您的位置：网站首页 >> 城建档案工作资讯 >> 新形势下加强城建档案管理的对策与建议

    【摘　要】“十二五”期间，城市化进程将进一步加快，城建档案管理工作任务更重、压力更大，做好城建档案管理工作的意义也更加重大。因此，本文主要分析了新形势下城建档案管理工作中存在的主要问题及深层次原因，并提出了相应的解决对策与建议。

    【关键词】城建档案管理　对策与建议　新形势

    2011年是十二五规划的开局之年，这样的关键时期，城市化进程将进一步加快，城市建设内容更丰富、程序更复杂、任务更繁重。在这种背景下，本文研究城建档案管理中存在的问题和对策，具有十分重要的意义。

一、新形势下加强城建档案管理的必要性

    （一）加强城建档案管理是推动城市发展的必然要求

    城市发展是一个循序渐进的过程，需要遵循一定的规律，并符合城市发展的阶段性特征。这就要求必须对城市发展的历史和各种大型建设有深入的了解，显然，了解这些内容，离不开城市建设档案。同时，城市建设档案也可以为城市发展积累一定的经验和教训，从而促进城市更好地发展。

    （二）加强城建档案管理是见证城市发展的必然要求

    任何一座城市发展过程中，都会留下一些历史、文化、资源等宝贵财富，特别是一个城市的建设，更能彰显城市的风格、特色和内涵。因此，从这个意义上讲，城建档案管理可以较好地见证城市发展，为后人留下一笔宝贵的财富。

    （三）加强城建档案管理是应对突发事件的必然要求

    城建档案对于应对突发事件、保障居民生命财产安全具有十分重要的意义。例如，城建档案中，就会保存整个城市地下管网设施的资料，一旦遇到地震、洪水等自然灾害，或者遇到煤气泄漏等应急事件后，档案资料的完整可以为实施营救、制定对策提供参考依据。

二、当前城建档案管理中存在的主要问题及原因

    （一）城建档案管理中存在的问题

    1、档案收录问题

    档案收录突出问题表现在两个方面：一个是收录不全的问题。实践中，城建档案管理部门很难将所有的城市建设项目档案收录起来，存在遗漏问题。二是收录内容不准确。有些已收集的城建档案，存在图纸缺失、审批手续缺失等问题，有的材料竟然不是最终稿。

    2、档案利用率低

    实践中，城市建设相关单位、机构对城建档案的认知程度不高，不到万不得已，一般不会查阅城建档案，导致城建档案的利用人次、卷次等指标都非常低，难以发挥档案的积极作用。

    3、管理水平不高

    从技术层面来讲，有些地方的城建档案管理水平还比较低，档案分类不科学、存放不合理等；从业务层面来讲，有的地方城建档案规范化程度不高，没有完善的管理流程或程序，随意性比较大。

    4、信息水平较低

    在国内一些大型图书馆或者先进院校的图书档案管理机构中，档案管理已经全部实现了信息化操作。但是，在城建档案管理领域，完全采用信息化操作的并不多，许多地方都是采取传统的档案管理模式和人工操作方式，信息化水平非常低，这影响了档案管理的效率和效果。

    5、档案人才缺失

    新形势下，档案管理需要专业的人才。但是，从目前许多地区的城建档案管理实际工作看，许多档案管理人员都是业余的，或者成为了一些年龄大、能力低的机关干部的“避风岗”，这显然不适应于未来发展的要求。

    （二）城建档案管理问题的深层次原因

    1、思想重视不够

    从现实情况来看，各级政府对于城建档案管理重视程度还很不够，有的干部认为城建档案管理是可有可无的事情。这就决定了在政府整体工作中，根本就不会考虑城建档案管理问题，城建档案主管部门也不会把这项工作作为重要工作来说，只求过得去，不求过得硬。

    2、投入力度不够

    思想上不够重视，决定了在行动上也不会有过多的倾斜。一方面，资金投入力度不够，导致城建档案管理工作设施、设备落后，先进信息化技术应用更是不可能的事情。另一方面，人员力量不足，上级主管部门不会着力引进优秀的人才，同样，真正想干事的人才也不想从事城建档案管理工作。

    3、制度建设不够

    一是操作流程制度不完善。档案收录、查阅、回收应该遵循什么样的程序，有的部门仍然没有理顺，导致十分混乱。二是工作标准不完善。一些档案收录应该履行什么样的标准，这在许多档案管理部门还没有明确，工作人员根本就无从核对档案是否符合收录条件。三是内部管理制度不完善。主要是人事管理制度、考勤管理制度、激励管理制度等，许多部门仍然没有建立起来，有的即使建立了，却十分不完善。

三、新形势下加强城建档案管理的对策与建议

    （一）思想上要高度重视

    一是重视长远谋划。城建档案主管部门要把档案管理与城建等工作放在同等重要的位置，一同谋划、一同部署、一同推进。城建档案管理部门也有每年制定工作计划，切实抓好城建档案管理工作。二是重视监督检查。理论上，没有检查监督，就没有工作落实。因此，城建档案管理工作一定要纳入部门整体考核评价体系之中，通过科学考核评价工作实绩，并把考核结果与部门、工作人员的奖金、提拔、任命等紧密联系在一起，切实提高工作的主动性和积极性。

    （二）加大资金投入力度

    资金是加强城建档案管理的基本保障，在具体运作过程中，财政部门要充分考虑新形势下城建档案管理的重要性，在资金上加大投入力度，确保提供充足保障。同时，要避免投入的长期一成不变，应该建立年度递增机制，随着政府财政收入的增长和城建档案管理的实际需求，每年递增财政投入。当然，财政投入也并非无条件的、任意的。一是要科学评估资金需求，根据需求投入资金。二是要加强资金使用监督，确保资金按照需求使用。三是要提高资金使用效率和效益，避免出现铺张浪费等问题。

    （三）引入先进信息技术

    信息技术是推动城建档案管理跨跃提升的重要抓手。因此，建议有条件的城建档案管理部门逐步实现信息化操作。一是要科学设计。城建档案管理部门可以聘请专业的系统供应商进行设计程序和软件，确保符合单位实际，又达到最大功效。二是要加强学习。当前，我国许多地区都有先进的档案馆，城建档案管理部门要加强交流学习，主动学习借鉴同类单位的好经验、好做法，避免走弯路。三是要升级改造。信息化时代，信息技术日新月异，更新的速度非常快，也许当前还适应需求，但是，用不了几年就一定落伍了。因此，档案管理系统设计最好呈现开放式的、兼容性的，以便于后期的更新和升级。

    （四）打造一流人才队伍

    城建档案管理发挥重要作用，核心需要依靠优秀的人才队伍。一方面，可以考虑引进优秀的人才。当前，我国高校毕业生面临着就业难的问题，就业市场可谓是“供大于求”，这为城建档案管理引进人才提供了难得的机遇，可以从高等院校的档案管理、计算机等选拔适合的优秀人才。另一方面，可以考虑内部挖潜培养。有的城建档案管理部门，内部本身就存在一些有潜质的人才，只要单位加大培养教育力度，就一定能够成才，这样既可以节约人员投入成本，也利于人才的留用。

    （五）建立健全管理制度

    规章制度是城建档案实现长效、常态管理的重要保障，建议城建档案管理部门建立健全相关管理制度。例如，应该完善内部管理制度，包括考勤、考核、例会等常规制度要建立起来，这样有利于提升单位的形象。再如，单位激励制度要建立起来，包括奖励、提拔、任用等制度，一定要体现公平性和竞争性，激发工作人员的积极性和主动性。此外，相关的业务制度也要不断健全，包括存档制度、查阅制度、服务管理制度等。

    总之，新形势给城建档案管理工作提出了新的任务和新的要求，基于城建档案管理的重要作用，建议相关部门和单位要从思想上重视这项工作，加大投入力度，实现信息化操作，打造一流队伍，完善管理制度，切实推动城建档案管理工作再上新台阶。

    （本文作者：王文斌 广东省中山市城建档案馆 原载《城建档案》2011年第7期47-48期。）