重庆市档案局

二○一一年七月三日

       

    重庆市位于我国西南部，是长江上游重要的中心城市，也是我国西南工业重镇、商贸口岸、交通枢纽。重庆直辖、三峡移民、西部大开发给重庆的经济社会发展带来了巨大的机遇，也加速了重庆的基本建设步伐。去年实现全市生产总值7800亿元，地方财政收入1991亿元，全社会固定资产投资6935亿元。去年我市政府主导类重点建设项目有176个，总投资6500亿元，主要分布在交通基础设施、能源建设、城市基础设施、园区基础设施建设、节能减排和生态环境建设以及水利基础设施等领域。

    近年来，我们按照国家档案局的要求，加大了对建设项目档案工作的监管力度，在全市建设项目档案工作中提出了“重点关注，全程跟踪，监督指导，热情服务”的指导思想。我们通过制发文件，召开重点建设项目档案工作会议，开展培训和监督、检查，对项目档案管理工作进行业务指导，参与项目档案验收等形式，有力推动了我市建设项目档案工作的快速发展。据统计，“十一五”期间，市级重点建设项目有588项，市档案局共参与100多项重点建设项目的档案专项验收。现将我市建设项目档案工作情况汇报如下。

    一、我们的主要做法

    （一）完善法规体系，营造法制氛围

    首先，积极贯彻执行国家有关项目档案工作的规定。及时转发国家档案局《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《重大建设项目档案验收办法》、《关于加强新增投资项目档案管理的通知》等文件，并针对我市实际提出了实施意见。其次，制定和修订了《重庆市实施<中华人民共和国档案法>办法》、《重庆市城市建设档案管理办法》、《重庆市三峡库区移民档案管理办法》等法规规章。在修订《重庆市实施<中华人民共和国档案法>办法》中，我们根据管理项目档案工作的需要，保留了档案行政管理部门对重点建设项目档案工作监督检查的有关规定；在参与修订《重庆市城市建设档案管理办法》的过程中，我们按照国家有关档案工作法律法规的规定，提出修改意见和建议，尽可能地督促该法规的有关规定与国家有关档案工作法律法规保持一致。第三，争取政府对项目档案立法工作的重视和支持，我们提出的《重庆市重大建设项目档案管理规定》的立项申请已被列入市政府规章立法调研项目，目前调研工作正在进行中。第四，出台相关规范性文件。我们与市计委印发了《重庆市重点建设项目（工程）档案验收办法》，与市水利局印发了《重庆市水利建设项目（工程）档案专项验收办法》，配合市交委制定了《重庆市高速公路建设项目档案验收办法》等，我们还坚持每年针对市政府确定的重点建设项目名单，通过制发文件，对这些重点建设项目的档案工作提出要求。第五，全市各区县和有关单位制定了建设项目档案管理的规定和办法。如我市的合川、九龙坡、长寿等区出台了本辖区重点建设项目档案管理办法；重庆高速公路集团有限公司、重庆交旅集团分别制定公路工程竣工文件编制办法；重庆钢铁（集团）有限责任公司制定了《重钢集团环保搬迁档案管理办法》等一系列规定和办法。

    （二）联合监督检查，建立监管机制

    建设项目涉及行业多，领域广，档案工作要求不尽相同。我们紧密联合各有关主管部门建立重点建设项目档案工作的监管机制，对重点建设项目档案工作开展联合监督检查。首先，加强与有关部门共同监管的力度。我们经常与行业主管部门加强联系和沟通，通过行业主管部门，共同加强重大建设项目档案工作的监督管理。其次，把重点建设项目竣工档案的归档质量作为重点来进行控制和规范。我们配合主管部门对建设项目竣工资料编制工作进行了严格的规范，要求建设项目业主单位结合建设项目档案工作实际，制定项目竣工资料编制办法。第三，通过各种专业会议贯彻国家有关要求。通过多年的探索，目前，在我市重点建设项目档案工作中，已形成了档案行政管理部门和行业主管部门齐抓共管的良好局面，建立了适合我市特点的重点建设项目档案工作联合监督管理机制，保证了我市重点建设项目档案工作的有序推进。

    （三）纳入全程控制，建立控制体系

    项目建设单位对招投标、设计、施工、监理、竣工等全过程档案的有效控制是做好建设项目档案工作的关键。我们积极引导和鼓励项目建设单位在坚持国家有关规定的原则下，结合自身特点建立档案管理工作，并针对各个行业的不同特点分类指导，帮助行业主管部门和项目建设单位建立项目档案控制体系。目前，市交委、重庆高速公路集团、重庆轨道交通公司等行业主管部门和项目建设单位已探索出一批适合自身特点的项目档案控制制度。如重庆高速公路集团实行工程质量保证金制度、对技术文件实行专家组定期现场审查的制度、档案验收组成员组成制度；市交委质监站在定期开展的质量监督工作中，将建设项目的质监资料作为质量监督的重要内容进行检查，保证了现场资料的真实准确；重庆轨道交通公司实行了“工程档案技术交底”制度，档案工作定期检查制度。重钢集团在实施环保搬迁项目过程中，将档案工作纳入到环保搬迁规划之中，将项目档案管理制度纳入整个工程建设管理体系之中，将档案管理的内容纳入了各参建单位的各项管理制度；将工程档案的控制节点从以往的归档前指导或接收环节前移到招投标文件的拟定环节，从源头对工程建设项目进程和资料流向进行有效监控；会同工程质量监督站、监理公司、业主项目部对总包单位、施工单位及各参建单位的竣工资料编制情况定期进行业务指导、专题检查和不定期抽查；派工作小组对新老厂区的建设过程和拆迁情况进行拍摄，收集相关实物，协助公司相关部门以航拍、创作报告文学、拍摄纪录片和电视剧等形式，对新老厂区进行全方位立体记录，很好地实践了“纳入体系，全程控制，联合督查，立体记录”的项目档案监管模式。

    （四）精心指导培训，完善服务机制

    以“重点关注，全程跟踪，监督指导，热情服务”为指导思想，把建立完善建设项目档案工作服务机制作为我市建设项目档案工作的重要内容。主要做法是：一是深入调查研究，悉心开展业务指导。坚持以市政府每年提出的重点建设项目为龙头，主动加强与项目主管部门和项目业主单位的联系，在对项目档案工作情况进行深入调查研究的基础上，采取分类指导、重点关注、全程跟踪的方法，悉心开展重点建设项目档案的业务指导工作。二是抓好档案人员的业务培训。近五年，市档案局单独举办全市性的重点建设项目档案业务培训3次，与高速公路集团、水投集团、能投集团、燃气集团、地产集团等主管部门联合举办大规模的重点建设项目档案业务培训10余次，共培训档案人员3000多人次。三是建立开放互动的工作机制。建立了工作QQ群和公开信箱，即时交流解决建设项目档案工作中出现的各种问题，确保建设项目档案工作良性开展。

    （五）加强基础管理，提升管理水平

    近年来，我们把加强建设项目档案的基础业务建设作为提升我市建设项目档案工作水平的首要任务，要求各参建单位严格贯彻执行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等有关标准规范，严格归档措施，控制归档质量，确保内容准确，做到整理规范。同时针对我市信息化建设工作进程，逐步提出了重点建设项目档案的信息化建设要求，努力提升建设项目档案的信息化建设水平。此外，我们还把重点建设项目档案基础设施建设作为工作重点，许多项目建设单位都能高度重视档案管理硬件建设，在项目建设的同时就考虑了档案工作用房的需要，配备专门的档案库房和必要的设施设备，确保了档案的安全。

    二、存在的主要问题

    （一）标准不统一。目前，我市在项目档案的管理工作中执行的标准有两类，一类是国家档案局颁布的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等，这一类标准主要由档案行政管理部门和交通、水利、铁路等各专业主管部门在推行。另一类是建设部颁布的《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》等，这一类标准主要是建设部门、城建档案馆在推行。两类标准在管理规定和整理要求上的不一致，给项目档案的收集、整理、管理和移交工作带来了许多问题。

    （二）项目档案工作缺乏有效的监管。按照国家有关档案工作的法律法规规定，对项目档案工作的监督、检查和指导是档案行政管理部门的重要职责。但是，由于我国档案工作体制机制的原因，使档案行政管理部门缺乏相应的管理手段和控制措施，对许多重点建设项目的档案工作无法实施监管，特别是对市政工程的监督、检查和指导工作，档案行政管理部门基本无法参与。

    （三）缺乏对援建项目档案工作的监管。我市的对口援建项目主要分布在三峡库区和远郊县，援建项目大多为医院、学校、乡镇办公楼以及城市基础设施项目。从总体情况看，对口援建项目一般由所在区县的对口支援办公室或招商局对口办负责项目的引进和安排，市档案行政管理部门难以掌握全市援建项目概况。项目建设的质量监督由建设行政主管部门负责，项目档案工作由项目建设的业主单位负责，项目档案的监督、检查和指导则多是由项目的主管部门负责。在项目建设完成后，一般是向项目的主管部门移交一套竣工档案，没有向地方综合档案馆移交，所以当地档案行政管理部门基本没有参与援建项目档案的监督检查和指导工作。

    这些问题的存在，造成了档案行政管理部门不了解项目建设进度，难于开展业务指导工作，不易参加项目档案验收，对建设项目档案工作监管质量不高。同时也给基层单位带来了到底应该执行哪个标准、到底是哪个部门对项目档案工作进行指导、验收和监管的困惑。

    三、工作体会

    （一）重点建设项目的重要性决定了重点建设项目档案工作尤为重要。重点建设项目是汇集一个地区大量的人力、物力、财力，建成后对该地区产生重大影响和发挥重要作用的建设活动，在其建设过程中将会产生大量档案资料，这些档案资料对于建设活动的进行、建成后的管理维护以及发挥历史记忆功能都具有不可替代的作用。

    （二）参与项目建设的单位人员众多决定了对项目档案工作实施日常监管尤为重要。建设项目一般涉及多个单位，就需要由项目建设单位对各参建单位加强监管，统一要求；参与建设项目的人员众多，流动性大，每个参与者都可能要形成档案，就需要建立日常监管制度，提升全员档案意识，养成良好的工作习惯，在文件形成时就要符合归档要求，在文件办理完毕时及时履行归档手续。

    （三）项目建设的专业性强决定了档案部门和相关部门协调配合尤为重要。建设项目涉及行业众多、专业性强，档案行政管理部门一般对档案整理比较熟悉，但对于项目文件齐全完整很难掌握，这就需要借助行业主管部门、质量监督部门、监理单位等来实施。

    四、工作打算

    （一）对国家档案局重点建设项目档案工作检查组提出的问题进行全面整改。今年3月，国家档案局组织检查组对我市重点建设项目档案工作进行了检查，我们针对检查组提出的问题认真进行了梳理，并下发了通报，要求全市各重点建设项目要对照这些问题进行全面自查。今后还将加大对整改落实情况的监督检查力度。

    （二）积极推动《重庆市重大建设项目档案管理规定》出台。《重庆市重大建设项目档案管理规定》已列入市政府规章立法调研项目，下一步我们将积极开展工作，力争《重庆市重大建设项目档案管理规定》尽早出台。

    （三）继续加强与有关行业主管部门的联系，贯彻国家标准规范，注重日常业务指导，以监督和验收为手段，推动我市建设项目档案工作不断发展。

    五、工作建议

    （一）加强对援建项目档案工作的领导。从我市来看，援建项目档案工作基本处于监管盲区，亟需规范，建议国家档案局出台有关加强援建项目档案管理工作的文件，提高有关部门对援建项目档案工作的认识，提升援建项目档案工作水平。

    （二）制定和完善重点建设项目档案管理的法规体系。建议国家档案局抓住《中华人民共和国档案法》修改的机会，将建设项目档案管理的要求纳入法律法规的有关条款进行明确规定，并在《中华人民共和国档案法实施办法》中进行相应规定，同时，督促配合有关行业主管部门出台相关的建设项目档案管理办法。

    （三）建立行业建设项目档案工作检查机制。建议国家档案局联合有关行业主管部门分行业定期开展检查，全面推动建设项目档案工作。

    （四）组织交流学习培训。建议国家档案局组织一些建设项目档案工作业务培训、经验交流、学术研讨类型的会议，增长档案人员见识，提升档案人员业务素质。

 

 

 

    本文来源：重庆档案信息网   发布时间：2011-07-20