随着医院办公自动化的日益完善,人事档案信息化已成为必然。加强人事档案信息化建设,突出人事档案专业化、个性化特征,积极服务于医院人力资源战略,是医院人事档案工作健康发展的重要基础。

　　1　医院人事档案信息化发展的必要性
　　1.1档案工作现代化的必然要求　办公自动化体系的形成,使得绝大部分人事档案工作是在信息化、无纸化条件下完成的,各种数据必须依靠强大的计算机处理能力和网络技术实现高效传输和应用,这就要求人事档案工作信息化,以提高其现代化管理水平,与整个医院的工作同步发展[1]。
　　1.2保护档案的需要　信息技术的发展和应用,也是保护档案的客观要求。实现信息化以后,档案查询基本上在电脑上进行,更好地保护原件,延长档案的寿命。
　　1.3方便利用的需要　信息化条件下可以直接在电脑上查询,实现高效、精确检索,无需再到档案室翻阅原件,大大节省人力、物力资源,降低成本。
　　1.4扩大影响力的需要　通过信息化技术,让更多部门直接参与人事档案工作,更大范围内为医院的管理提供服务,展示人事档案的价值和魅力。

　　2　建立人事档案信息数据库
　　要实现人事档案信息化,就必须建立反映医院专业特色、具有个性特征、方便实用的数据库[2]。收集完整、能反映出人物的个性特征、具有实用价值很高,使多数人事档案从“死档”变成“活档”。
　　2.1建立健全基本信息数据库　基本信息数据库就是最基本的人事档案信息,包括医院职工姓名、性别、出生年月、学历、毕业学校、参加工作时间、职务任免、职称评定与聘任、工资、年度考核、荣誉表彰、公积金、养老保险和健康体检等各项信息。这是一般医院人事档案的基本内容。
　　2.2建立医德医风考评档案　医德医风是客观全面评价医务人员综合素质的重要组成部分。因此要将每年的医德医风考评情况、病人投诉、收、退红包、服务满意度、病人回访、医师处方合格率等内容归档。现在越来越多的医院已经为医务工作者建立了医疗诚信档案,作为其评价考核体系的一部分,以反映人物的全貌。十堰市太和医院就将每月病人投诉情况、医疗纠纷责任分析、服务满意度、病人回访情况、处方合格率等一系列考核情况记录入案,医务处、护理部、门诊部、质控办月底将考核情况汇报医院领导的同时,提交给人事劳资部门,由人事劳资部门归档,并与当月质控绩效考核、年终奖金挂钩。目前,这些指标是医院职工和人事劳资部门最重视的档案信息,也是人事档案信息化快速发展的动力和成果。
　　2.3建立专业技术数据库　作为医务人员,其专业技术必须在其档案中得到体现。因此,要将医务人员每年开展的新业务新技术、重大技术创新、科研立项、外出进修学习、教学考评、论文发表等情况归档。通过若干年的积累,就可以清晰地反映该同志的业务能力和发展潜力,对于组建专业技术创新团队、科研小组、确定学科带头人具有一定的参考意义。
　　2.4建立接收、查阅数据库　建立人事档案登记、整理制度,将接收来的材料名称、时间、姓名、移交人及查询利用等信息录入数据库,使人事档案材料接收、管理、利用规范有序。

　　3　建立医院人事网络档案馆
      随着网络信息技术的发展,OA(办公自动化Office Au-tomation)、HIS(医院信息系统Hospital Information System)已广泛应用到人事档案工作中,特别是HRP(医院资源规划Hospital Resources Planning)在大中型医院的应用,已成为医院资源管理的重要工具,是医院实现人、财、物科学化、规范化、精细化管理的支撑环境,也成为医院人事档案走向网络信息化、谋求发展、创新体制的重要推动力,使人事档案从单机管理、光盘存储快速发展到网络系统;人事档案利用也从档案馆查阅发展到网上博览电子案卷。因此,建立医院人事档案网络档案馆,不仅是适应网络信息技术发展的客观要求,也是积极做好档案管理和利用的关键。
　　3.1建立网络管理系统　医院人事档案部门和网络信息部门协商合作,采购必要的硬件设备,为系统提供硬件基础,建立人事档案网络管理系统,并将网络管理系统与医院OA、HIS或HRP系统结合起来,在局域办公网络上开设人事档案馆或专栏。特别是开通了HRP系统的医院,要将网络档案馆与HRP系统统一起来,一方面提供数据,帮助HRP全面分析现有人力资源,预测人员的未来供需切入点,发挥人事档案的作用,另一方面要将HRP的数据及时归档,保证人事档案连续、规范化的处理、传递、转换和共享,实现服务自动化、传输网络化、利用在线化,达到人事档案资源优化整合的目标,不断扩大人事档案信息化的内涵[3]。
　　3.2建立完备的归档和处理机制　人事档案信息化建设不只是人事部门的工作,还涉及到医务处、护理部、门诊部、财务科、网络信息部门等多个科室,所以要建立统一完备的人事档案归档机制,包括开通人事档案归档授权及专递窗口、统一的文件归档格式、规范化的电子文件技术处理、严格的归档制度等,让相关人员直接在网上办公。
　　3.3建立便捷的利用机制　可以在OA等基础网络平台醒目位置建立链接或开辟人事档案利用窗口,方便查询。经过授权后甚至可以直接对有部门和个人开放。

　　4　充分发挥人事档案的利用
　　4.1建立开放的服务模式　随着医疗市场竞争的日益激烈,人力资源已成为市场竞争的核心要素,特别是新医改中明确规定医务人员可以多点执业,加上人事代理、聘用制、劳务派遣等用工方式,使得医务人员不再只属于某家医院,而成为相对独立的社会人,使医学人才的流动常态化。医院人事档案信息化的建立、社会化的管理模式,淡化了其政治色彩和单位属性,使人事档案的检索、利用走向开放性,单位之间人才信息的交流更加开放和透明[4]。2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》,为人事档案信息利用提供了指南。在授权范围内,信息可以直接对部门和个人开放,并开展网上服务,增加了人事档案管理工作的透明度。
　　4.2不断提高人力资源的开发与管理水平　充分发挥网络档案馆的优势,综合分析医院人力资源信息。特别是建立了HRP系统的医院,既要发挥HRP在人力资源管理方面的功能,又要发挥人事档案信息化的优点,优势互补,深入开展具有专业特色的编研工作,在医疗技术、诚信服务、科研教学等方面组织专题汇编,不断丰富人事档案信息的内涵,提高人力资源的开发与管理水平,为医院制定科学的人力资源战略提供优质可靠的信息,以确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性,使之为选才、用才、育才、激才、留才发挥更大的作用[5]。