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    人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励、惩处、德才表现等方面的原始记录，主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人自然情况及参与社会方方面面活动的记载的真实反映。

    人事档案将伴随每个人的一生，并发挥着重要的作用。如：为个人提供身份认定和办理社会保险；申报职称；确定退休年龄；依据从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、确定工资待遇；提供应征入伍、考研、出国护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供就业与再就业、技能等级等有价值的材料；为社会提供全面、准确了解个人学业成绩、思想言行、业务水平、个人素质、历史情况及定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的材料。没有人事档案，人生权益就没有保障。

    在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会，档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分，计算机的发展与网络信息技术给档案工作带来了前所未有的大变革,时代要求加快档案信息化建设。

    人事档案的信息化，是把传统的纸质转变为电子化载体，网络化载体、数字化载体。档案信息转变为电子信息，是把原始静态人事档案发展为动态信息，是社会发展的要求，是信息时代的选择，是档案资源科学有效整合的手段。建立人事档案信息化，是在保管好实体档案的基础上，把个人信息资源录入数据库，建立每个人的个人档案信息平台，以姓名、性别、职务、籍贯、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索，以人事档案的目录作为条目链接，随时通过计算机增加个人的动态信息，如岗位调整、职务变动、考核、奖惩、教育、成果等数据资料。在丰富个人信息的同时，突出个人特色，达到档案的动态管理和补充。实现人事档案的电子化，是把有关信息全部录入计算机，利用干部人事档案信息对干部队伍进行综合分析，做到知人善任、选贤举能，使得档案的检索和查询更加迅速和快捷，为提拔、选用干部和人员考核提供信息和决策依据，使人事档案管理工作真正实现现代化和信息化。

    随着知识经济的发展，人才的流动数量和质量逐步增强。而非公有制单位无人事档案管理权限，因此在社会主义市场经济条件下产生了一种新型的人事管理方式——人事档案代理。人事档案代理是我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，将人事档案托管给人才服务中心，促进了人事档案管理的社会化、专业化、规范化，是与我国市场经济体系不断完善相适应的，将成为一种通用的管理模式。人才服务中心以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络系统，通过人事信息系统，读取个人基本信息，如：本人身份、受教育程度，就业情况，养老保险、医疗保险等信息。办事人员可通过系统软件迅速查阅档案信息和办理相关业务，使档案信息简便化、高效化、准确化，提升了人才服务中心档案管理工作的信息化水平，促进了人才交流。

    实现人事档案信息化，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养复合型的高素质人才。一是要为他们提供学习档案专业知识和新的档案管理信息技术的平台，档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、了解人事档案管理现代化的具体内容，掌握档案管理工作的新知识、新技术。二是应用以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，充分调动和发挥档案工作者的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为档案事业发展做出更大的贡献。三是引入竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。四是要将档案人员的培养纳入人才培养计划，加大智力投资。五是要关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报，为社会的可持续发展奠定坚实的基础。

    实现人事档案信息化，必须加强人事档案管理的现代化手段，增加资金投入，强化基础建设。基础设施是人事档案信息化建设的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。根据《中组部全国组织干部人事管理信息系统软件设计原则和规范》、《全国档案系统信息化建设实施纲要》的要求，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理，增加档案管理硬件设备，建立或配置符合要求的档案库房、配备空调、除湿机、档案密集架、电子消磁柜和计算机、打印机、扫描仪等设备，设置专业的档案装具及防火、防盗的自动监控系统；引进计算机管理软件，整合、优化人事档案信息资源，建立符合人事档案管理的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用。

    实现人事档案信息化，离不开政策法规标准体系的支持。加强与档案信息化相关的政策法规标准体系的建设，要逐步研究和完善发展相关政策法规标准，尽快制订我国档案信息化发展规划。目前，我国档案信息化发展规划尚未确立。为了克服目前标准不一、各自为政的分散局面，我们必须研究制订全国统一的档案信息化发展规划。通过制订相关措施，保证我国档案信息化网络建设沿着健康、稳定、有序的方向发展，使档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。

    （本文来源：贾云飞. 人事档案的信息化建设[J]. 机电兵船档案,2011,(4). 第67-68页。）