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    【摘　要】本文阐述了城建档案成套性和准确性的特点，以及如何从法规、制度、行政、教育、业务和经济手段等方面确保其完整、成套、准确、系统和安全。

    【关键词】城建档案　成套性　准确性

    随着我国城市化建设的快速发展，城建档案的重要性更加突显，城建档案的科学管理极为重要。如何科学管理城建档案，最根本的就是要掌握城建档案形成的特点和规律，从源头和出处认真做好它的形成、积累、整理和归档工作，从而确保它的完整、准确、系统、安全和有效利用。

一、城建档案的特点

    城建档案是指在城市规划、建设及其管理中形成的应当归档保存的文字、图表和声像等各种载体的文件材料。它主要由房屋建筑档案和道路、管道、线路等市政工程档案这两大部分组成，有城市楼房、道路、桥梁、广场、井巷、港口、隧道、公共交通、绿化、供水、排水、供气、供热和污水、垃圾、污物处理等工程档案。它是城市建设、管理、维护、恢复、改建和扩建的真实记录和基本凭据，是城市防御各种自然灾害和战争的重要依据，是国家重要的历史文化财富。它有科技性、专业性、成套性、复用性和准确性等特点，其成套性和准确性是其根本特点。

    （一）成套性

    科技档案的一个显著特点就是它的成套性，产品、设备档案以产品型号成套，科研档案以课题成套，基建档案及其城建档案以项目成套。城建档案的成套性是指城市建设每一项目建筑过程和成果所形成的整套档案，它是一个有机联系、成龙配套的整体。它反映项目建设的投资立项、勘察设计和施工竣工等三个阶段的连续性和项目建设各项专业内容内在的关连性。在项目建设的各个阶段都形成了各种文件材料。

    在项目投资、立项阶段，建设单位、建设行政主管部门、规划、土地、环保等部门形成立项报告、项目批准书、征地批准书、拆迁赔偿协议书、项目红线图、环保认可书和各种合同等项目前期性的文件材料；在项目勘察、设计阶段，建设单位和勘测、设计、消防、人防、地震等部门形成了项目的地形、地质勘测报告、设计图纸、工程预算、消防、人防、抗震认可书等工程基础性、依据性的文字材料；在施工阶段，建设单位和施工、设计、监理等有关单位在依图施工中形成图纸会审纪要、修改图、竣工图、设备及管线安装材料、竣工验收报告、工程质量检验材料、竣工会议文件及质量评定意见书、保修书、决算、审计材料、施工、监理记录、质量安全事故材料等。以上这些基本的文件材料，互为因果，互相印证和补充。它记录和反映阶段之间、工程结构之间、专业内容之间、各个部分之间、过程与成果之间的有机联系，构成一个有机整体。一个项目中，各种文字、图表与声像材料成套；勘测报告与勘测图纸成套；设计图纸与文字说明成套；竣工图纸中，建施图与结施图成套；建施图中，平面图、立面图、侧视图、透视图、效果图成套；结施图中，基础图纸与主体图纸成套，土建结施图纸与水、电、冷、暖的设备及其管线结施图纸成套；各种图纸中，图样与文字说明一体，图纸与图标、图章一体。总之，围绕一个工程项目，建设单位和各有关部门形成的各个阶段、各个结构、各个专业内容、各种载体的文件材料成套，立体、全面地记录和反映了一个工程项目全部过程、全部面貌和全部内容，反映阶段之间、结构之间、内容之间的内在联系。

    （二）准确性

    城建档案的准确性是指档案内容与建筑物、构筑物相一致，图物相符，准确无误。这不仅仅是图与物的方位、数量、类型、结构、形状、技术参数的一致性，更是图物所示的品种、质量、理化成份性能与效用的一致性，这是城建档案准确性的实质所在。城建档案的准确性是其根本特点，它关系建筑物的质量和效用，关系建筑物的管理、维修、改建和扩建。

    如果图物不一，建筑物管理和维修就会瞎子摸鱼、到处碰壁、到处开挖，造成极大浪费，甚至造成断水、断电、断气和安全事故，造成重大损失。城建档案的准确性必须强调以下几个方面：1、基础和其他隐蔽工程档案的准确性。工程基础状况和墙体、楼板中的各种管线，在施工隐蔽后看不见、摸不着，因此留下的档案的准确性尤为重要。竣工图、施工记录、照片等文件材料所示的建筑物的方位、性质、构造、规格、数量、技术参数、质量等，必须与实际的建筑物完全一致。2、建筑物一般档案的准确性。项目竣工图、设备安装图所示的建筑物、构件、设备的类别、型号、编号、位置、结构、质量、连接方法、安装偏差等必须与实际的建筑物及其设备相一致。3、修改图纸的准确性。施工中若有偏差或修改，必须履行批准程序和手续。一般修改的，要有修改通知书，在原图上作相应修改和签章，加以文字说明；重大修改的，必须重新绘制图纸，并有文字说明、修改通知书。施工修改中务必确保图物一致，绝不允许擅自修改，绝不允许图物不一。4、维修、改造档案的准确性。在工程的维修、改建、扩建中，建筑物发生了变化，产生新的图纸，原图上应作相应的更改和说明。同时，必须同新产生的图纸合成一套保存，确保建筑物的变化与图纸的变更相一致。5、城建档案的真实性。竣工图的真实性、准确性尤为重要。竣工图一定要在施工现场直接形成，不能施工后“闭门造车”，不能简单地把施工图当作竣工图，没有标明施工修改部分。档案所示的建筑物的类型、面积、体积、质量、用途和效用必须与建筑物一致。档案不能造假，面积不能缩水，公共设施的面积另当计算，不能混入楼层的建筑面积和使用面积，也不能更改为其他建筑用途。建筑质量不能造假，不能以次充好。装修时，建筑的基本结构和承重结构不能随意改变，不能造成图物不一，影响建筑物的质量。

二、如何确保城建档案的成套性与准确性

    确保城建档案的成套性和准确性，难度较大。一是涉及的有关部门广、人员多。除了建设单位外，还涉及主管建设、规划、消防、环保、土地、人防、地震、建行、勘察、设计、施工、监理、检验等诸多部门及其诸多有关人员。施工单位还涉及土建、水电、装修等各专业队伍及其技术人员。面广人多，要大家都重视城建档案的形成和归档实属不易。二是建筑过程长，有关单位和有关人员流动性大，档案形成的条件差。一个项目建设过程短的数月、长的数年，每个阶段档案的交接难以完整、准确。勘测、设计、施工队伍的流动性大，稍不注意，队伍一撤离，档案难以收集齐全。工程变更时稍不注意，施工图纸修改就遗漏了。施工环境较差，许多文件材料保存在工棚，经常在工地现场使用，风吹、日晒、雨淋，难以完整。因此，必须从法规、制度、教育、业务、行政和经济手段等方面强化城建档案的形成、积累、整理和归档，确保它的成套性和准确性。

    （一）法规化

    首先，必须认真实施工程建筑和档案工作的法律、法规，坚决贯彻、执行国家《档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》和《建设工程质量条例》以及国家档案局、城乡建设部颁发的《城市建设档案管理暂行规定》等法律、法规。在实施时，关键的一招，行之有效的措施，就是把城建档案形成、积累、整理、归档工作及其成套性、准确性的要求，列入项目建设的各种合同，列入勘察合同、设计合同、施工合同和监理合同等，以合同形式实现城建档案工作的法规化，确保它的成套、系统、准确和安全。

（二）制度化

    在实施城建档案法规中，各有关单位和人员应当结合实际，制定切实可行的基本制度和岗位职责，使城建档案的形成、积累、整理和归档成为工作的一项基本制度、基本程序和工作习惯，特别强调实行“三纳入”、“三同步”和“三参加”和问责等制度，确保档案的成套性和准确性。

    1、“三纳入”制度

    城建档案的形成、归档及其成套性、准确性的要求，纳入项目建设计划；纳入项目建设程序；纳入项目建设有关部门和有关人员的职责范围。（1）纳入计划，就是纳入项目建设规划和投资立项。建设部门和城建档案馆的领导头脑里要有城建建档这根弦，有意识地注意城建档案形成。每年按照城市建设计划、项目、举办建设项目有关单位和人员的业务培训班，列出档案形成和归档的“菜单”，提出归档的范围、时间和成套性、准确性的要求。（2）纳入程序，就是纳入项目建设各个阶段的工作程序，纳入项目建设的整个管理活动。从建设每个工作程序的开始，就注意城建档案的形成和积累，每个工作程序的结尾，都要进行文件材料的收集、整理和归档。（3）纳入有关部门和人员的职责范围，就是纳入城建技术负责人和技术人员这些档案形成者的岗位职责。他们最熟悉档案的来源、价值、形式、内容及其更改等情况，熟悉档案形成的来龙去脉及其内在联系，最清楚档案成套性和准确性的范围、数量、价值和质量。城建档案形成者最能把握和做好它的形成、积累、整理和归档工作。总之，“三纳入”制度的实质就是把档案的形成和归档工作落实到档案形成的第一的直接的责任者身上，这是从城建档案的源头和出处做起，这才能抓到点子上。

    2、“三同步”制度

    “三同步”就是城建档案的立档与立项同步；与开工同步；与竣工同步。（1）与立项同步，就是在项目立项和签订各种建设合同时，就开具建档“菜单”，提出归档的范围、时间、数量和成套性、完整性的要求。（2）与开工同步，就是施工单位在施工过程中，特别是隐蔽工程，必须同时编制竣工图纸。平时注意收集、积累各种图纸、检验材料和施工记录、竣工图及其说明材料，切不可等到竣工后补做竣工图和有关材料。（3）与竣工同步，就是在工程项目竣工时，首先进行城建档案归档的检查和验收，做好补缺补漏。如果档案不成套、不准确，整个工程不算完成，不得进行验收。否则，等到施工队伍撤离了，才去追收档案，就悔之晚矣！总之，“三同步”就是建档工作与项目建设全程同步，完成建设任务、获得建设成果的同时，也留下了成套准确的档案。

    3、“三参加”制度

    “三参加”就是城建档案馆和建设单位档案室及其档案人员在项目建设中，全程参加建档的管理；参加建筑设备开箱工作；参加项目竣工验收。（1）档案人员在项目建设的全程参加建档管理，进行业务指导和监督。（2）建筑设备开箱时，档案人员参加检查、验收设备档案，指导收集设备的技术图纸、使用说明书、合格证、维修卡和安装调试等有关材料。（3）项目竣工时，城建档案馆、室和人员先行检查、验收竣工档案，按档案的业务规范和成套性、准确性的要求指导档案的收集和整理，在竣工三个月或六个月之内接收进馆。

    4、问责制度

    建设、档案等行政主管部门和城建档案馆负责执行城建档案的问责制度，对城建档案负有职责的有关单位和人员依法进行检查和监督。遵照国家《档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》（简称《条例》），对城建档案的形成和归档工作造成渎职、失职和违法、违规行为进行严肃查处。根据档案损毁、丢失，对档案的完整、准确和安全造成损失的事实、性质、数量、价值、情节等情况追究责任，进行行政处罚和经济罚款。特别强调按《条例》第59条的规定：“建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处1万元以上10万元以下的罚款。”并按《条例》第73条的规定：“对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人处单位罚款数额5%以上10%以下的罚款。”以此行之有效的法规来确保城建档案的完整、准确和安全。
   
    （三）意识化

    城建档案的形成和归档，档案成套性、准确性的要求，不但要列入各建设有关部门和人员的岗位职责，而且要增强他们的档案意识，特别要增强主管领导和直接责任人的档案意识，把建档工作作为他们的自觉行动和职业习惯。这就必须加强档案的宣传教育，运用档案成套、准确与残缺、失真造成不同后果进行正反两方面的教育，大力宣传城建档案完整、准确的重要性。在布置建设工作任务的同时，布置建档工作，提出成套性和准确性的要求，使他们头脑中有建档这根弦，做到建档工作意识化。

    （四）规范化

    城建档案业务工作必须规范化，才能确保它的成套与准确。必须认真执行国家标准、部颁标准和地方标准，执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《建设工程文件归档整理规范》、《福建省建设工程竣工图编制办法》、《城市建设档案案卷质量规定》和《福建省建设工程档案编制验收及报送暂行办法》等业务规范。

    1、首先，做好城建档案形成的标准化

    （1）档案制成材料标准化。纸、字、胶卷、磁盘等材料的标准化，材料耐久，字迹、图像清晰。（2）档案形成的格式、内容标准化。文件、图纸、表格、计算材料的文字、线条、符号、标记必须标准化，不能标新立异。其格式和内容必须真实，准确表达建设项目的实际，做到文件标准化、图纸、表格标准化，图物相符。城建档案中，竣工图是项目建设的成果档案，必须完整、准确。按图施工，没有变动的，要加盖竣工图章；一般变动的，原图要加以修改补充；重大变动的，要重新绘制竣工图；改建、扩建的，应将相关项目的竣工图等材料统一整理归档，并在原图案卷中增补必要的说明。

    2、做好城建档案整理、归档的规范化

    认真按照城建档案的业务规范，按照归档的范围、套数、时间、保管期限和成套、准确的质量要求，进行收集和整理，进行分类、组卷和编目、编号。（1）分类。以工程项目为基本单位分类。（2）组卷。按工程项目的专业、结构或内容结合保管期限分别组卷。项目依据性和管理性的文字材料按问题组卷。卷内按批复与请示、正本与底稿、文件与图表的顺序排列。图纸按建筑、结构、土建、水、电等分别组卷，卷内按图号顺序排列。照片按开工前、施工中和竣工后三个阶段的顺序排列，每张照片附以文字说明，照片与底片成套。一个项目的全部案卷按依据性、基础性和成果性的材料的顺序排列，反映项目的立项、设计、施工和竣工的全过程。（3）编目、编号。以电子计算机辅助编目。每个案卷应有案卷题名和卷内目录。图纸有图号的不另编号。案卷按其排列顺序编流水号。（4）套数。每个工程项目档案都应整理三套，建设单位、城建档案馆、国家综合档案馆各存一套。如果项目工程档案太多，纸质档案数量大、复制成本高，可制成电子档案保存，节约档案成本，纸质档案留存城建档案馆。

    （本文作者：詹爱民 福建省泉州市城建档案馆，原载《城建档案》2011年第7期39-42页。）