您的位置：网站首页 >> 人事档案管理 >> 浅论人事档案在企业人力资源的合理利用方面发挥的作用

    人事档案是发现人才、使用人才、管理人才的重要依据。在人力资源开发、人才预测和人才政策制定方面具有十分重要的作用，人事档案记载和反映着一个人的经历、能力和品德等信息，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、事业单位结构调配方面发挥着重要作用。

    人事档案的管理是人力资源管理的重要组成部分，两者相辅相成，不可分离，人力资源管理离不开人事档案提供的信息，而人事档案管理工作直接为人力资源管理活动服务。现代人力资源管理是以人为中心来设计的，其宗旨是“以人为本”。人是关键要素，首先要服务好人，才能做好管理工作。“以人为本”是指管理的出发点和归宿点都是“人”，承认人是一种资源，一种特殊的和重要的资源，而且在现代市场经济和竞争中是决定性的资源。

    由此可见，人力资源管理与人事档案管理互为作用，互相促进，人力资源的广泛使用能促进人事档案的发展，而人事档案的科学化管理，又会推动人力资源的开发。

    1、人事档案管理对企业人力资源管理的促进作用

    1.1最有效地发挥组织内人力资源的效力

    人事档案全面而丰富地记载了员工的个人经历，品德表现及发展过程，通过档案可以知道员工的过去,掌握现在，预测未来，从而预测其发展潜力，及时发现人才，避免压制人才,埋没人才，依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短，各司其职，用其智,发挥其专长,最大限度地发挥人才效力。

    1.2促进人力资源的合理配置

    所谓配置，就是将合适的人放到合适的岗位上。人员配置包括员工的招聘、内部的提拔、个人发展规划、员工的具体职责关系等。人的性格、气质、兴趣和专业有着巨大的差别，有些人也许适合从事办公室工作，有些人也许适合从事推销工作，而还有人在管理岗位上能够发挥其专长。因此，合理配置人力资源对企业的发展是有利的。反之，既无法完成组织的既定目标，又会使得员工心中不满，造成资源的浪费。解决这一问题，就是要求有合理的人力资源配置。

    利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息,从而对其进行科学管理,根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在企业内进行合理配置,因事而择人，因人以治事,把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位,充分发挥人才的特长,促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动,避免人才挤压和用非所学的现象产生,为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。

    1.3有利于人力资源需求预测的科学化与规范化

    影响人力资源需求的因素主要来自组织内部,有效的人事档案对分析组织内部人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求,制定科学的人力资源计划起着重要作用,脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测必然是盲目的、不科学的、片面的。

    2、当前企业人事档案管理工作存在的弊端

    2.1企业人事档案内容质量不高

    真实性是档案的基本特性,没有真实性,人事档案也就失去了利用价值,失真现象削弱了人事档案的严肃性,人事档案关系到个人职位升迁、工资水平、福利待遇、职称评定、办理退休、养老保险等切身利益，有些人便在档案上打起了主意，涂改、伪造档案，假工龄、假年龄、假学历、假职称等材料被塞入档案，以致出现了“学历越来越高，年龄越来越小，工龄越来越长，奖项越来越多”的现象，这就使档案的信用功能大打折扣。这些情况的出现,使档案丧失了真实性、权威性、严肃性,使得人力资源计划中的配置计划、退休解聘计划、补充计划不能正确制定，必将对当前配置及未来人力资源的供求造成负面影响,从而有可能使组织错过发展机遇。

    2.2档案材料内容简单雷同

    人事档案是一个人在社会实践活动中逐渐形成的真实写照，本应全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌,使考察者在翻阅档案时能够一目了然，如见其人。然而，当前人事档案内容抽象,证实材料、鉴定材料，入党材料往往是千篇一律的套话、空话,体现不出个性特色,失去真正意义上的参考价值，进而影响到员工的正常晋升、选拔和重用，挫伤了员工的积极性，导致组织承担不必要的损失。

    2.3个人材料分散、短缺、不集中

    人事档案归档过程应是一个前后连续，有机统一的整体,但长期以来,由于宣传力度不够,个人不够重视，致使档案材料分散、缺短。如由于工作调动，致使一部分材料滞留在原单位，学生参加工作，档案留在学校，取得学历文凭，学历材料存放在自己手里，反映员工工作业绩的材料在档案中却没有收集，使人事档案在使用中缺少员工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，而且破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映员工的真实面貌。

    2.4“弃档”增多

    所谓“弃档”就是抛弃了自己的档案。对于有关记载个人信息的档案下落和管理不闻不问，由于人才流动的日益频繁，曾经决定个人命运的人事档案近几年频遭遗弃。据不完全统计，全国各级人才流动中心管理保存的330万份人事档案中，就有60多万份与主人失去联系。

    3、完善人事档案管理，为现代人力资源管理服务

    3.1切实提高档案管理人员的素质

    在知识经济时代，随着现代化水平的不断提高，旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时，要注重对现有人员进行培训，全面提高档案管理人员的素质，使他们能够适应新形势下的新要求;要让他们端正思想，摆正位置，增强服务意识，改变过去坐等上门的被动服务方式，积极主动地与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为人力资源管理服务，为高层决策服务。档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任、提高全民档案意识、形成人人关心档案的局面。

    3.2进一步提高对干部人事档案工作地位和作用的认识

    强化一种意识。各级管理者和人事部门要强化档案意识，提高对干部人事档案工作地位和作用的认识，坚决避免出现“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。同时，定期了解干部人事档案工作情况，积极研究并解决发现的问题，加强监督、检查与指导；挑选作风正、有强烈责任心，勤于学习、忠于职守的人员从事档案工作，并帮助他们解决工作中的困难，调动档案人员的积极性，促进档案管理水平的不断提升。要把干部人事档案管理工作纳入领导议事日程，有关涉及干部档案的重大问题，都应提交到党委会议研究决策。党委在研究人事安排时，要确保人事档案人员配齐配强，并保持人事档案人员的相对稳定。

    3.3建立健全合理的人事档案管理制度

    在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整；在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确,装订整齐;在递转档案中要做到按章办事,确保档案材料安全可靠，在别人查阅、传阅档案时,要热情服务而又不失原则，注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。这一切，都离不开严格合理的规章制度。

    3.4加快人事档案工作科学化、现代化进程

    随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易耽误时间，而且准确率不高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统,通过微机终端和系统互联,可以实现个人信息微机检索和联网查询，不断扩大人事档案信息的内涵，实现用现代化手段管理和利用档案，及时更新档案信息，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务,更好地为单位各项事业的发展做出贡献。

    （原载格式：高秀娟. 浅论人事档案在企业人力资源的合理利用方面发挥的作用[J]. 科技信息,2010,(28). ）