现等情况的全部材料集中起来，整理成为专门案卷，才能便于有关部门历史地、全面地了解这个人各方面的综合情况，进而合理进行人力资源管理。可见，人事档案收集在人事档案管理活动中具有重要意义。

    一、人事档案收集的重要性

    所谓人事档案收集工作，就是获取与积累原本分散零乱的人事档案构成材料的一种手段，即人事档案部门通过多种渠道将分散、零乱的人事档案构成材料加以集中整理，使之形成完整的体系。人事档案的收集工作在人事档案管理中占有特殊而重要的意义。首先，人事档案收集工作是人事档案工作的起点和首要环节。人事档案是由人事档案部门通过各种渠道将“所管人员”在历史上形成的与新近产生的人事档案材料收集起来后，经过加工整理而成的。这种收集工作，既是人事档案工作的起点，又是贯穿于人事档案工作始终的一项经常性工作。没有人事档案收集工作，人事档案管理工作就成了无米之炊、无源之水。其次，人事档案收集工作直接关系到人事档案内容的完整程度。人事档案是历史地、全面地了解一个人德才能力、成长历史的重要依据。这就要求人事档案内容必须完整。从内容上看，不仅要有个人的历史情况，还要有个人现实情况；不仅要有德才情况的记载，还要有成长情况的记录；不仅要反映一个人的优点、专长，还要反映缺点、不足，从而避免人事档案内容的片面性，影响各级组织机构对于个人的了解、选拔与任用。其三，人事档案收集工作是人事档案工作的基础。人事档案工作包括多个方面，诸如人事档案构成材料的补充工作、整理工作、保管与利用工作等，这些工作都必须在人事档案收集的基础上进行。如从人事档案利用分析，人事档案材料收集的齐全完整程度，会影响利用人事档案、了解人事情况的进展，进而影响人事档案利用的质量。

    二、人事档案收集工作的基本要求

    1.及时。人事档案构成材料收集的时间性要求，是由人事档案的作用决定的。人事档案是历史地、全面地了解人和正确地使用人的重要依据。因此，人事档案内容必须时时保持完整状态和最新状态。这就要求人事档案构成材料的收集工作必须迅速、及时，将那些新发现、新形成的人事档案构成材料迅速地收集起来，为各级组织人事部门人员管理提供依据。人事档案管理人员应具有紧迫的时间观念，讲究效率，及时迅速地做好收集工作，做到“有则即收、收毕即归”，实时保持人事档案信息内容的准确性和完整性，为人事工作提供完整而新近的信息支持。

    2.保质。保证人事档案构成材料收集的质量，应科学把握准确、完整、齐全三个方面。一是材料收集的范围要准确：收集的人事档案构成材料必须确属人事档案内容，材料内容必须真实可靠，与事实相符。二是材料收集要完整，凡是多页、多份构成的人事档案构成材料必须保持其完整性，不得出现掉页、少份的现象；不能出现破损和“缺头少尾”的情况，如已经出现了这方面的问题，要及时采取措施，按照材料的原貌进行补救，经过补救加工之后，方能将其归档保存。三是收集手续要齐全。如应严格执行关于必须由本人签名盖章、由组织审核盖章、由上级主管机关审批盖章等规定，手续不齐备，不予以归档。

    3.按量。人事档案构成材料要严格按照归档需要的数量来进行收集，既不能过多，也不能短少。收多了不仅容易造成管理资源浪费，还增加了日后登记、鉴定、销毁的工作压力，增加了不必要的工作量，还可能形成新的“无头档案”；收少了还得重新补充，也增加了不必要的工作量。因此，必须结合实际需要，确定一个“适宜的量”，保证人事档案收集工作的科学性。

    三、人事档案收集的主要方法

    1.拓宽人事档案构成材料的来源渠道。人事档案构成材料的来源很多，涉及面广，要完整地收集一个人的全部档案材料，必须首先拓宽人事档案构成材料来源的渠道，与形成人事档案构成材料的各有关单位建立工作联系。人事档案管理人员要主动与有关单位取得联系，并向其进行收集工作意义的宣传和收集工作注意事项的指导，晓之以理，授之以法。采取召开会议、发布文件与个别指导等形式进行广泛宣传，使组织成员充分认识收集人事档案材料的作用和意义，并向其讲授有关人事档案材料的内容、特征、范围、注意事项等知识。

    2.掌握人事档案构成材料的形成规律。一是人事档案形成的时间规律。有相当数量的人事档案构成材料是按照一定的时间规律形成的。摸清和掌握人事档案形成的时间规律，就可以及时地把有关材料收集起来。否则，时过境迁，这些材料就有可能遗失损坏，造成不可弥补的损失。二是人事档案信息形成的自然规律。人事档案构成材料是事后的记录，它所记载的内容和事件的信息必然要在一定的范围内传播。所谓人事档案信息形成的自然规律，就是要善于把这些信息和人事档案材料的产生联系起来，判断哪些情况下可能产生人事档案材料，从而进行收集工作。总之，人事档案工作人员要时时处处留心各种有关事件，多与有关人员互通信息，以便完整地收集各方面形成的人事档案材料。三是人事档案信息变化的过程规律。所谓变化规律，是指根据人事档案中该人的某些情况的变化来推知可能要形成相应的人事档案材料的规律。一般地说，凡是人事档案记载的情况发生变化，就要相应地形成反映变化过程的材料。

    3.建立人事档案构成材料收集制度。人事档案构成材料的收集工作是一项贯穿人事档案工作始终的长期任务。要保证这一任务的完成，必须把运用上述规律所形成的一些行之有效的做法以制度规范的形式固定下来，使之制度化、经常化。要建立起严格的人事档案构成材料收集制度，把形成人事档案构成材料的各有关单位和人事档案管理部门两者紧密地联系起来，使人事档案构成材料的收集工作更为严密。要帮助形成人事档案材料的单位，按照有关规定，制定人事档案构成材料交送、转递制度，使其能够及时地将平时工作中形成的人事档案材料移交人事档案管理部门。人事档案管理部门也应加强主动性，积极建立健全人事档案管理部门本身的收集工作制度体系。要建立健全定期清理制度，根据管理人事档案的数量情况，确定以每季、每半年或每年进行一次普遍的清理核对，运用人事档案收集工作在时间、信息和变化方面的规律，及时发现所缺人事档案构成材料的线索，并逐一登记造册，以便有计划地进行补充收集。要建立健全人事档案构成材料定期索要制度，根据实际情况确定每季、每半年或每年与有关单位进行一次联系，主动地索要应归档的人事档案构成材料。对不按要求移交档案的部门或个人，要通过各种方式进行催要，督促其尽快移交给人事档案管理部门，以避免发生人事档案构成材料漏收或漏存等现象。

    （本文作者：穆岚岚 省档案馆编目处，原载《黑龙江档案》2010年第5期业务研究版第24页。）