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    【摘　要】在人事制度改革不断深化的新时期，人事档案工作与社会发展不相适应的矛盾日益凸显，存在着档案意识淡薄、利用价值低、内容建设欠缺、规章制度可执行差、队伍不稳定等问题，人事档案归属权不明确、传统的观念和管理模式以及人事及人事档案工作不到位现象限制了档案工作的发展。

    【关键词】人事档案　档案管理　主要问题

    在社会主义市场经济不断发展、人事制度改革进一步深化以及流动人员不断增多的新形势下，人事档案工作仍沿袭传统、封闭、统一的管理模式，已不能适应时代的发展。认清新形势下人事档案及其工作中存在的问题，深入剖析形成这种现象的历史和现实原因，有助于寻找对策，推进人事档案工作不断发展。

一、人事档案工作存在的主要问题

    （一）公众人事档案意识淡薄。人事档案主要为人事部门利用，长期隐藏在幕后，这一特点使人事档案披上了神秘的面纱。中新网曾经公布了一项调查数据：在2068名被调查者中，认为“工作中注重的是能力，人事档案没用”的占到被调查人数的49.3%，只有38.64%的人认为“择业自由，但档案不能遗弃”。可见，被调查者中近半数的人认为人事档案无用。

    （二）人事档案利用价值弱化。人事档案存在目的是为了利用，利用也是衡量和检验人事档案工作的重要标准。最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》（法释[2001]33号），对民事诉讼中不同证据对同一事实的证明力大小的规定为：国家机关、社会团体依职权制作的公文书证一般大于其他书证；物证、档案等大于其他书证。人事档案的“凭证”功能是人事档案的本质功能，具有揭示身份、出具证明的不可替代的原始证据作用。因此在职称评定、转正定级、婚育证明、办理退离休手续、办理社会保险等工作中，都要核实人事档案以办理相关手续。但是随着市场经济的发展，社会化管理手段不断推陈出新，人事档案与社会管理职能的分离已经越来越明显，传统的“单位人”将越来越多地转变为“社会人”，现在人事档案的很多功用正在逐渐弱化。现今劳动者都持有缴费手册，上面记录有参加工作的时间和单位，可以清楚地核算个人的保费数额，无需再次核实人事档案。

    （三）人事档案内容建设欠缺。一方面档案材料未能充分反映人员全貌。材料的齐全完整性是保证档案质量的基本要求，但目前很多人员的档案材料不齐全，尤其是作为人生经历重要参考依据的履历材料、任职材料和考察材料，反映工作实绩的年度考核材料，反映受教育程度的学历学位材料等未收录其中，使档案的参考价值受到严重影响。另一方面档案信息不准确现象十分普遍。档案材料信息的真实准确性是档案发挥凭证作用的根本要求。人事档案关系到个人提职、升迁、工资水平、福利待遇等切身利益，但是档案中个人年龄、工龄等个人信息不一致的现象十分普遍，为人事部门的认定工作带来了很大障碍，甚至存在虚假的档案材料。

    （四）人事档案规章制度可执行性较差。中国人事科学研究院的研究表明，目前我国人事档案制度改革大大落后于干部人事制度改革的整体进程。机构改革和人事制度改革将中国的主要法人机构分成了机关、事业单位、企业三种机构，相应地将其中的工作人员也分为了公务员、事业单位工作人员与国有企业员工。对这三种人的管理采用不同的模式，公务员适用《中华人民共和国公务员法》，事业单位主要适用国家人事部颁布的有关聘用制的规定，企业员工适用《中华人民共和国劳动法》和《中华人民共和国劳动合同法》，三者在人事制度上已分道扬镳，而在人事档案管理上仍统一按照《人事档案工作条例》等规章制度来管理。而目前执行的《人事档案工作条例》、《人事档案整理工作细则》、《企业职工档案管理工作规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等规章制度大多形成于上世纪90年代，已经明显滞后于人事制度改革的步伐。

    （五）人事档案管理人员队伍不稳定。尽管中组部在1990年颁布的《人事档案工作条例》中明确规定:“每管理一千人的档案需配备一名专职人员，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员”。但是从现实情况来看，专职档案管理人员较少，人员流动性大是一个不容忽视的问题。档案人员多数是以其他工作为主，人事档案工作为辅，仅能达到“我管你查”这种低层次的要求。而真正高学历、年富力强的人员因其工作的清苦、单调、乏味而不愿从事档案工作。人事档案工作人员不稳定、业务素质不高，导致人事档案工作者队伍的整体业务水平、科研水平较低。

二、原因分析

    （一）人事档案归属权不明确导致社会上人事档案意识淡薄。人事档案中保存的都是干部个人的材料，既有本人填写的履历、自传等材料，也有组织上出具的任免、考察、工资等材料。但是，人事档案在形成之后本人却不享有它的所有权。档案保存在单位的组织人事部门，在单位之间进行转递，个人无法看到自身的档案。此外，档案的使用通常局限于用人单位，个人不了解档案对自身的价值所在，因此对自己的档案漠不关心，认为档案无用也就不足为奇了。

    （二）封闭的管理模式和保密性要求从根本上限制了人事档案工作发展。人事档案大多保存于机关内部的组织和人事部门，主要供领导和组织部门查阅，并不对外开放。这种封闭的管理模式尽管有利于人事档案的保密，但是，对人事档案内容的过度保护，使人事档案的利用受到限制，直接影响了人事档案的利用。一方面人们不知道自己的人事档案中有什么材料，个人知情权难以体现；另一方面人事档案因缺少本人的有效监督，使档案中的错误信息得不到纠正，同时限制了个人发挥主动性和积极性充实完善档案材料。同时，人事档案管理封闭模式限制了人员的流动，降低了人力资源的使用效率，阻碍了人员的合理配置。

    （三）收集工作不到位、人事工作不认真导致人事档案利用价值弱化。在收集工作中，许多单位或部门档案意识淡薄，形成的材料未及时归档，导致部分档案材料内容不完整，不能跟上个人经历的变化。如形成的奖励材料、培训材料没有及时交到人事部门归入个人档案；个人档案中鉴定、考察等评价性材料千篇一律、官话套话较多，参考价值不大。档案材料收集渠道不通畅，对于用人单位需要了解的个人综合信用等方面的材料未能收录入档案中。

    档案材料之所以具有无可辩驳的证据作用，就是因为大多数材料是各主管部门依法履行部门职能形成的，或者是当事人自己手书、签字认可并且按照规定程序经过组织确认的原始材料。但是由于有些单位人事工作不够认真，在形成任免、考察等材料时，没有认真核对人事档案，或未能与本人沟通情况，致使形成的材料信息有误；个人在递交材料时，人事部门没有认真审核就盖章确认，导致了档案中信息前后不一致，为档案的利用造成了障碍。材料收集和人事工作的不到位直接导致了人事档案的作用被削弱，严肃性降低。

    尽管在现阶段人事档案工作存在着诸多问题，但是根据其历史发展和现实需求，人事档案作为全面反映干部情况的基本凭证和重要依据的作用没有变，人事档案工作仍然是国家档案事业和组织人事工作的重要组成部分，也是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节。我们要在正确认识人事档案工作现状的基础上，深入研究，不断推进人事档案工作建设。

    （作者：李雅丹 中国民用航空局，原载《城建档案》2011年第7期第75-76页。）