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    摘　要:城建档案是城市中海量数据采集的源泉和基地,城市建设信息数据存储、管理、处理、查询、检索、传递等数字信息服务的工作基地。文章从当前信息化建设的形势出发,阐述了城建档案强抓机遇,加快城建档案信息化建设的必要性、现实性和具体措施。

    关键词:城建档案;信息化;数字档案馆

    0.引言
    城建档案内容包括建筑物、城市道路桥梁、城市公用设施、城市地下管线、城市规划、城市建设管理、地质勘察、地形图以及有关城市人口、社会、资源、环境等城市基础资料,其载体形式有文字、图纸、图表、照片、遥感卫星影像、航空影像、电视影像、电子磁盘、光盘等,涉及城市规划、建设和管理的各个专业部门。因此城建档案是城市中海量数据采集的源泉和基地,城市建设信息数据存储、管理、处理、查询、检索、传递等数字化信息服务的工作基地。这些档案资料在城市建设、管理、救灾应急工作中发挥了巨大的作用[1-8]。2004年6月22日建设部办公厅以“建办档[2004]39号”发布《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》及2009年安徽省发布的《安徽省城建档案信息化建设标准》都明确提出了建立数字化城建档案的目标要求。

    为了确保城建档案在遇到巨大灾害时的安全和及时利用,2008年汶川地震以后,国家住建部就下发文件,制定了我国不同地区的城建档案异地备份方案,近期的日本大地震再一次为加快城建档案的信息化建设的步伐敲响了警钟。

    数字化城建档案馆的建设就是利用信息技术和网络通讯技术,对在城市规划、建设、管理中形成的各种城建档案信息资源进行充分地采集、整理、分类、存储与管理,实现城建档案信息资源的分析、模拟与再现,实现城建档案的异地备份,促进不同部门、不同层次用户之间的信息共享、交流和综合,为城市规划、建设、管理和防灾抗灾提供档案信息的支撑、保障与服务。

    “数字城建档案馆”是纳入数字城市总体框架并构成完整的城市信息系统体系中的一个应用系统,是数字城市建设的一重要组成部分。

    1.安徽省城建档案信息化建设现状
    2009年安徽省住房和城乡建设厅对全省目前的城建档案信息化建设状况进行了调查,“十一五”期间的总体状况如下:

    “十一五”期间安徽省市级城建档案馆及部分的县城建档案馆建立了计算机管理系统,配备了必要的计算机、服务器、打印机,一部分馆还配备了扫描仪和绘图仪等,实现了城建档案计算机辅助作业和辅助管理;建立了档案的目录数据库,基本实现馆藏档案检索计算机化;90%市级城建档案馆建成城建档案计算机管理局域网络系统,实现了城建接收、审查、整理、查询网上办公。60%市级城建档案馆建立了网站,使城建档案网站成为宣传城建档案工作、开展城建档案信息服务的窗口。

    2009年10月,由安徽省住房和城乡建设厅组织编制的《安徽省城建档案信息化建设标准》颁布实施,该标准提出了全省城建档案信息化建设的目标、内容、和原则,统一了全省城建档案管理应用软件的功能及技术要求、数据库基本结构、城建档案数据标准等,为推进数字城建档案馆建设、开展异地备份工作、提高服务水平提供了技术支撑。大部分地市城建档案馆由于基础工作比较扎实,其信息化工作受到重视,各项工作稳步推进,能够和全国的发展水平相适应。

    但也要看到安徽省的总体水平和全国发展水平的差距和存在的问题:①安徽省的城建档案信息化建设各地发展不平衡,尤其是县级机构差距较大,绝大多数档案室虽然配备了计算机,但没有选准选好一个实用的管理软件,有的甚至只是停留在WORD下的操作。②信息化建设在软件方面的投入较少,有的投入资金购买了软件,但没有规范的使用,投资的效益发挥不好。③网站与政府建设、规划部门政务网的衔接和专题数据库建设都还没有启动。④有的馆虽然正在开展城建档案全文数字化转换和信息资源建设但还没有完成数字城建档案馆和网络信息服务系统的构架。⑤大多数的档案馆仅仅是实现案卷目录的数字化,实现了计算机目录检索,几乎没有进行信息的挖掘,在开发利用城市建设档案信息资源,为城市规划、建设和管理提供科学决策依据,为城市经济、社会、文化发展提供有效的服务方面发挥作用不够。⑥城建档案信息系统的安全保密存在威胁,在建立网络系统的馆中,仅有个别城市配置了正规的防火墙,有的馆数据没有进行备份,软件或机器出现故障造成毁灭性的数据丢失,数据安全存在隐患。⑦计算机专业人才匮乏。尤其是既熟悉档案管理又掌握计算机技术的人才更是寥寥无几。

    2.几点思考

    (1)《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》所阐述的发展战略是,抓住城市信息化建设、政府职能转变、政务信息公开和实施电子政务的契机,实现城建档案信息化与本地信息化建设同步、协调发展。在实现城建档案计算机管理的基础上,积极推进城建档案数字化工作,逐步实现档案存储数字化、检索自动化、利用网络化。以信息网络为基础,以数据库建设为重点,开发城建档案信息资源,充分重视应用软件的开发和信息技术的推广应用,推动城建档案信息化建设工作健康、持续、快速发展。

    (2)当前,数字城市、网上审批、OA办公等一系列的电子政务项目正在实施,城建档案馆首先要有紧迫感和责任感,要将数字城建档案馆的立项纳入政府电子政务建设的一部分,将现行电子文件的管理纳入城建档案信息化建设的一部分。提前介入城建电子文件的管理,对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程的管理与监控,保证城建电子档案的质
量;当前在办公、设计、管理等工作中形成了大量的电子文件,如果不能对这些电子文件加以有效的收集和管理,将来再把纸质的文件还原成电子文件,所花费的代价相当大。

    (3)针对安徽省的现状做好规划,以安徽省为地区单位,做好本地区的城建档案信息化建设规划,全省应该建立一个大构架,在《安徽省城建档案信息化建设标准》指导下,统一省、市、县城建档案信息化建设的实施,因地制宜,条件成熟的可以先走一步,不具备条件的创造条件再上,但都要在统一规划的构架内逐步完善,避免重复投资浪费。

    (4)加强城建档案管理部门与归口管理部门之间、城建档案管理部门与建设单位之间的纵向沟通联系,争取更多的支持与理解,同时也通过信息化建设提供更有效的服务,提升自身的作用与地位。加强各级城建档案管理部门之间、城建档案管理部门与相关政府机关及企事业单位之间的横向交流与合作,通过资源共享、业务协同、优势互补等措施,形成合力,共同推进信息化工作的顺利开展。

    (5)严格执行标准,当前,国家、省关于电子档案的管理及信息化的建设标准已经出台了很多,有些标准也正在编制颁发之中。信息化建设中的软件开发要严格执行统一的数据开放等标准,数据建库要严格城建档案的著录标准,规范主题词、各项数据的录入标准。只有这样才能保证建立的信息系统的开放、真实、可读、可用性等。

    (6)尽快提高全省城建档案管理人员的业务水平,尤其是信息化工作水平,把城建档案信息化建设工作需要的计算机基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入业务学习计划,普及信息化技术知识,提高现有工作人员的总体信息化应用水平。

    (7)建立安全稳定的计算机系统,各地要把信息系统的安全、稳定和保密放在首位,确保所建立的数据不被破坏和损毁。非公开的城建档案信息一律不得上英特网。在英特网上提供已公开档案目录查询服务的,要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施,要采取必要的计算机病毒防范措施,避免网络受到病毒破坏,保证计算机系统和数据的安全保密。

    (8)筹划建设城市建设重要数据灾害备份中心,开展省际、馆际之间数据异地备份的合作探索。

    3.结束语

    安徽省的城建档案信息化工作任重道远,在迈向数字化的进程中一方面要根据当地的经济实力,循序渐进,同时也要高标准、严要求,做一部分要成功一部分,使城建档案工作真正的为社会、经济、和建设工作服务。

参考文献:
    [1]J11501-2009,安徽省城建档案信息化建设标准[S].
    [2]GJJ/117-2007,建设工程电子文件归档管理规范[S].
    [3]计媛媛.探讨网络环境下的档案信息服务工作[J].工程与建设,2010,24(3):431-432.
    [4]甄学云.试谈企业档案管理与信息化建设[J].泸天化科技,2009(2):210-212.
    [5]雷亚旭.档案网络化建设与档案创新服务的思考[J].城建档案,2009(6):53-54.
    [6]杨力.对城建档案数字化建设存在问题的思考[J].工程与建设,2006,20(6):827-828.
    [7]林松鹤.城建档案工作必须步入数字时代[J].城建档案,2005(1):29-31.
    [8]李秀红.关于建设项目工程档案管理的思考[J].工程与建设,2010,24(5):718-720.

    （本文作者：宋侠 蚌埠市城建档案馆；来源文献格式：宋侠. 安徽省城建档案信息化建设的思考[J]. 工程与建设,2011,(3).第428-429转432页.）