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本文来源：国家档案局网（http://www.saac.gov.cn)

西部大开发建设项目档案工作推进会材料

          体系化管理  全过程控制

            全面做好大石化工程项目档案工作

               中国石油独山子石化分公司（二〇一一年七月）

独山子石化千万吨炼油百万吨乙烯工程，是国内迄今为止最大的炼化一体化工程，也是国家西部大开发的标志性工程之一。工程总投资300亿元，主要建设1000万吨/年常减压等7套炼油装置、100万吨/年乙烯等11套化工装置、装机容量3×10万KW、产汽能力5×440吨/小时的热电厂以及系统配套工程。

工程于2006年正式动工，我们认真按照中国石油集团公司“采用一流技术，按照一流标准，选取一流设计院，引入一流施工单位，建设一流工程”的总体要求，经过4万名建设者三年多的超常工作，2009年9月一次试车成功，至今已连续稳定运行20个月。创造了国内大型炼化工程建设、开车新纪录。工程入选新中国成立60周年“百项重大经典工程”。胡锦涛总书记在建设初期和投产前夕两次亲临视察，提出“建设国际一流现代化石化基地”的殷切希望，并对建成投产批示表示热烈祝贺。该项目的建成投产，对于保障国家能源安全、促进新疆经济跨越式发展和长治久安，具有十分重要的意义。

    我们在千万吨炼油百万吨乙烯工程建设中，从项目筹建到竣工投产，自始至终全力以赴抓好项目档案管理工作，累计接收纸质档案98527卷（件），照片4449张，光盘7808张，确保了项目档案完整、准确、规范。

一、领导高度重视，档案人员、机构、场地“三落实”

独山子石化公司领导高度重视项目的文档管理。在千万吨炼油百万吨乙烯工程（简称大项目）筹备初期就选派档案人员入驻工作组，迅速展开项目前期工作；在大项目正式立项后，迅速增加档案管理力量，全程参与项目前期文档管理，规划项目文档管理流程、模式，制定项目文档管理规章制度及标准规范，为项目文档管理的后续工作稳步、有序、顺利推进奠定了良好的基础。在大项目建设期间,在工程指挥部专门设立文档管理中心, 配有档案管理人员21名，全面负责统筹规划、管理大项目文档工作。

搞好档案工作参与者人的培训。在工程建设期，先后成规模举办“建设项目文件整理归档”培训38次，培训了建设单位各相关部门、单位的人员和各工程总承包单位、施工单位、监理单位相关人员以及档案资料管理人员1200多人次。根据工程建设实际情况，印制《文档管理文件选编》、《建设项目竣工文件编制、整理、归档中常见问题汇总》等小册子（单行本），分发给各工程总承包单位、施工单位、监理单位，作为资料人员的文档工作操作手册，统一项目档案工作的规范标准，落实各单位的档案工作职责。档案部门深入施工现场（驻地）指导、参建单位上门咨询等形式多样的培训，为项目实施阶段大量文件材料的归档管理打好了基础。

保证文档管理办公场所。为了满足项目档案收集、整理、保管和利用的需要，公司在建设期间给文档中心专门安排了一栋独立的办公楼，保证了工作便利和文档安全。随着企业发展，我公司又投资2000多万元，建设档案新馆，总建筑面积4000多平方米，库区面积近2400平方米。2010年3月建成投用。新馆采用了现代办公手段，先进的安防系统，可满足严格的档案保护和现代化管理要求。

二、突出规范化管理，制度、体系、网络建设“三同步” 

建设世界级规模炼化一体工程，文档管理无先例可循，我们倍感巨大压力和挑战。为确保文档管理工作的规范、有序、高效，我们开展了广泛深入的调研，博采众长。对赛科、惠州等当时已建、在建的大型炼化工程的文档管理工作进行了全面考察。与工程建设同步，推进档案管理制度、体系、网络的建设

一是在完善档案管理制度上下功夫。在调研的基础上，结合国家、中国石油总部关于文档管理的标准规范，组织相关人员反复深入讨论，确立了大项目文档从文件的形成到归档的一体化管理体制。制定发布了《项目文件编号程序》、《项目文件控制程序》、《项目文件整理归档规定》、《施工文件及竣工图整理归档规定》、《监理文件整理归档规定》、《设计文件管理规定》、《设备随机文件管理规定》、《项目档案管理规定》、《项目档案分类编号规则》等10个文档管理规章制度和程序文件，使档案工作有法可依，有章可循，明确各部门及项目各参建单位的文档管理职责、工作内容及标准，文档的编制、收集、整理与归档等工作从制度和程序上得到保障，极大地促进了项目档案管理的制度化、规范化。

二是在健全档案管理体系上下功夫。由我公司（指挥部）总经理助理分管文档工作，各部门明确分管领导和兼职文档人员。参建工程总承包单位、施工单位、监理单位按照要求明确了其文档工作分管领导，确定了各自专（兼）职的文档人员。使文档管理在组织上、人员上有了可靠的保障。从而形成了从档案部门到公司各职能部门，从施工单位到监理单位的档案形成、积累、收集、整理和归档的网络，覆盖所有项目文件的形成部门。

三是在推进网络化、提高信息化水平上下功夫。为进一步提高项目文档管理工作的规范性、先进性和便捷性，我们预先规划，构建了项目文档管理信息支持系统、文档登记分发系统和档案管理系统。成为项目建设中各单位、部门间信息传递及协同工作的不可或缺的纽带，有力支持了项目建设各项管理工作的高效运转。建设了设计文件和设备文件的登记、分发、存档及文档收发信息的查询与共享平台，提高了档案工作效率。

      通过制度、体系和网络的同步建设，规范和优化了项目文档管理。

三、注重规范约束，抓好合同化管理、过程控制、审核会签“三个关键” 

将付款与归档绑定，形成规范加以约束。凡申请支付工程款，都必须按规范约定完成相应阶段的归档，否则，一律拒付工程款项，保证了档案的形成与归档质量。

实行合同化管理，落实档案工作责任。我们将收集工作的重点放在项目文件形成前，通过合同绑定各方责任，形成文档管理约束机制，把文档管理的相关要求纳入合同签订和管理。档案部门通过直接参与合同谈判或审查合同中的有关章节，将项目文件的收集、整理和归档要求作为专项条款“固化”到各类合同模板中，明确规定承包商在文档方面的责任，从根本上保证了项目文件的完整性。

强化过程控制，确保档案质量。从文件的形成到归档，全程跟踪、控制。源头控制项目文件的流向，文档人员准确掌控项目文件的流转与分发目的地，并将后期对档案的控制要求（完整性、准确性、系统性）提前到文件管理阶段，严抓项目文件管理，对项目文件实施前端控制，有效减少项目文件在流转过程中的散失与版本混乱现象，同时，将接收的终版初设文件、设备文件直接转化为档案，实现了对项目文件的前端控制及文件和档案的“无缝”衔接。在工程建设期间，档案人员深入现场、各承包商驻地跟踪管理和服务，对档案的形成、积累、整理、组卷直到归档的全过程指导、监督和检查。并主动参加单项工程或单位工程中间交接（预）验收，检查项目竣工文件，力争及早发现、整改问题，强化了文档管理的过程控制，为提高项目竣工文件归档质量奠定了基础。档案人员参加指挥部每周工作协调会、各项目经理部例会及相关工程进度、施工、监理等方面的会议，及时收集工程信息，了解掌握施工进度，并对相关单位提出项目文档管理要求，以更好地管理项目文件。

实施四级审核签认制，严把归档关口。为保障项目文件的完整、准确、系统，我们建立了竣工文件、设备文件验收的四级审核、签认制度。竣工文件首先由各承包单位自检，然后由项目监理单位审核、签认，之后由公司工程管理部门全面复查、审核，最后由文档中心负责检查、验收；设备文件首先由设备制造厂商自检，然后由公司采购部门验收，之后由项目经理部检查确认，最后由文档中心负责检查、验收。若“竣工文件审核表”、“设备文件审核表”上没有档案部门的确认签字，将不予办理工程结算。文档验收的四级审核签认制度，作为项目文件的最后一道保障措施，为提高归档质量提供了有力保证。

四、加强沟通协作，为做好档案管理形成合力 

在大石化工程建设中，我们十分注重各方力量对做好档案工作的重要性。一方面，经常向上级档案管理部门请示汇报，寻求支持。国家档案局、中国石油集团公司和自治区档案管理部门多次亲临现场检查指导，对工程建设文档工作提出许多宝贵建议和具体要求。建设期间我们在项目档案处理中遇到了诸多问题，集团公司办公厅档案处都及时给予了明确答复，使相关问题得到了有效的解决，为我们做好项目文档工作提供了大力支持。

大型建设项目档案涉及诸多方面的工作，贯穿项目建设全局、全过程。公司档案管理部门积极主动与项目管理部门及参建单位（施工方、监理方、质监方等）就开展建设项目档案工作进行沟通和协调，采用走访、检查、征求意见以及召开协调会、座谈会的方式，研究讨论有关情况，广泛交换工作意见，取得项目管理部门的理解、支持与配合，做到了相互支持、相互配合、优势互补，以文件的完整、准确、系统为中心开展工作。尤其是实施竣工文件四级审核签认制，管理人员更加认真审核、严格把关，确保了文件内容的完整、准确。

在项目文档管理工作中，我们做了一些有益尝试，取得一些成效，但还有不少方面需要完善、改进。在国家档案局指导下，我们将不断学习兄弟单位的先进经验，为持续提升档案管理水平，为把独山子“建设成为国际一流的现代化石化基地”而努力奋斗！