您的位置：网站首页 >> 人事档案管理 >> 学校人事档案管理的三个转变

    随着人事制度改革不断深入，绩效工资制将在学校逐步施行，教师评价逐步绩效化，教师对职业发展的需求不断增强等等，这些变化都对传统的人事档案管理提出了新的要求。如何改革人事档案管理模式，实行创新管理，充分发挥人事档案的功能，做好人事档案的开发和利用，是值得思考和探索的课题。

    一、传统人事档案管理的缺陷

    学校人事档案是学校在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的以个体为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的记录。准确完整的人事档案能全面反映个人的政治品德、业务能力、工作实绩等信息，是学校人事管理的重要依据。随着人事制度改革的不断深入，开放、和谐、共赢的新型人才发展观日益形成，传统的人事档案管理已不能与之适应，存在着以下不足：

    1.管理模式的封闭性。传统的人事档案在管理模式上采取封闭式静态管理，注重管理控制，忽视服务。教职工无条件提供档案资源，但学校对于档案资源的管理却神秘莫测，只有少数人可以看，仅供领导管理下属时使用，“单位控制”“组织保密”是传统人事档案的最大特点，服务意识严重不足。

    2.功能定位的单一性。传统的人事档案中记载政治面貌、家庭出身、社会关系等内容比较多，而记载专业知识水平、成绩贡献、潜在能力、道德品质、健康状况等方面的情况比较少，特别是反映广大教职工科研能力、创造业绩、工作表现、培训学习等方面的材料更少。

    3.利用手段的原始性。学校人事档案工作的最终目的是开发和利用档案信息资源，为学校的教学、各项管理工作服务，因此，档案利用状况始终是档案工作最为关心的一个重大问题。改革传统的原始性利用手段，加强人事档案的开发利用工作刻不容缓。

    二、创新人事档案管理需要三个转变

    传统的人事档案在管理模式、功能定位、开发利用等方面存在不足，因此需要创新人事档案管理理念，使人事档案的管理与人事制度改革、绩效工资制、教师评价绩效化、教师的专业发展需求相适应，实现三个转变，提升学校人事档案的管理水平。

    （一）从静态的管理控制向以人为本的服务转变。学校人事档案是教师在教学、科研、社会服务工作中形成的具有保存价值的历史记录，完整的人事档案反映了教师个人的劳动成果和智慧，也反映了学校的办学水平和师资力量，是教师考核、评优、职称晋升的重要数据，更是学校规划师资队伍和建设学科梯队的重要依据。因此改革传统的人事档案“注重管理控制，忽视服务”的管理模式，贯彻“以人为本”的服务理念，为教职工的全面发展提供“人性化”的服务尤为重要。

    建立教师成长档案。编制每一位教师个人成长的档案资料，如学历、课堂教学、高考成绩、学生评教、论文获奖、课题研究、指导学生获奖、校本课程研发等内容，以相关学校或全市教师发展水平为参照，确立教师成长目标管理，教师哪些方面是特长，哪些是“缺角”，建立平台予以动态公示，教师能对个人的情况一目了然，并能及早准备，未雨绸缪，使人事档案的管理切合不同类型专业技术人才的成长、发展规律，满足学校教职员工的专业发展需求。

    建立优秀人才成长人才库。学校专业技术人员集中，做好中层以上干部和优秀专业技术人员档案信息的建库工作。学校有功勋教师、特级教师、享受国务院特殊津贴的专家、省级名师名校长培养对象、地县市级学科带头人、骨干教师、教学名师等各级别人才，分类建立个人科研课题、成果、论文、教学优秀成果等相关资料库，定期跟踪收集最新材料，整理归档。为人事管理、人才选拔提供准确、可靠的信息，真正达到“观其卷，知其人，用其长”的目的。通过人才资源库最大限度地发挥人的能力，实现能力价值的最大化，从而实现组织整体发展的目标，有利于整体性人才资源的开发和优秀人才脱颖而出。

    （二）从“政治化”向“绩效化”的功能定位转变。传统的人事档案管文/陈小芳学校人事档案管理没有及时顺应时代变化进行变革，仍停留在计划经济时期的功能定位，在功能定位上强调单位控制和身份依附。侧重于“政治化”的管理，给人事档案蒙上了“政治档案”的神秘面纱，功能的单一性，极其不利于人事档案“绩”“效”作用的积极发挥。现在义务阶段实行绩效工资改革后，将在各类学校逐步推进实施，这不仅是分配制度改革,更是用人体制的变革。绩效工资改革是与事业单位人事制度改革、岗位聘任等相配套的系统工程，岗位绩效考核的内容、指标设计是涉及教师利益的大事。而绩效考核数据的提供必将源于人事档案。因此要转变观念，突出人事档案“绩效化”的信息记录功能，挖掘人事档案“绩效化”的数据分析功能，使人事档案从“政治化”管理走向“绩效化”管理，更好地服务于人事制度改革。一是人事档案的信息记录功能。高中学校各教学岗位具有不同的专业特征，绩效考核内容要能展现出不同岗位教职工的工作特点，把教职工的专业能力和全面发展作为重要导向。每个工作岗位的内容是不同的，具有技术要求、工作时间、劳动难度、工作压力等区分，让不同的人到最适合的岗位上去发挥最大作用。如何评判工作岗位与个人能力是否匹配，人事档案的信息记录成为重要依据，因此，人事档案的收集范围、价值取向更多地趋向于“绩效化”的需要，为教师绩效化评价提供权威数据和参考。二是人事档案的绩效分析功能。绩效考核的结果要运用于教师管理的各个环节。学校实施绩效考核的目的并不只是为了“绩效”,更是通过绩效考核提高教育质量,实现素质教育。要通过绩效考核发现组织和个人在工作中存在的问题和不足,找出解决问题、弥补不足的思路和方法。考核结果需要用在教师的招聘、录用、培训、开发、奖励、晋升、降职和辞退等各个环节，对教师产生引导与规范作用，实现个人的进步与发展。这就需要通过对人事档案信息数据进行统计和分析，通过加强人事档案的科学管理，发挥绩效分析功能，体现人事档案利用服务“以人为本”的宗旨，更符合教师专业化发展需求，使人事档案的利用实现封闭的“单一功能”向开放的“多元功能”转变，服务于绩效工资改革的需求。

    （三）从传统的“重藏轻用”向“多元化”的开发利用转变。人事档案如何为师生、学校发展服务值得不断探索。必须改变传统人事档案“重收藏保管，轻开发利用”的现状，从简单原始的利用手段向为学校的发展提供“多元化”的开发利用转变。人事档案开发包括两个层次：一是对人事档案信息源和信息渠道的开拓发掘，以获取更多的有用档案信息，如扩大收集范围等；二是着眼于对已掌握的人事档案信息作深度的思维加工或重组，不断发现和提高档案信息的利用价值，开拓档案信息在学校教学、科研、人才发现、培养、选拔和使用等方面的广阔用途。一是信息化、动态化的加工、重组。由纸质型档案向电子化档案转变，人事档案资源的建设手段逐步现代化，使档案信息的收集添加更加方便快捷，对人事档案进行信息化、集约化、动态化管理。在现代化的管理基础上，对人事档案中的人员信息按照年龄、学历、专业、职称、职务等进行分门别类，编制成不同的检索工具。对组织或个人的信息进行分析重组，使利用者对人事档案信息的使用既能够达到宏观控制、又能做到微观把握，加深人事档案信息利用的维度，提高人事档案资源利用的效能。二是建立学校复查评估档案资源库。学校经常迎接各类督导评估，涉及人事档案的相关内容，人事变动导致材料整理成了难题。人事档案管理要服务于学校重点工作，为评审复查建立人事档案专题库，及时补充整理，检查时就不会手忙脚乱，也不会遗失重要内容，如省一级重点学校、文明单位、和谐校园、教学技术实验学校、健康促进学校等评审都对师资水平有要求，规范的人事档案资源库成为学校复查评估的重要资料。三是对人事档案进行深入的开发和编研。学校对于文书类、教学类档案的开发编研较多，但对于人事档案深入开发和编研比较少。因此结合学校实际，积极收集、开发针对人事利用的编研材料，并向教师提供利用。四是对档案资源进行网络化的开发和利用。以往人事档案“政治”化的管理倾向，使得人事档案的利用非常局限，不利于人事档案作用的积极发挥。必须创新利用途径，利用网络进行人事档案资源开发，利用校园网络环境，开辟“名师风采”“课件天地”“个人荣誉”等栏目，并对各栏目的浏览量进行统计，根据浏览量的大小有针对性地加强对关注度较强的内容的采编，丰富网页内容，为学校教职员工利用学校人事方面的档案资源提供窗口。

    总而言之，学校管理是以“人”为中心，要把人事档案的管理利用作为基点，真正实现档案信息开放与融通的人性化、绩效化、时效化、远程化。而创新人事档案管理，实行三个转变，才能真正培育出一支最佳的教职工队伍，最大限度地实现个人目标和组织目标的有机统一，使组织成长与个人能力发展相适应。

    （本文来源：陈小芳. 学校人事档案管理的三个转变[J]. 办公室业务,2011,(7). 第46-47页。作者单位:浙江省桐乡市高级中学。）