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本文来源：《兰台内外》2011年第6期

试谈事业单位人事档案的管理

作者：宋亚娟 双辽市中医院

　　一、人事档案管理工作中存在的问题

　　1、对人事档案管理的重要性认识不够。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要，排起来次要，忙起来忘掉，用起来需要”的状况。这样，会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

　　2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分原有的干部人事档案管理人员，没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，严重影响了档案管理水平。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，直接影响到档案的完整与安全。

　　3、人事档案收集工作缺乏力度。一是收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面。有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。

　　4、人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。

　　5、人事档案管理的科学化、信息化程度不高。计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。

　　6、人事档案利用工作水平较低。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理、轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。

　　二、人事档案管理工作的对策与思考

　　1、提高认识，加强领导。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。要建立人事档案管理达标升级考核机制，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

　　2、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设 ，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作。注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术。

　　3、健全管理制度，提高人事档案管理的制度化建设水平。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

　　4、注重人事档案材料的收集，提高人事档案管理质量。档案管理人员要及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

　　5、改进和完善档案的功能。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留。二是档案的内涵要进一步丰富和扩大。如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容;侧重对工作业绩的评价;增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料，以便使所具有的功能更加适合用人单位对人才的需求。

　　6、加强人事档案管理现代化和信息化建设。档案管理部门要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。同时，要充分利用计算机网络技术，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。