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    摘要 我国的人事档案管理制度早已形成，但与美国等国家的人事档案管理相比，在其开放性、利用度、归档信息和移交制度方面还有待改进。

    关键词 人事档案 开放性 个人信用 档案移交

    人事档案是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案是人力资源管理工作的重要组成部分，人事档案能更好地为人力资源管理服务。从2010年起，我国实施首个中长期人才发展规划，这对人事档案工作既是一个挑战，也是一个机遇。因此，了解美国人事档案管理的发展水平，对比中美两国人事档案管理，借鉴美国人事档案管理工作的经验，对加强和完善我国的人事档案管理工作，更好地贯彻《国家中长期人才发展规划纲要（2010－2020年）》具有重要意义。

    一、我国人事档案管理制度的形成

    我国的人事档案管理制度基本形成于20世纪50年代，20世纪80-90年代我国陆续制定出台了一系列档案管理法律法规，如1987年颁布、1996年7月修订的《中华人民共和国档案法》规定，人事档案作为国家档案的组成部分，所有权归国家，实行强制性归口管理；1991年4月颁布的《干部档案工作条例》规定，干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制；1996年12月颁布的《流动人员人事档案管理暂行规定》明确指出，流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位未经授权均不得擅自存放和保管人事档案；1992年6月9日发布施行的《企业职工档案管理工作规定》界定了企业职工档案包含的内容。

    这些指导性法律法规为人事档案管理工作提供了政策依据，并使我国的人事档案管理工作迈入了规范化、专业化、权威化、科学化的发展阶段。但是，目前我国人事档案在管理体制、开放程度等方面与劳动力市场发展要求仍不相适应。

    二、中美人事档案管理的比较

    本文选取美国作为研究对象，从三方面进行比较研究，以期对我国的档案管理提供有益启示。

    1.管理机构。

   （1）党、政、军机关干部、公务员档案管理机构。在我国，国家公务员档案基本实行“人档统一”集中管理模式，即人事档案随人走，人员属于哪一级就由相应级别的组织和人事部门负责档案管理，档案的管理与指导由各级党委组织部门负责。在我国，不论是现职的公务员还是非现职的公务员，其档案管理机构相同。美国联邦政府现职的公务员档案，由人事管理总署负责管理，直接对总统负责。联邦政府各部门统一设置人事机构，负责该部门人事档案的管理。州政府、地方政府也设立了类似具有管理地方现职公务员人事档案的机构———人事办公室或人力资源办公室。美国联邦政府的非现职公务员的人事档案管理机构是国家人事文件中心，它由军职人员文件中心和文职人员文件中心两部门组成，军职人员文件中心管理非现役军人的人事档案，文职人员文件中心管理非现职政府雇员的人事档案[1]。

   （2）其他企业、私营组织人员档案管理机构。我国《企业职工档案管理工作规定》中对相关人事档案的保管、转递有着明确规定。根据我国目前企业、私营组织的现状，由于所有制不同，企业或组织存在国有、外资、私营、合资等多种形式，企业或组织性质不同人事档案管理也有所不同。有的企业或组织具备人事管理权限，其所属人员的人事档案由自身设置的人事管理部门负责管理，而没有人事管理权限的企业或组织，通常将人事档案挂靠在当地的人才服务机构。

    随着我国市场经济的发展和人事制度改革的不断深入“，单位自主用人，个人自主择业”新的用人机制出现后，人才流动日益频繁，流动范围不断扩大，越来越多的“单位人”变成了“社会人”。工作岗位与人事档案直接的依附关系逐渐减弱，随之产生了一种普遍的“人档脱节”现象。据中国人才交流协会的估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带人事档案。其中一部分是大中专毕业生在异地就业时，形成本人与其人事档案在一定时间范围内的分离现象。另一部分是国有企事业单位和外企员工，被冻结档案或出现与原有档案断裂的现象[2]。这样对其工作的考察、考核、培训、奖惩的记录可能无法及时纳入原档案，人事档案无法实时反映个人实际状况和表现。

    美国对企业、私营组织人员的人事档案管理体现出典型的“人档分离”的管理特点。企业、私营组织人员的人事档案一般由其所属单位的人事部门负责建立和保管，辞职、死亡或更换工作后，人事档案仍留在原供职单位，不向文件中心移交，到新单位后建立新的人事档案。此外，美国的社会保障署、信誉局等一些专业部门也保存着这个人档案中的大量数据。人事档案管理机构保存的人事档案同时记录有社会保障局发给所有成年人的社会保障号和信誉局发给所有人的社会安全号，通过社会保障号和社会安全号可以查询相关档案数据。

    2.管理的开放性。

   （1）我国人事档案管理相关要求。我国人事档案管理基本属于封闭式管理，《企业职工档案管理工作规定》明确：查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信……否则任何个人不得查阅或借用本人及亲属的档案……因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。

   （2）美国人事档案管理的相关要求。美国的人事档案对本人或经过其本人授权的他人开放，每个雇员可以上网查询本人的工作履历、薪酬情况等。未经本人授权的人私阅其档案属违法行为，执法部门也不例外。如果执法部门要查看某人的档案，必须向法庭提出申请，获得搜查证后方可查阅。

    3.档案的利用。

   （1）我国人事档案利用现状。一直以来我国对人事档案的管理是重管理、轻利用，强调档案内容的机密性，主要记载着个人政治思想、政治历史、社会关系等方面，而缺少或不能及时收集个人业绩、能力、信用等方面材料，不能及时完全记载和反映一个人的现状或全貌，基本上对档案的利用不重视。

   （2）美国人事档案利用现状。美国非常重视人事档案的管理和应用，在美国，公民的人事档案除了一般的人力资源管理和社会保障之用外，更具价值的是通过人事档案建立了个人信用系统。每个公民一出生便有一个信誉局管理的社会安全号码，每个成年公民也都具备一个社会保障局管理的社会保障号，这个号码跟随公民一生，在其申请工作、支取工资、纳税、贷款时，都要使用这个号码，这些信用记录由专门的征信机构收集整理，形成信用报告，记入其个人信用档案。

    三、中美人事档案管理不同带给我们的启示

    1.重视人事档案管理开放制度，扩大公民知情权。

    目前，我国实行的是封闭式人事档案管理制度。人事档案的管理和利用大都遵循《干部档案工作条例》和《流动人员人事档案暂行管理规定》。一般情况下，任何人不得查阅本人及亲属的档案。公民对自己人事档案中不属于保密范围的，应享有一定的知情权。一方面，公民可通过阅读自己的档案，了解自己的优缺点，知道组织、领导及同事等对自己的评价，从而更深刻、更全面地认识到自己的优势与不足，不断提高自己的素质；另一方面，在信息公开成为政府工作常态的情况下，允许个人查阅自己的档案，对档案材料的形成过程依法进行监督，实现人事档案的互动和参与。

    2.建立公民个人信用系统，完善个人信息制度。

    现行人事档案的功能是计划经济体制下设置的，主要强调的是人员的政治身份功能和评价考核功能。其记载的许多内容在市场经济条件下已经失去了作用，而某些影响经济建设和社会发展、符合时代发展要求的内容没有记载，如个人信用信息，以至于人事档案的社会服务功能出现弱化的趋势。因此，我国应建立公民个人信用系统，记录个人信用状况，包括个人贷款及偿还记录、产权出售购买记录、纳税记录、民事或刑事诉讼记录、职业绩效记录、从业信誉记录等。并且将个人信用记录纳入人事档案，使之成为个人立足于社会生活的信用资本，同时使管理个人信用系统的机构和管理人事档案的机构相互对接，确保档案数据的实效性和真实性[3]。

    3.健全人事档案移交管理制度，防止“人档脱节”现象。

    随着改革开放的深入及社会发展的变化，我国的所有制结构出现重大变化，社会流动越来越频繁，原本依赖计划经济的“单位制”失去了生存的土壤。在计划经济时代建立起来的人事档案制度不断走向衰微，随着劳动力市场的迅猛发展，其问题日益突显。目前，在全国各级人才流动中心代管的人事档案中，存在着大量没人要的“死档”、“弃档”现象[4]，这已经成为存放档案的单位和中介机构非常头痛的事情。公民个人生活工作中需要利用档案，通过正常渠道无法获取时，人们往往会采取作假的手段。

参考文献：
[1]郑美虹.美国人事档案的管理及启示[J].中国档案,2005（6）.
[2]郑述飞.别拿档案不当回事[N].中国档案报,2010-2-18.
[3]刘勇强.个人信用档案管理[J].档案时空,2005（4）.
[4]乌日罕.对人事档案管理的思考[J].论苑,2009（1）.

  （本文作者：林苑纯 南华工商学院；文献来源：《兰台世界》 2011年04期第17—18页。）