您的位置：网站首页 >> 城建档案工作资讯 >> 建设项目档案管理中常见的问题解答

    一、在文件齐全性方面存在归档项目文件不齐全的问题

    主要表现：

    1、缺工程合法性证明文件；
    如缺工程核准、批复文件，缺土地使用证、建设用地规划许可证、施工许可证等。
    2、招投标文件中缺评标记录、评标报告和中标通知书；
    3、质监文件、设计变更文件没有闭环，缺整改结果反馈材料；
    4、设备文件不齐全；
    5、缺照片、录音、录像材料。

    要保证项目文件齐全、完整，建设单位一是要制定归档制度，从源头上保证文件能收集齐全；二是要对参加工程建设的各单位、各部门、各环节文件的积累、收集加强监督、指导；三是必要时采取一定的经济制约措施来保证文件齐全、完整。

    二、在文件有效性方面存在着一些无效文件归档的问题

    主要表现：

    1、文件签字、盖章手续不完备。如合同、协议只盖章，没有法人签字，或只有签字，没有盖章；隐蔽工程验收记录签字不全，或缺设计单位签字，或缺建设单位签字。
    2、档案正本中有些文件不是原件。
    3、有些竣工图没盖竣工图章，或签字不全。

    三、文件真实性、准确性方面的问题

    主要表现：

    1、竣工图修改不到位，竣工图没有按设计变更做相应的更改。
    2、在施工图上修改不注明修改依据。
    3、原材料出厂合格证、检验报告的日期晚于复检日期。

    要保证文件有效、真实、准确，需要文件形成单位、监理单位和建设单位对文件的内容和形成过程认真审核把关。

    四、案卷质量方面的问题

    主要表现：

    1、施工单位组卷方法不统一。如某电厂#3机组、#4号机组分别由两个不同施工单位承建，但两台机组土建部分文件组卷方法却不一致，影响文件的查找。
要解决这一问题，需要建设单位制定统一的整理标准，并及时指导、检查、施工单位的档案整理。

    2、把项目前期管理性文件作为文书档案归档，与项目档案分离，违背科技档案成套性原则。要解决这一问题，需要严格区分文书档案与科技档案，并要了解和熟悉项目文件归档范围。

    3、个别案卷组卷不合理。主要是项目前期文件组卷时问题多，这部分文件不像施工文件问题单一，所以前期文件组卷时常出现不区分问题、不区分年度组成杂卷，如把全部上级有关文件组成一卷，这样不便于检索利用。
要想组卷合理，需要仔细研究文件内容，区分年度，区分问题，把问题相同或相近的文件组合成一卷，尽量使组成的案卷问题单一，以便查找。

    4、个别案卷题名不准确。主要是题名过于简单，不能揭示卷内文件内容，如“上级有关文件”、“竣工资料（一）”、“竣工资料（二）”，难以准确查找所需的文件。
要想使案卷题名准确，前提是组卷要合理，不要组杂卷，问题越单一的案卷，题名就越准确。

    (本文作者：内蒙古档案局经济档案业务监督指导处，来源：内蒙古档案信息网，刊登时标题有修改。)