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从《企业档案工作规范》的实施论档案组织体系改进
【发表时间:2011/10/16 19:30:34】 【字号: 】 【颜色: 绿 】 【背景: 绿 】 【浏览次数:

    摘要:企业档案工作经过多年的发展取得了巨大的成绩,但随着经济的发展,人们的观念、认识发生了改变,档案工作“被边缘化”了,积结了很多矛盾,出现了对档案工作定位不准、职责不清晰、人员不适应的情况,结合《企业档案工作规范》中对档案工作组织体系建设的要求和阐述,各级组织和领导、档案从业者应转变观念,积极努力工作,把档案工作引入“正规”,合理定位,机构设置、人员配备、工作网络、职责都能够适应档案工作的发展要求和企业的可持续发展,真正把档案工作作为一项企业的基础性管理工作,给予应有的、正确合理的、有利于发展的地位。

    关键字:档案工作规范 现状 目标 改进

    《企业档案工作规范》正式颁布实施已经有一年多时间了,相关的宣传、学习、实践、贯彻等活动仍在进行之中。与此同时,企业档案系统内部档案工作的地位再度成为大家议论的焦点话题,不少档案系统的专家学者和领导参与其中,或撰写文章,或发表讲话,积极倡导档案工作者抓住机遇,开拓创新,改善目前档案工作的现状。

    《企业档案工作规范》是我国近60年企业档案工作实践的总结,是国家档案工作法规、方针要求的具体表现,也是在企业信息建设新形势下推动企业档案工作转型、升级的基础性要求。企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动中的真实记录,是企业有形资产的记录、凭证和无形资产的承载和组成,是企业合法权益的维护者。企业档案工作在保障企业生产、经营和管理的持续开展,在企业资产保值增值和延续企业历史等方面具有不可或缺的地位和作用。①

一、企业档案工作组织体系现状和存在问题

    《企业档案工作规范》第四章“档案工作总则”,阐明了企业档案工作的定位和基本要求。这一定位和要求,既是对我国企业档案工作几十年经验的总结和高度概括,体现了我们对企业档案与档案工作的基本认识的提升,也是依据国家由计划经济转向市场经济后,在档案工作规范化建设上体现国家基本经济制度和法制建设的要求。②

    伴随着企业的发展,企业档案工作也经历了技术档案的初创时期、以科技档案为主的综合管理、档案管理升级与目标管理等发展阶段,目前正走向探索适应现代化企业制度要求的现代化企业档案工作与探索适应企业信息化要求的企业档案管理现代化的新阶段。我们国有企业跟随着各个阶段,档案组织机构、人员、职责也经历了变革。

    例如某单位的档案机构就发生了如下变化:自1982年设立科技档案室,先后又设立了文书档案室、综合档案室,正式科室编制;但随着机构的改革,档案室划归办公室管理。档案机构从成立到机关正式科室编制到机关直属、挂靠,呈现出由低向高、再由高到低的趋势。据了解,有的单位在改革中,档案部门变成四级或者班组,给档案工作发展带来隐患。

    根据《企业档案工作规范》提出的要求,目前我们正处于转型和迈向企业档案管理现代化的新阶段。经过多年实践的深入、工作的推进,档案工作的重要性已经得到组织和干部职工的认可,档案工作的地位以及档案意识得到提高,这些可喜的变化说明,档案工作大有可为。但是,不可否认,在企业档案工作的发展中,也积累了许多深层次的矛盾,档案机构设置不合理、领导不重视、职责不落实、人员进口门槛低、资金短缺等问题客观存在,“清水衙门”、“冷门”、“边缘”“、养老”、“老弱病残”之说充斥在工作环境当中,无所作为、怨天尤人、因循守旧等“满”、“懒”、“散”的问题,机构职级倒挂、人员素质不高、人员流失、年龄老化、专业比例不合理现象也普遍存在,这些因素的存在制约了档案工作的良性发展,机构、人员是工作发展的主体,缺少这两个主要因素,工作很难再有更好的进步、提升。目前胜利油田档案系统许多二级单位存在机构设置不合理,单列的档案部门较少,在历次机构改革中,档案部门总是首当其冲,成为机构改革的对象,机构倒挂现象存在,档案部门归属于不同单位,成为四级编制,这在一定程度上削弱了档案工作的职能作用,削减了档案工作人员的工作积极性。

二、企业档案工作发展面临的机遇

    在看到存在客观问题的同时,我们也要肯定成绩,看到机遇。对于档案工作面临的大的形势,全国、全省和集团公司档案工作会议对此都做了精辟分析。首先看到各级党政组织对档案工作的高度重视。去年12月,令计划同志在出席全国档案工作座谈会时强调,“要大力推进档案事业改革创新,努力实现档案工作科学发展”。“要进一步解放思想,转变观念,深入分析档案事业发展思路,使制定的规划更具前瞻性、创造性、科学性,更加符合档案事业科学发展的要求。要注重系统思维,从全局和整体的视角去观察、分析、思考问题,把服务大局放在更加突出的位置,按照中心工作的要求凝聚力量、摆正工作,防止档案工作游离于党和国家工作大局之外,防止档案工作的具体事务游离于档案事业的整体发展之外;注重战略思维,从长远和根本的视角去观察、分析、思考问题,既注意解决眼下问题、具体事项,更注重放眼未来、把握根本,研究思考档案事业发展中带有方向性、规律性的问题”。

    我们企业领导对档案工作也是高度重视的。档案工作纳入企业整体规划。职代会、办公会等都对档案工作提出明确要求。档案管理实现了“五个纳入”:纳入精细管理绩效考核;纳入各职能部门业务工作流程;纳入基层创建活动;纳入文明建设先进单位评选;纳入文本化管理。这说明,各级党政组织和各级领导对档案工作的认识程度越来越深刻,重视程度越来越高,档案工作面临着发展机遇。我们企业这几年的档案工作,立足于现实的客观环境,经过系统上下的共同努力,有了新的发展,呈现出继续加强和提升的趋势。

三、企业档案工作组织体系的改进

    《企业档案工作规范》第五章“档案工作组织”,明确提出了应建立健全档案工作基础和前提。作为档案工作标准,根据企业档案工作的管理特性,首次提出企业档案工作组织体系建设,创新了档案工作理念,即将企业档案工作不仅当作档案部门和档案人员的专业工作,而且当作企业全员参与的一项综合性管理工作,渗透到企业每个部门每个人当中。一是建立健全档案工作组织体系,包括组织领导、机构设置、人员配备和工作网络;二是明确档案工作职责,包括企业总体管理职责、各部门的职责、档案部门的职责、档案人员的要求。只有把这样一个档案工作组织系统建立起来,才能将档案管理制度、方法、要求深入到企业每一项工作当中,细化到企业文件材料形成和利用的每一个环节。③

    根据这一要求和今后一个时期我们企业的档案工作,深入学习贯彻《企业档案工作规范》,紧紧围绕中心工作,以创新提升、增强服务能力为主题,以构建“记忆工程”、打造档案服务精品、打造特色管理、打造一流团队为主线,大力推进档案信息化建设、资源建设、基础设施建设、标准化建设和队伍建设,推进企业档案工作的全面提升。重点加强“五个体系”建设,即加强档案资源体系建设、档案利用体系建设、档案安全保障体系建设、档案信息化体系建设、档案人才体系建设。健全相适应的工作机构,改善人员结构,加强岗位培训,不断提高档案队伍整体素质。按照《企业档案工作规范》组织体系建设的要求,加强组织体系建设,为工作的开展提供组织保障,理顺档案工作的领导关系和工作体系,给档案工作一个合理、明确的定位,重新理顺档案工作流程,以最大限度满足企业和职工档案利用需求,力争在“十二五”期间,将档案管理中心(档案馆)建成主分馆配套、实体和电子档案并存、资源丰富优化、保管安全、企业共享、查询方便、开发利用成效大、系统领先、国内一流的企业档案资源建设基地、档案安全保管基地、数字档案管理中心和档案资源开发利用中心。

    注释:
    ①章华明.边缘与中心:档案工作地位论[J].云南档案,2010(10).
    ②胜利油田档案事业“十二五”发展规划.
    ③李和平.《企业档案工作规范》实施指南.

    (本文作者:张守新,胜利采油厂。原载《北京档案》2011年第7期)

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