您的位置：网站首页 >> 城建档案工作资讯 >> 数字环境下对城建档案信息管理与服务的思考

    随着计算机技术、网络技术和图像处理技术的迅猛发展和广泛应用，人们对信息的获取和传播方式发生了根本性的变化。信息领域正呈现出一个信息资源数字化的重要发展态势，数字浪潮的到来使城建档案馆业正面临着一场深刻的革命。这场革命不仅仅引起城建档案馆技术设备的换代，更多的体现在管理理念和管理技术的更新、管理模式和服务方式的变革，其标志着城建档案事业进入了一个崭新的历史阶段。

    一、数字环境下城建档案信息的管理

    城建档案信息作为社会发展的重要战略资源，是再现历史、书写未来的决策依据。社会的巨大变革使城建档案呈几何数增长，其拥有的信息量急剧膨胀。而计算机技术、网络技术、通讯传播技术以及多媒体技术的互相渗透和融合，必将激发人们对信息交流与合作的渴望。城建档案信息数字化和数字档案信息网络化，是实现城建档案信息资源共享的信息处理手段和信息传播方式。在数字化环境下唯有强化城建档案信息的管理功能，才能推进城建档案信息数字化，数字信息网络化的进程。

    （一）数字环境下城建档案信息管理的标准

    标准建设是数字环境下档案信息管理的前提条件和重要准则。标准化是一个体系，包括硬件标准、软件标准、数据标准和信息的保管、传递、利用标准等。数字数字环境下对城建档案信息管理与服务的思考化程度越深、功能越强、效率越高、网络涵盖面越大，对于标准的要求就越统一越规范。

    数字环境下城建档案信息管理的发展方向是国际化与标准化，集成化与合作化、职业化与社会化的交融，这就要求档案信息标准体系的建设要具有兼容性、一致性、可持续性和动态发展性。

    架构数字环境下的城建档案信息标准体系应当在坚持国家法律、法规、行政规章等带有强制性的法律性、政策性规范的前提下进行，建立和完善城建档案的业务规范：包括信息的积累、共享和交流的规范；管理规范：包括对网站、数字化档案馆的规范；技术规范：包括对硬件系统功能要求和元数据的采集规范等。数字环境下的信息管理标准必须遵从真实性、可靠性、完整性和可用性的原则。

    城建档案数字化就是为城建档案信息网络提供信息资源。达到对城建档案信息管理和利用的高效、准确，实现在大范围的网络上安全运行和在线检索，最广泛、最大限度的发挥城建档案应有的价值。城建档案信息未来的发展趋势不单在本单位内部局域网上运行，还要在其他地区广域网上运行，形成国家城建档案信息网络。这样一个网络体系，需要具有很高的技术指标，除硬件、软件外，所有的入网信息资源都必须执行统一的数据标准，形成统一的逻辑数据库。这些统一的数据必须形成统一的国家标准。执行国家标准的数据库方能在国家城建档案网络上运行，否则执行地方标准和行业标准的只可在相应级别的网络上运行。近几年来全国性的城建档案规范纷纷出台，但通用性不强，特别是针对电子、数字环境制定的相关规范寥寥无几。因而研究和制定数字环境下的城建档案规范体系是当务之急。应当集多方力量，下大工夫做好用户需求分析，建立一套系统、规范、通用具有可协调性、可操作性的城建档案信息管理标准体系。包括电子档案接收与归档规范，电子数据交换与共享规范，数字化城建档案的开放与安全规范，网站建设标准，计算机管理软件标准、现代化管理业务规范和技术标准以及电子文件长久可保存格式规范等。

    （二）数字环境下城建档案信息管理的变革

    1、城建档案信息资源管理方式和管理手段

    城建档案数字化是指利用数据库技术，数据压缩技术，高速扫描技术等高新技术手段将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案系统组织成具有有序结构的城建档案信息库，其是一项技术性非常强的系统工程。

    面对数字化环境的挑战，城建档案信息管理已经发生了质的跨越。传统的城建档案信息管理是对档案文本信息的管理，主要包括手工编制的目录、索引、档案文摘、综述、汇编等二次文献。即便运用计算机技术，在初步的单机管理中，所管理的仍旧是目录级的二次信息，只能起到档案检索工具的作用。其目的就是以藏为主，藏用并重。而数字环境下的城建档案信息呈多元化格局，既有传统的文本信息也有大量的多媒体信息，信息管理的形式也呈现多元化。由于全息信息的出现，对档案信息的描述深度已经深入到全文的知识单元、信息单元。其目的是为了最大限度的开发和利用城建档案信息资源，其管理理念和管理手段已经转移到一切已利用为主，以用户为中心的模式上来，管理的范围明显扩大，深度明显增加。传统的城建档案信息管理模式已经无法满足数字环境下信息管理的要求，直接影响到网络功能的利用效果，必将为现代化管理模式所取代。

    2、城建档案信息资源的开发和利用

    城建档案信息专业繁杂、载体多样、信息含量大，且具有动态性和地域性的特点。挖掘档案信息资源，加大档案信息收集、整理、编辑加工和对外服务的力度，丰富网络信息内容和传递方式是数字环境下城建档案信息管理的核心内容，是从对城建档案实体的管理、二次文献的管理向运用现代化手段对城建档案信息的获取、处理和整合的根本变革，是档案信息利用由被动、直接、实物互交式服务向主动、虚拟、网络互动式服务的变革。其中包括对馆藏城建档案的数字化，电子文件的收集与归档，网络城建档案信息的采集、数字信息的网络发布和利用等。

    3、城建档案信息资源库的安全和维护

    城建档案的显著特点就是完整、真实、准确，具有原始凭证的作用。数字环境下的档案信息具有明显的不稳定性，信息的易逝性、易变性和可操作性，极大的威胁着档案信息的安全性。因此必须要维护数字信息的真实性和永久存储性。在获取和传递档案信息的过程中要忠实档案实体，不可更改。特别是对电子文档的收集、归档和处理，要设置安全维护标准，要存储电子文档在形成过程遗留的所有印记。以确保真实性和完整性。城建档案信息有相当一部分是有密级的，要控制利用范围，因而数字环境下档案信息安全管理和高效运转的关系非常重要，必须考虑共享与保密、逻辑性处理与物理性存储管理等问题。这是从保护档案实体的一劳永逸到保护档案信息的可获取、可读、可用、档案信息内容的真实、准确、完整的变革。城建档案信息资源库的安全与维护主要包括信息加工处理的安全与维护，信息存储的安全与维护和信息利用的安全与维护等。

    二、数字环境下城建档案信息的服务

    城建档案数字化的目的是数字档案信息网络化，最终实现城建档案信息资源共享。城建档案信息提供利用网络化，就是利用网络技术为城建档案利用者提供档案信息的查询服务。网络档案服务显现信息数字化、传递网络化、存储海量化、服务快捷化、信息共享化的多功能特性。在数字环境下档案部门将汇集纸质档案、特殊载体档案等多种档案信息资源，借助网络技术和信息技术建立起集档案信息开发、检索、利用等功能于一体的服务系统，运用计算机多媒体传递文字、声像信息，充分发挥网络档案信息的作用和功能。网络传播作为一种新的传播方式，已经打破了时间和空间的界限，为城建档案信息为社会所用开辟了广阔的服务领域。在数字环境下档案信息网络服务的范围、内容、方式、层次、手段都发生了根本性的变革。即服务范围由单纯的内向型向内外结合型的变革，服务内容由档案实体型向档案信息型的变革、服务方式由被动应付式向主动开放式的变革，服务层次由原件提供的低层次向开发整合信息资源的高层次的变革。服务手段由手工检索、单机检索、面对面传递信息转向网络传输和在线服务的变革。

    （一）城建档案馆网上主页服务

    城建档案馆网上主页服务就是档案馆在公共信息网上建立自己的站点，把自己的服务快捷的传递给广大的城建档案信息利用者。主页界面要友好、简洁、大方，主页除了介绍城建档案馆概况、服务项目、网上资源等相关信息，还要提供各种资源的使用方法以及网络导航服务，将国内外网上档案馆和热门站点与网页链接起来帮助利用者方便利用网上丰富的信息资源。特别是要把城建档案馆最具特色，最有价值的档案信息，以特色馆藏的形式发布在主页上，并且配以文字和图片。

    （二）档案信息数据库服务

    数字环境下大多数档案信息是以数据库形式存在的，数据库管理模式是城建档案信息管理的主要形式。它是利用数据库技术将馆藏档案资源组成各种通用或专用型数据库，对城建档案信息进行统一管理，实现用户远程异地检索的形式。即建立一个科学的、系统的、结构合理和相互配套的档案信息检索网络、数据库模式应当具有开放性、网络性和共享性的特点。根据城建档案信息的开放程度，可设置全文数据库或目录数据库。网络下的数据库还可进行联机检索从单一检索点的线性检索发展到多元的非线性的检索，即用户可以从网络任意结点开始，根据档案信息之间的相互联系从不同角度浏览和查询档案信息，其提供的信息不仅包括目录、索引、全文等文字信息，还包括声音、图像等多媒体信息。用户可通过网络结构在各种媒体信息中自由浏览，找到任何媒体所载录的相关信息。

    （三）数字档案馆电子商务服务

    电子商务是利用电子方式对网上用户提供档案信息的有偿服务。数字档案馆即组织数字化档案信息及技术进入城建档案馆并提供有效服务，它是电子商务在数字化档案信息组织、传递方面的一个实现，只有借助电子商务数字化档案馆的数字资源才能在网络化的环境中被本地和远程的利用者存取和管理。城建档案馆所有载体的信息都能以数字化的方式获取和管理，并通过网络传输给利用者。数字档案馆是城建档案资源利用中心，是具体从事电子商务的实体，为利用者提供档案信息服务，从其它档案信息服务机构获得数字档案信息的版权和传输权等，又为各种数字档案信息服务交易提供平台，在此平台上所做的各项具体交易由数字档案馆自身提供。电子商务是数字档案馆提供的极具现代技术特色的档案信息服务方式之一。电子服务方式主要包括联机编目、在线订购等。

    （四）城建档案数字信息咨询服务

    数字信息咨询服务是指利用者可通过某些电子方式如电子邮件提交问题，并可得到数字档案馆以同样方式传递回来的答案。其实质一是档案部门要帮助利用者查找所需要的信息，二是档案人员应该运用现代化的技术做好信息的提供工作。

    综上所述，在数字化环境下城建档案信息的管理与服务方式已经发生了巨大变革。只有用现代化的管理模式和网络服务方式，才能最大限度的释放城建档案信息的潜在价值，从而为社会提供多方位、多角度的信息服务。

    （本文作者：彭哨农 天津市城建档案馆；来源文献格式：彭哨农. 数字环境下对城建档案信息管理与服务的思考[J]. 城建档案,2011,(6). 第11-13页.）