村级档案工作存在问题、原因及对策

本文作者：高峰 董涤修

    随着改革开放的深入，农村经济不断快速发展，要求农业和农村档案工作也必须加快发展，跟上时代步伐，特别是要通过加强和推进村级建档来为农村经济建设服务。启东市档案局从1999年起，把村级建档工作作为农业和农村档案工作的重点来抓，赶在乡镇区划调整之前，完成了原所辖37个乡（镇），617个行政村的村级档案员培训工作，为今后稳步推进村级建档工作打下了良好的基础。

    一、村级档案工作的现状与存在问题
    1.档案资料不完整。从目前村里所积存的档案资料数量来看，多的有几百卷，少的有几十卷，有一些村几乎没有档案。许多村平时都没有归档的意识与习惯，致使许多重要的文件材料，如本村的党支部、村委会等会议记录、党团干部名册、本村历史沿革、村规民约、承包合同及婚姻登记、计划生育等材料没有及时加以统一收集保存，时间一久便渐渐失落了。有一些村甚至连许多重要会议都是口头召开，没有文字记录，或是随记随丢，造成无档可查，无据可寻，引起一些不必要的矛盾与纠纷，使群众利益受到损害。再则，就是大部分村档案资料不完整，只重视帐目、报表等会计档案，文书档案寥寥无几。

    2.档案保管防护意识差。大多数村没有专门的档案室，档案也无专柜存放，基本上处于散乱状态。一是没有统一保管，分散于各个村干部手中，各管一摊，时间一长加之人员变动，档案多有散失甚至被更改现象，失去应有的凭证、借鉴作用。二是档案存放设施条件差，有的麻袋装，有的绳子捆，丢放在屋角阴暗之处，条件好一点的也只是存放于大木橱中，长时间下来，受潮霉变、虫蛀损坏现象严重。

    3.档案整理不规范。由于档案管理知识缺乏，许多村的档案整理不符合规范。大多数的做法是不分年限，不分类别，不分保管期限，只要装订成册就算完事：有的文书档案只是一些大小不一的纸张装订在一起，上面片言只语，不管是否具有利用价值和保存价值，杂事记一本，结果有档难找，有档难利用，费时费力。

    4.档案工作发展不平衡。由于各乡镇、各村之间经济发展不平衡，造成档案工作的发展不平衡，经济基础较好且档案意识较强的村，档案存放条件好，村级建档工作搞得好一些，反之，经济基础薄弱的村，推动这项工作的难度也就相对大一些。

    二、导致村级档案工作存在问题的主要原因
    1.档案意识不强。由于《档案法》在农村宣传力度相对较小，广大农民的档案意识非常薄弱。有些村干部认为，文件看过了，事情办过了，就可以把文件丢弃，存不存档都无所谓。许多会议记录、有价值的协议、合同等，都在不经意间丢失了，这种对档案“多余无用”的错误认识和思想，造成了今天村级档案的匮乏现象。

    2.领导干部重视不够。村级建档工作是一项面广量大，涉及到千家万户的工作，细而烦，再加上档案管理体制的不完善，有些领导干部只重视抓经济而忽视了档案工作，认为村级建档是一件费时费力费钱的事，可以搁一搁，拖一拖。这种不重视的态度，使得村级建档工作难以全面铺开。

    3.缺少懂档案业务知识的人员。档案工作是一项专业性、知识性较强的工作，需要懂一定业务知识的人才能做好。村里的档案工作多由村干部中的一人分管，很少有人经过档案业务学习和培训，只能对档案起到简单的保管作用，不能真正做到档案的科学化、规范化管理，给快速有效地查找利用档案带来诸多不便。

    4.村级经济相对薄弱。做好村级建档工作不但需要大量时间，也需要一定经费。一些村由于没有集体企业，经费来源比较单一，也比较紧张，因此要想让这些村再拿出一部分钱来，购买档案用品，配置档案设备，有一定的困难，给开展建档工作带来不小的难度。

    三、做好村级建档的途径和对策
    1.加强宣传学习，提高社会档案意识。目前大多数农民群众对档案工作还缺乏了解，比较陌生，这就需要加强宣传学习来提高社会档案意识。要通过多种形式和途径，向广大群众宣传《档案法》、《江苏省档案管理条例》及有关档案法规政策，扩大档案工作的社会影响，营造良好的档案工作氛围，让农民认识档案、了解档案，从而增强全社会的档案意识，促进村级建档的进一步开展。启东市档案局把《档案法》以及有关档案法规和本局编印的《启东档案》等作为档案培训的学习教材，分发到全市600多个村档案人员手中，起到了很好的宣传效果。

    2.争取领导支持。做好村级建档工作，争取领导支持是关键。转变领导对档案工作不重视的思想观念，引起领导的高度重视和支持，舍得投资于档案，解决档案工作的实际困难，开展档案工作就会有后盾。启东市档案局与农工部密切配合，达成共识，发出了《关于加强全市行政村档案工作》的通知，同时与乡镇分管档案的领导及农经站的领导积极协商，取得支持，从而使全市600多个行政村的档案培训工作得以顺利展开。

    3.加强基层档案人员培训，做好业务指导工作。大多数行政村没有专职档案人员，即使有，业务水平也比较低，不能正确规范地完成档案整理工作。因此，加强基层档案人员培训，提高村级档案干部的整体素质是当务之急。但全市有600多个行政村，面广量大，档案局人手又少，开展业务指导工作难度很大。负责业务指导的同志并没有因此而气馁，克服各种困难，本着认真负责的态度，采取分片、分乡镇、点面结合的办法，现场讲课操作，使村级档案人员基本掌握了整理立卷的方法，达到初步熟悉档案业务工作，能独立完成档案组卷的要求。指导人员共下乡40多次，举办近40期培训班，前后历时近一年，打了一场持久战，终于完成了600多个行政村的档案培训工作，开创了良好的工作局面。今后如能完善培训制度，由档案局负责乡镇档案人员每年一期的培训工作，再由乡镇档案人员负责村级档案人员每年一期的培训工作，就能形成科学的培训体系和规范化的管理网络，合理有效，省时又省力，同时使基层档案人员的业务水平逐步得到提高。

    4.建立健全规章制度，强化管理。村级建档工作是一项较大的系统工程，不仅涉及面广，更主要的是需要花时间、花精力，长抓不懈。针对这一问题，建立健全各项规章制度，统一标准，强化管理十分重要。首先是建立村级档案工作领导小组。启东市多数行政村都成立了以村支部书记或村长为主要负责人，会计人员为兼职档案员的档案工作小组，具体负责本村的档案收集、整理、立卷工作。第二是健全各项档案规章制度，包括档案保管制度、借阅制度、利用效果登记制度等。第三，加强村级档案的规范化管理。市档案局因地制宜，制定《启东市村级档案立卷要求和方法》、《启东市村级档案分类及保管期限》，统一了标准，推动村级档案逐步走上规范化轨道。第四就是要强化管理，在巩固村级建档成果的同时，适时抓好档案的检查督促工作，克服走过场的思想，这样才能有效保证村级档案的质量。如能将档案工作纳入村干部年终考核内容，建立奖罚分明的考核制度，就更能调动村干部的积极性与主动性，有利于档案工作健康发展。

    5.开发利用档案信息资源，为农村经济建设服务。做好村级建档的最终目的，是开发利用好档案信息资源，为农村经济建设服务，为农民致富奔小康服务。要充分发挥档案作用，让农民认识到村级建档的好处：(1)村级档案让农民及时了解掌握党的方针、政策、村规民约，维护农民自身的合法权益，解决民事纠纷、邻里矛盾，促进安定团结，有利于形成良好的社会风尚。(2)村级档案是总结经验、制订计划、指导生产的好帮手。(3)村级档案促进村务公开，提高村委会工作透明度，密切干群关系，起到廉政监督作用。(4)村级档案特别是农业科技档案能帮助农民获取农业科技信息，借鉴成功的先进经验，提高农业生产力水平，实现致富奔小康的梦想。

    村级建档工作任重而道远，我们每个档案工作者都应尽力尽职，充分发挥建档功效，为农村经济建设服务。