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本文来源：《城建档案》2011年第12期

改革现行人事档案案卷管理方法的试想

作者：陈成瑾 福州市蔬菜科学研究所

　　【摘　要】文章阐述了当前人事档案案卷管理方法中存在的问题，并针对人事档案的装订不科学、档案整理模式及编号规则不规范等问题提出了相应的整改措施。并试想建立新的人事档案案卷管理办法，以提高人事档案的保密性和利用率，延长人事档案材料的保存寿命，充分发挥人事档案的作用。

　　【关键词】人事档案　案卷管理　方法　改革

　　现行的人事档案案卷管理方法是档案工作前辈们在实际工作中不断总结、修改中形成的管理办法，在人事档案管理中曾起到了积极的作用。但随着社会的进步和发展，原有的人事档案案卷管理方法已显出其不科学的一面。因此，在《归档文件整理规则》已正式实施的情况下， 我们应该用新的思维、新的理念来思考人事档案管理工作的各个环节，对人事档案的案卷管理办法进行必要的改革，以适应新时期事业发展的需要。

　　笔者从事档案管理工作十几年，根据多年工作实践，试想若能从如下几方面对人事档案案卷管理办法进行一些必要的改革，或许会对人事档案的管理、使用产生积极的影响。

　　一、针对现行人事档案不科学的装订及归档方法进行改革

　　现行人事档案采用的是内容分为十类的档案材料归档管理办法，而人事档案又不同于一般的档案，它的特点是主体的单一性(一人一卷)，案卷材料的动态性，及材料形成时间的不确定性。人事档案在利用上，要求档案要真——材料真实准确地反映干部情况，要全——始终能不断收入反映干部本人变化的最新材料。这就造成人事档案案卷在最初整理分类装订后，随着干部本身学历、职务、职称、表彰、工资、考核等个人情况的变化，还会不断形成新的档案材料，这些材料要随时充实到干部本人的个人档案中。按照现行的人事档案管理办法规定，人事档案每两年就要重新装订一次，目的是将充实进去的材料与原案卷相关材料归类订为一册，以便于管理和保存。按照这个规定，如果一名干部20多岁参加工作到其退休(男60岁退休，女55岁退休，不计退休后仍要整理的档案)，每份人事档案每两年装订一次，到退休就要装订十几甚至二十余次，不便于插卷补充材料，同时这种重复性的劳动大大增加了档案管理者的劳动强度，造成人力、物力、时间上的浪费是显而易见的。另外，反复拆分和装订必然造成原件 的磨损 ，严重损害了档案材料的原貌， 降低了档案材料的寿命。

　　此外，装订成册的档案往往都要整本提供查阅，这不便于有针对性的提供使用：1、不利于保密。利用者只需利用卷内某一份材料， 也得整卷借出。2、由于档案装订成册，在需要提供干部个人学习成绩等相关材料时，由于装订太厚或者装订压字等原因，影响复制效果，经常不得不拆卷。3、由于借阅时整卷借出提供利用，利用时，光线、灰尘等自然磨损对档案损坏程度加大，不利于对档案的保护。要克服上述不科学之外，可采取改革线绳装订法，用特制文件夹存档的办法来解决。

　　人事档案也可以实行“文件级”装订，人事档案完全可以用一个档案盒子来装每人的全部应归档的材料，并借鉴《归档文件整理规则》的方法：将归档材料以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。每个人的材料前面仍要有档案的目录，然后十大类材料按目录顺序放进盒中即可。每一类中的零散材料，如个人的“自传材料”、“考察材料”等可能有多页，可以“件”为单位进行缝纫加工。这样就可以以件为借阅单位，不用整本提供利用，即便于复印提供使用，同时也有利于对人事档案的内容保密。但这样做必须克服的一点是防止每类档案材料呈散状放在盒中，可能造成的混乱与丢失。

　　首先人事档案整理装订中一直沿用的，每大类前放一张彩色分类纸的方法，在用盒来装档案材料的方法中，可继续发挥作用。其次，可借鉴文书档案“代卷卡”的方法，印制出“代件卡”，每一盒档案材料中，借走了哪份材料，除了在借阅登记表上严格登记外，再认真填写一份“代件卡”，插到被借走的这份材料的位置上去。再次，借出的档案的材料，哪怕只有一页，档案室也要用专门袋子装起来，防止丢失。

　　二、放宽人事档案用纸规格的硬性要求，并对档案整理模式作适当调整

　　现行的人事档案案卷整理要求是人事档案材料要用16开纸，16开纸张大小的限制不便于人事档案与其他档案材料的接轨与统一。现行归档文件材料普遍采用 A4纸的规格 ，而干部人事档案所用纸张为16开的规格，所用档案袋也是与其相配套的。而实际接收很多外单位发来的相关档案材料、干部调动报告表等几乎都是A4纸标准。因此对小于或大于l6开纸的都要进行技术加工、裱糊或剪裁、折叠。事实上，不同时间、不同年代、不同单位形成的材料很难保持大小一样，就是同一个人也很难保证多次装订纸张裁剪规格毫无差距。裱糊容易造成纸张皱褶，劣质的粘贴材料容易影响档案保存寿命，剪裁严重破坏了档案原貌，有时还容易造成材料的不必要损失。这一工作过程不仅大大增加了整理工作量，而且破坏了档案原件的完整性。

　　综上所述，笔者认为应放宽对人事档案用纸规格的硬性要求，并对档案整理模式作适应调整。归档的每份材料不必非要按统一标准进行剪裁、装订，16开和A4纸张我们都接收，并不再加工而以原样保存。对于小于16开纸的材料不做裱糊，裱糊只用于受损材料加工上;大于A4纸张可以适当折叠，案卷只以左边和下边对齐即可，上边和右边以A4纸标准为界。只要对一些易散失的材料，或者各种特殊规格的材料，用一张普通16开纸当衬纸缝纫加工就可以了，这样既保持了原件不失真，又省略了繁锁的整理程序。

　　三、改变人事档案的编号规则，改革现行的保管形式

　　长期以来，人事档案一直采用的是纸夹线装的方法.将所有材料固定成册，然后装入档案袋中。这种包装形式在档案柜中不易立稳，须紧紧排放在一起. 当抽出多卷时，其余档案袋就会倒塌， 调阅结束后.必须将倒塌的档案袋重新排列整齐，才能将调出的档案按编号归位。

　　人事档案采用盒装单件保管，为避免混乱，可在每份材料的右上角加盖档号章.以此固定材料的位置，档号章的基本内容包括：类、件、页等。为便于档案材料的不断补充，保证各类材料的连续性，干部人事档案材料应该分别按类编号。具体做法是：每一类按件编一个顺序号，将其填写到档号章的“件”项中;而每一件材料应在其右下角单独编页号，将其填写到档号章的“页”项中;“类”项上只须填上类别的代码即可。这样在调阅时，可以根据卷盒内的目录，快速找到所需的材料，并且可以单件、多件或某一类的形式提供利用。 在材料收回时，即可根据档案材料的 编号进行核对和迅速归位。

　　笔者认为若按上述设想对人事档案案卷管理办法进行适当改革，一可以省略繁锁环节，提高档案工作效率;二有利于保护档案原始模样，减少对档案材料的损害;三方便了使用，特别是单份材料的使用;四便于档案有条件地对个人开放，既利于人事档案保密，又可以使档案内容增加一定的透明度。

　　随着信息技术的迅猛发展，档案保存、管理和利用实现微机化是必然趋势，档案管理办法的改革也将逐渐走向深入，但人事档案以“ 硬”材料作为载体的事实不会变。 因此人事档案工作者，应该为档案管理办法的科学化、现代化继续努力探索。