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本文来源：《山西财经大学学报》2011年第11期

从中日人事档案管理的比较看我国人事档案管理的前景

　　[摘　要]人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分,加强人事档案管理工作,科学规范地管理人事档案,抓好人事档案的制度建设,是做好人事工作的必要条件。日本作为我们的近邻,是一个发达的资本主义国家,其人事档案工作有其自身特点,文章通过比较中日人事档案管理的差异,希望能从日本的人事档案管理中得到一些借鉴,来服务于当前我国的人事档案管理。

      [关键词]人事档案管理;人力资源;管理措施

　　人事档案是于人事管理活动中形成的,记述和反映人员的经历、德才水平和工作表现,以个人为单位集中保存备查的各种形式的人事材料。人事档案管理是为现代社会人力资源的管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动,是人力资源管理中的一项必不可少的基础工作。

　　当前,随着全球信息化进程的加快,知识全球化、人才国际化已成为当今社会的发展趋势,特别是在我国加入WT0之后,与国外的信息沟通变得十分必要,对此我们应用“与时俱进”的思想作为指导,充分认识新时期人事档案工作的重要性,针对出现的新问题认真分析研究,准确理解把握,找出稳妥的解决方法,不断完善人事档案管理工作模式,增加新材料补充新内容,做到科学规范管理,为培养、使用人才及合理配置人力资源,适应全面建设小康社会的发展需要提供优质服务。因此,了解世界各国,特别是发达国家人事档案管理的做法并借鉴其中有益的经验,本文着重分析我国的近邻,日本的人事档案事业的发展水平和发展趋势,借鉴其人事档案管理工作的经验及教训,加强和改善我们的人事档案管理工作,推进我们人事档案工作的进步,从而充分开发和合理配置人力资源。

一、日本人事档案管理现状
　　日本的人事机构设置主要有内阁人事院、省厅人事机构与地方人事机关。内阁人事院属中央决策性人事机构。各省厅人事机构名称不一,有的称人事局、人事课或人事部,负
责各省厅机关具体的人事记录。地方政府人事机构的人事委员会负责人事记录。

　　与当今世界经济大国不相称的是日本的档案事业并不发达,它的起步较晚,并且没有专门负责统筹规划档案事业建设的业务领导机关,在这一点上很像联邦制国家。日本档案事业的主体是各级档案馆,但各馆之间不存在协调机制,都道府市档案馆的建设完全取决于当地政府的档案意识。

　　长期以来,日本人事的主要基础是年功序列制度(按工作年限和年龄来升职升级)和终生雇佣制度。职员一般要在单位工作相当长的时间,所以人事部门要对职工进行全面的人事记录。人事记录包括关于职工的录用条件和录用经过、职务和待遇、能力、资格、健康状况、履历和身世、奖惩等所有资料。由于人事记录的内容相当多,所以有些单位采取归档制管理方法,有些单位采取人事卡片管理。人事记录不但是涉及职工录用、调配、晋升、培训、待遇、福利、保健等人事管理的基础资料,而且也是在职者必不可少的资历证明,所以一般来说,各单位都会妥善保管这些记录,即使职工退职后也会保存相当长一段时间。另外,日本的各个机关和社会组织在员工退休或离职时同样要把人事档案移交档案馆。

二、我国人事档案管理的历史及现状
　　我国人事档案可谓历史悠久,历代都有人事工作,文武官员的任免、升贬等,各朝各代都有着自己的规定,但人事档案管理工作真正开展起来,是在新中国成立之后。目前,我国的人事档案由履历、自传、考核材料、学历材料、政审材料、党团材料、工资晋升及出国材料、其他材料十类组成;由于历史的原因,人事档案被蒙上一层神秘的面纱,大家不知道自己的档案袋里究竟有什么材料,按照目前人事档案的制度是绝对不允许的,这种制度与公开透明的现代法治精神不相符合。

　　以往的人事档案主要以收集个人历史材料、家庭出身、社会关系等材料,内容大多平淡、空泛、千篇一律,很少反映个人的技术专长、智力结构、个性特征等方面情况,使人事档案作为反映一个人的德能勤绩方面不能很好地发挥作用,也因此导致了在用人时不能知人善任、选贤举能不能真正地贯彻执行,而层出不穷的贪污腐败现象,也和人事档案不准确不真实的材料有一定关系。

　　近些年来,随着市场经济的发展和人员流动的频繁,人事档案管理出现了一些漏洞,社会上也出现了许多忽视人事档案的现象。档案收集不全、记录不详,使当事人个人利益得不到维护,给组织机构在聘用、任用人员时带来很大的困难,因而也使得在社会上各种假货泛滥成灾的同时,人事档案的造假也屡屡发生,“成绩”不真实,“缺点”不填写,不能客观、真实、全面的反应一个人全貌。使人事档案的信用度也有所下降,这已经成为了社会的一大公害。

三、人事档案管理的措施
　　(一)加强制度建设,夯实干部人事档案工作基础,进一步建立和规范人事档案管理制度

　　为了适应社会各项事业的发展,使干部档案管理工作走上制度化、科学化、规范化的轨道,就需要有关部门进一步建立和完善人事档案审核制度和管理制度,加大对人事档案工作的监督检查力度,维护人事档案的真实性、严肃性,更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用,为人才队伍建设提供更好的服务,进一步丰富人事档案的内容。
人事档案是正确评价和使用人才的依据,传统的人事工作只强调个人服从组织的安排和事业的需要,而现代人事工作更注重人才资源的潜能开发与培养,努力为人才创造充分施展才能的条件,这就要求对人事档案内容做相应的调整、充实,以便更全面、更真实地为人事工作服务,在档案材料的收集上要及时完整,在档案材料的鉴别上必须遵循取之有据、舍之有理的原则,档案整理要严谨、科学。

　　在这方面,我们要学习日本管理档案的方法,在内容收集上应增加不同阶段的个人业绩、工作能力、职业倾向、专业特长、技术状况、发展潜能和爱好兴趣等方面的材料,加强对人事档案代理机构的监管,这既有利于上级组织知人善任,也有利于国家建设事业对人才的需求和人力资源的优化配置。

(二)积极立法,使档案管理有法可依

　　为适应干部人事制度的改革,中共中央组织部及国家人事部相继制定并颁布了《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》等相关的制度,使人事档案管理工作有章可循。另外,要加强宣传,营造氛围,增强人事档案意识。

　　针对目前人事档案意识普遍不强这一现状,当务之急是加强人事档案意识宣传,通过各种形式宣传《档案法》,特别是要通过具体实例宣传人事档案工作,让大家充分意识到人事档案背后是人事管理关系,冷淡档案将使自己的权益无从保障。谁管理人事档案,谁就成为出具人事证明的担保单位、职称评定的申报单位、社会管理的依托单位,使全社会真正认识到人事档案的重要性。通过加强人事档案意识,指导人们更好地了解人事档案工作,正确认识人事档案的价值和作用,从而营造出有利于档案事业发展的社会氛围,有力促进人事档案资源的开发利用,为人事档案管理创造有利条件。

(三)充分应用现代化手段管理人事档案信息

　　上述资料中可以看出,日本人事档案管理中,由于各级档案馆之间无法协调相互之间的档案信息,使档案的利用效率降低,利用计算机技术对人事档案进行信息储存、查找,进而实现网络化管理,是当前人事档案管理工作研究的重点课题,建立全国通用的人事档案信息数据库是人事档案信息化建设的基础工作,是人事档案实现优质服务、主动服务的基础和前提,应建立全国通用的、标准的、先进的、实用的、可靠的人事档案信息库,为今后实现信息资源数字化、网络化、信息载体多样化、管理流程自动化以及信息共享打下坚实的基础。
另外,人事档案信息数据库虽能快速高效地进行人事信息的查询、检索、分析并生成名册和表格,但人事档案信息数据库无法提供鉴定考核等内容,这就需要建立人事档案全文录入数据库,通过网络能调出有关内容,进行摘录,只有建立技术先进功能完善的人事档案信息服务体系,才能真正做到全国人事档案信息资源的共享,这样,既可方便利用者,又能大大提高人事档案工作的效率和质量,从而实现人事档案信息和现代化管理。

　　总之,从中日档案管理的对比可以看出,随着社会的进步、管理水平的提高、人事档案的内容日渐丰富,人事档案也会越来越受到社会的重视,它的凭证和依据作用会在新的历史条件下得到更完美的体现,在人才选拔、人才流动的过程中它的价值将进一步得以发挥;另外,大力抓好人事档案的基础管理工作随着干部人事制度改革的不断深化,人事档案管理工作面临着新情况、新问题。为适应改革的需要,进一步提高干部人事档案管理水平,人事档案管理必须要夯实管理基础,抓好硬件建设,提供优质服务,使其更好地为干部人事工作服务,更好地为我国改革开放和新时期社会主义现代化建设服务。

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