您的位置：网站首页 >> 档案文章选载 >> 绷紧档案数据“安全弦”

绷紧档案数据“安全弦” 

文章作者：梁 伟 赵 欣 丁善海

　　档案信息数字化给我们带来便利的同时，档案数据的保存也面临着安全风险。为此，档案管理者始终没有停止过对档案数据安全管理与备份方法的探索，很多领域已经引入风险管理的理念。

    威胁档案数据安全的因素可归纳为自然因素和人为因素。自然因素主要包括地质灾害、水灾、火灾、雷电、设备自然损坏等。人为因素主要包括黑客攻击、木马病毒、系统故障、应用软件故障、存储环境不符合要求、工作人员管理疏忽、失误操作等。

    目前，我国档案管理部门数据安全工作存在不少问题。随着电子档案数据量不断增加，电子档案的安全保护意识却没有同步提高，数据误删、误改、介质损坏、数据不可读等情况时有发生；档案数据安全管理制度不完善，有些档案部门虽制定了相关制度，但存在不少漏洞，有的甚至没有制定相关制度；有些档案管理部门虽制定了完善的管理制度，但在执行中敷衍了事，使得管理制度形同虚设。

    安全隐患只要可知，就可以预防和消除，而规范化、程序化的制度是安全的有效保障。要提高对电子档案重要性的认识，档案数字化过程中花费了大量的人力、物力，电子档案所包含的信息也要远远大于纸质档案，所以电子档案损失不但是浪费人力、物力和带来利用不便，更是对历史的不负责任，因此要从主观上重视对电子档案数据的保护。同时只有制度完善了，实际工作才能有所遵循，因此要加强对数据安全风险的跟踪和评估，发现问题，及时处理，以制度建设保障档案数据持续安全。

    为了预防风险，档案数据备份不可缺少，目的就是在网络、系统发生人为或自然灾害时保证档案数据不丢失并能得到快速恢复，以增强数据容灾能力。较完善的备份方案一般应包括备份设备、备份软件、备份策略、备份介质、备份数据等。

    数据备份的方式有多种，每种备份方式、存储设备和存储介质都有它的优缺点，尽量不要采用单一的备份方法，尽可能做到多种备份方法并用，并根据实际情况进行调整，长短互补。备份时选用哪种方式、存储设备和存储介质，要根据本单位软硬件条件、经费情况及数据量大小来确定。在实际操作中，应事先制定《数据备份及使用制度》，规定备份方式、备份策略、备份介质及数据备份的使用等，按要求做好数据备份计划，并且及时检查执行情况。

    数据备份工作的核心目的就是恢复，一个无法恢复的备份是毫无意义的，因此备份数据的恢复试验工作也十分必要。无论采用哪种数据备份方法，在数据恢复时都存在着数据丢失量和恢复时间问题。在做数据备份时，应明了所做的数据备份计划，清楚当灾害发生时，数据的损失量是多大，恢复时间有多长，是否在能接受的范围内。如果超出本部门的承受范围，就应重新制定备份计划。

    档案数据是数字档案的基础，在加强软硬件基础建设的同时，任何时候都不能放松数据安全这根弦。在条件允许的情况下，尽可能地采取一切可用手段来保障数据的安全，强化风险管理，是档案部门数字化建设的重中之重。

    （原载于《中国档案报》2011年12月16日，总第2244期，第二版）