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    摘要:干部人事档案是干部人事制度改革的重要环节，是人才信息的重要载体。在新形势下，人事档案如何与时俱进，为企事业单位合理配置人才资源，更好地发现人才、选拔人才、提供可靠的信息参考，最大限度地发挥干部人事档案的作用，需要我们进行深入的思考与探索。

    关键词:人事档案 人力资源 管理

    人才与人力资源的充分开发与利用是社会发展的关键环节。随着我国经济体制的改革和人事制度改革，合理正确地选用人才和配置人才已成为目前企事业单位亟需优先考虑的问题。我国对人事档案的定义是组织、人事部门或人力资源管理部门在人事管理活动中形成的具有一定保存价值和有机联系的原始历史记录。人事档案作为企事业单位人力资源工作的重要组成部分，两者相辅相成，不可分离。人力资源管理离不开人事档案提供的信息，人事档案管理根据人力资源工作的需求加强信息建设。

    一、人事档案管理对人力资源开发的促进作用

    由于档案具有事件的可追溯性，因此它的历史凭证价值与参考价值起着帮助“伯乐”识别“千里马”的作用。人事档案对人力资源开发的促进作用主要表现在以下几个方面。

    1.有利于人力资源管理部门及时发现人才、挖掘人才。人是管理中最积极最活跃的因素，一切工作和任何事业都必须由人去做。人事工作就是做人的工作，发现人才、培养人才、使用人才，充分调动人才的积极性，使其各有所长，各有所用。然而，对一名优秀人才的需求，不仅只限于其现实表现情况，还要通过出示个人的人事档案，考察其品行、工作经历、业务政绩等，以此为凭，增加聘用单位对聘用者的信任程度和认可程度。实践证明，人事档案是正确挑选、培养和使用人才的重要依据。

    2.有助于全面把握干部的素质，合理配置人力资源。人力资源已经成为企事业单位未来生存和发展的战略选择和重中之重。为了保证有足够的人才，必须建立以人为本的管理机制，不断引进人才，合理使用。人才的引进离不开人事档案。人力资源管理部门可以通过人事档案进一步了解人才的相关信息，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，进行合理配置与科学整合，把最合适的人安排到最合适的工作岗位上，使部门之间、组织之间人才合理有序地流动，更好地化解企事业面临的各种危机和风险，促进组织全面和可持续发展。

    3.有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是对管理核心“人”的历史和现状的一个真实反映。影响人力资源需求的因素主要来自于组织内部，有效管理人事档案对分析组织内人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求，制定人才资源计划发挥着重要作用。

    二、人事档案管理不足对人力资源开发的负面影响

    1.材料虚假，内容空泛，降低了人事档案对人力资源开发的参考价值。人事档案是每个人形象的“缩影”，其内容应当真实和具体，且应从多方面来反映一个人的全貌，以满足工作的需要。由于历史的原因，有的人年龄越填越小，学历越填越高，任职经历不尽一致，从档案中既看不出有什么突出政绩，也发现不了后备干部有什么专长，致使真实情况难以确定，使人力资源管理部门不能正确制定用人计划。

    2.人事档案管理体制散乱，阻碍人力资源的合理配置。长期以来，人事档案管理、利用是一种分散的局面。“人档分离”现象严重。有些地方和机构存在着分散管理状况，有的由组织部门管理，有的由人事部门管理，还有的档案寄存在办公室进行统一管理。人事部门主要掌握员工的个人履历、学历、职称、工资等方面的材料。因管理的分散，材料得不到及时的收集归档，影响了人事档案的案卷质量，使人事档案在人力资源工作中不能发挥其作用。

    3.人事档案信息开发利用程度低，降低了人力资源的效力。由于人事档案具有保密性和权威性的属性，所以对其利用的限制条件较多，但完全忽视了其相对人的权利。目前，人事档案利用工作大多是被动服务，等待领导及有关人员来查阅，领导过问人事档案工作少，工作人员兼职多，无法集中精力做好档案管理工作，加上一些员工受不正确的思想观念影响，致使许多档案除了在职称评定、工资晋升时利用外，长期沉睡在档案柜里，不能发挥其应有的作用。

    三、改善人事档案管理工作

    1.建立和健全科学合理的人事档案管理制度在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。

   (1)建立科学的规范化管理。人事档案的规范化管理，必须按照人事档案形成的客观规律，对档案进行科学的组织和加工，按照人事档案的类别、形式、性质和特点进行分类整合，保证人事档案的真实、完整、安全和实用以及内容与形式之间的内在联系，做到收集完整、鉴定准确、整理有序、保管安全、利用方便、体系完整。

   (2)健全档案管理制度。新形势下人事档案工作有了一定的进展，在实行标准化管理方面已经取得了一定成绩。但人事档案管理制度还处在初步建立阶段，各级各类人事档案部门必须在遵循国家有关法律法规的基础上，结合工作实际，完善档案查借阅制度、材料收集制度、保管保密制度等，做到有章可循，有法必依。

   (3)完善档案的内容。人事档案内容的完整性和真实性直接关系到人事档案的利用价值，所收集的材料必须得到组织认可，还必须具有专门的形式和特定的名称种类，在收集档案基本情况的基础上，建立干部工作业绩档案、能力档案、认证档案等，把档案建设成为反映干部面貌的镜子、记录干部成长的录像，促进干部管理和提拔的规范化。

    2.加强人事档案的信息化

    人事档案信息资源的开发，为人事工作和党的中心工作奠定了良好的基础。在长期实践中，人事档案部门积累并保存了大量的人事档案资料，正朝着规范化、制度化的方向发展。人事档案管理部门只有系统、有序、及时地开发人事档案信息资源，满足人事工作的需要，有效地为其提供利用，才能充分显示出它的价值。

    (1)建立干部人事档案信息数据库。人事档案信息有无吸引力和竞争力，很大程度上取决于是否有丰富的信息储量，只有将档案个人各个时期、各个地方形成的有关德、才、能、绩的材料都集中起来形成整体信息资源才能得到充分的开发和利用。

    (2)建立干部人事档案网络化管理体系。及时采集和更新干部人事档案信息数据，充分利用现代办公设备形成干部人事档案数据库，使干部档案数据化、信息化。通过局域网之间的相互联结，在处理好使用权和管理权问题的基础上，实行干部档案的网络化管理。

    (3)建立干部个人电子档案系统。可以把个人档案中能够公开的部分内容，比如个人的基本情况等用电子卡片的形式，制成电子档案，便于档案的查阅，实施干部人事档案的自动化管理，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。

    3.强化服务效能，发挥人事档案作用

    在市场经济条件下，人事档案应更好地发挥其历史作用，将人力资源的开发建立在可靠、科学的基础上，克服用人中的盲目性和随意性，纠正以权谋私、任人唯亲等不正之风，达到知人善任的目的。

    (1)建立一支高素质的档案管理人才队伍，充分认识到档案工作的重要性。人事档案管理人员必须具有良好的政治素质和极强的工作责任心，这是做好人事档案工作的必要素质。档案管理人员还必须有很强的服务意识、创新意识和较高的业务素质，且热爱安心此项工作。

    (2)加强管理观念的转变，发挥干部档案在管理上的作用。人事档案管理属于人事工作和档案工作的重要组成部分，具有很强的管理性，而管理水平和管理效率的高低在很大程度上取决于管理人员。作为档案工作的管理人员，必须做好档案知识的宣传，引导员工正确使用档案。现代人力资源管理下我们必须对人事档案的功能进行重新的定位，应以尊重人、爱护人作为出发点，赋予人事档案相对人的民主权利，改变传统观念，使档案从被动服务变为主动。

    (3)发挥干部档案在选拔干部、任用干部时的基础作用。在实际工作中，档案管理部门应及时收集整理好干部各时期的档案材料，并对最新的有效数据进行添加和更新，做好档案信息的综合分析，主动向人力资源管理部门提供最新且准确的信息数据，为领导准确选人用人、全面掌握干部队伍的整体状况提供第一手可靠的资料。

参考文献：
1.陈社初.浅谈干部人事档案科学管理[J].机电兵船档案，2008（6）：43-44.
2.李莹.人事档案与人力资源开发[J].山东省农业管理干部学院学报，2003（2）：93.
3.代红.我国人事档案功能定位的思考.兰台世界，2008（12）上半月：17.

   （本文作者：吴雪梅 福建信息职业技术学院，《北京档案》2010年第10期业务研究版）