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本文来源：《兰台世界》2012年1月中旬刊第33-34页

建立人事档案管理中心可行性研究及法律探索

作者：过言之 苏州科技学院图书馆

　　摘 要 档案界围绕人事档案所有权及知情权方面的争议颇多。文章针对人事档案国家所有而形成的人事档案信息的封闭式管理模式，提出建立人事档案管理中心的可行性，并对人事档案管理中心遇到的新的细节问题进行法律探索。

　　关键词 人事档案管理中心 所有权 知情权 个人信息保护

　　人事档案在法律关系上所引起的问题历来是人们争议的焦点，之所以长久得不到解决，是因为国家在对人事档案所有权和知情权上没有严格合理的明文规定。缺乏严格的法律条文对人事档案知情权和所有权问题作出规定的现象导致管理上某些不必要的混乱及相关法律纠纷。纵使有部分行为实际上已经触犯了法律，也因为缺乏相应的法律条文而得不到妥善解决。扣档、私自建档或者不合理地转出人事档案关系成为一种普遍现象。

　　一、人事档案管理中心的提出

　　由于目前对人事档案的管理和利用与时代发展要求存在一定的矛盾，为更好地管理和利用人事档案，体现人事档案应有的价值，提出人事档案管理中心这一概念。归纳起来，主要有以下几方面原因：

　　1. 人员流动在市场环境中的要求。随着市场经济的建立和发展，社会成员对以政治面貌、家庭出身及社会关系等资料为主组成的人事档案的重视程度逐渐下降，政府机关除特殊部门外，对人员的政审工作相对减少，人事档案的作用大不如前，再加上很多私营企业根本不接收人事档案，人事档案更是变得可有可无。随着经济的迅速发展，效益观念日益深入人心，社会各行各业都在追求速度、效率和效益，人事档案的利用者也越来越多地要求人事档案部门提供便捷和高效的服务。市场经济的发展进一步淡化了人事档案政治性、神秘化色彩。人员流动日益频繁的现实，更加暴露出人事档案管理传统模式的不足，为了消除人员发展与流动的障碍，应当大力呼吁建立一种集约式、开放式和社会化的人事档案管理新模式。

　　2. 现阶段封闭式管理模式与人员流动频繁之间的矛盾愈加明显。人事档案中心的形成可以避免用人单位与人员之间的很多不便与纠纷。市场经济建立之后，为适应公平竞争为主要特征的市场体制发展的需要，国家在人事制度、户籍制度等方面作了相应改革，使人员流动日益频繁。人员流动的频繁使人事档案显得措手不及，在很多方面都出现了漏洞。因为人员流动但人事档案无法流动的例子屡见不鲜，甚至为此形成众多纠纷。全国各级政府下设的人员流动服务机构中，正式登记流动人员已达一千多万，今后还会增多。面对如此时代需求，人事档案管理中心的出现可以使人事档案管理集中统一起来，其他单位或个人都不允许用人事档案作为各自的法码，因此可以避免许多不必要的纠纷。

　　3.人事档案管理机构与管理方式的法律要求不到位。劳动部、国家档案局 1992 年颁布的《企业职工档案管理工作规定》第十八、十九条中规定：“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门……对转出的材料，不得扣留或分批转出。”《中华人民共和国劳动争议处理条例若干问题解释》第五条规定：《中华人民共和国企业劳动争议处理条例》第二条第(三)项规定的“因履行劳动合同发生的争议”具体包括因执行、变更、解除、终止劳动合同发生的争议。您在辞职时和用人单位发生纠纷、单位不予办理人事档案调转手续，属于因辞职引起的劳动争议。建议您先向单位所在地劳动争议仲裁委员会申请仲裁，如果劳动争议仲裁委员会不予受理，务必请仲裁委员会出具《不予受理通知书》，然后在 15 天内向当地人民法院提起诉讼，以及时解决纠纷。”

　　凡此种种，都说明在人事档案的流动过程中有一定的规定和执行原则，但真正实施时，却明显存在着以各种借口不予转出档案或要有一定的条件才能转出档案的现象。法律条文不完善固然是一个原因，但现有的管理机构和管理方式也存在一定问题，所以人事档案管理中心的提出是一种必然。

　　二、人事档案中心在管理方式上的新特点

　　1.及时补充人事档案管理中心的人事档案材料。通常，在年终或年初，单位或企业人员流动的频率比较高。各单位或企业可以以年度为单位，让员工自行填写人事材料补充表格，然后由人事部门负责对员工的人事材料进行综合审核，要各单位内部首先形成一定的人事记录，然后向各人事档案中心递交。如有企业开除、除名、辞退职工和职工辞职、自动离职或劳动期满等情况发生，企业人事档案部门也应如实在员工的人事档案材料中得以补充，如实说明，一并递交人事档案管理中心。

　　2.机动地保管人事档案管理中心流动人员人事档案。人员流动时，人事档案的流动仅限于人事档案管理中心之间进行，任何单位或个人不能提走或处理人事档案。现如今人事档案的管理有很多情况，用人单位、人才中心、劳动服务中心、户口所在地的街道办事处等都能保存和管理人事档案，人事档案越分散，管理就越松散。人事档案管理中心的形成在法律保障下能做到人事档案流动也具有统一性和规范性，即当人员流动时，他首先将人事档案流动情况补充到自己的人事档案袋中，然后出具原单位证明，他的人事档案将由原人事档案管理中心转出至现工作单位就近的省、市级人事档案管理中心。或经本人意愿，如不影响工作，也可以不流动，仍然放在原管理中心保管。

　　3.灵活地提供人事档案管理中心人事档案的利用。个人或单位需要查阅人事档案时，可借鉴美国的做法。在美国，所有的人事档案只对本人或他授权的人开放，不向公众提供利用。在美国的某些州，未让人事档案主体授权的情情况下，看他的档案是违法的，对执法部门也不例外。如果联邦调查或当地警察想要查看某人的档案，他们必须向法庭提出申请，得到搜查证后才查阅。如果人事档案的主体已经死亡，在查阅他的档案前需提交他的死亡证明。但对于已经出生100年以上的人则是个例外。建立档案管理中心后，单位如需了解某应聘员工的个人情况，必须经本人同意，执有本人签字或盖章的证明，方可到人事档案管理中心查阅，并且可按本人的意愿，部分允许查阅或全部允许查阅。如果经本人同意，部分人事档案的信息允许公开，人事档案管理中心可将其同意公开的内容以网络的形式在网上公开，以便于用人单位及时的捕捉信息，便于双方及时有效的合作。

　　三、保障人事档案管理中心规范运行的法律要求

　　1.必须明确人事档案所有权与知情权是可分离的这一特殊性质。众所周知，人事档案是人事档案“档案大家族”的一个组成部分，所以笔者认为，人事档案也应归国家所有，是国家财产的一部分。知情权，或称“了解权”“、知悉权”“、知的权利”，有着丰富的涵义，广义的知情权，是指公民、法人或其他组织依法享有的、要求义务人公开一定的信息的权利和在法律允许的范围内获取各类信息的自由。狭义上的知情权，即知政权，是指公民、法人或其他组织对国家机关掌握的信息享有的了解的权利。狭义上的知情权的核心是政府信息公开请求权。在美英等西方发达国家，政府信息公开制度被视为民主国家的一项主要的宪政制度，是公民知情权的具体体现。所以对公民来讲，所能行使的权利仅是知情权而已，并且国家对公民开放人事档案的行为也应在法律文件中有所体现，为满足公民的知情权和保证人事档案信息的保密能向良性方向发展。

　　2.必须明确所有权和知情权并不矛盾，可以适用于人事档案。人事档案归国家所有，人事档案的保管权被赋予人事档案管理中心，其他任何组织和机构均不允许私自保管人事档案。但这并不影响当事人或与之相关的人员知晓人事档案部分内容。相反，人事档案部分信息内容的公开化和透明化能为单位和个人在就业、升迁或调动工作时打开大门，更能因为暗箱操作或由于私人恩怨在人事档案上做手脚免除祸患。市场经济的建立从一定程度上减弱了人事档案的神秘性和政治性，反之，随着网络技术的发展，人事档案的公开化却成了人事档案管理中迫在眉睫的一部分。人事档案的网络化能更进一步地为公民知情权的满足带来技术上的便利。

　　3.必须制定或完善必要的法律法规，保障人事档案信息安全。据不完全统计，世界上制定了个人信息保护法律的国家或地区已经超过50 个。2009 年2月28日通过的刑法修正案(七)中增设了非法获取公民个人信息罪，严惩“国家机关、金融、电信、交通、教育、医疗”等单位工作人员非法泄露公民个人信息的行为。中国社科院法学所研究员周汉华称，在我们的传统中，个人权利往往被忽视，因此造成了个人信息被恶意侵害的情况屡屡发生，《个人信息保护法》的出台，就是避免因个人信息泄露而频遭烦扰的境况，来保护个人权利。传统的人事档案管理出于维护个人信息的准确性和真实性，采取封闭式的管理模式。一方面，这种管理模式很好地保护了人事档案信息，另一方面，也造成了人事档案信息的滞后与被动。《个人信息保护法》的出台，将为公民自主处理个人信息提供了保障，为人事档案管理中心灵活地管理人事档案提供了有效法律依据。

　　人事档案是个人经历和社会实践的记录，是历史地反映个人在思想道德、工作能力、社会实践等方面的重要材料，尤其是在市场经济条件下，人才竞争十分激烈，灵活地保管和有效地利用人事档案信息更是至关重要，人事档案管理中心正是在这一形势下提出的，可行性研究是一个开端，为人事档案的管理利用提供借鉴。

　　参考文献

　　[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京：中国档案出版社，2002.

　　[2]王红敏.美国的人事档案管理[J].中国档案，2003(4).

　　[3]林苑纯.中美人事档案管理之比较及启示[J].兰台世界，2011.(2下).