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本文来源：《城建档案》2011年第12期第43-44页

论人事档案收集中的问题与对策

作者：李素荣 山东省邹城市园林管理处

　　【摘　要】人事档案作为个人基本情况的原始记录，是一个人客观面貌的真实反映，也是组织人事部门考察和选拔、使用人才的重要依据，在其个人整个的成长发展历程中起着重要的作用。所以要把加强人事档案的收集做到完整、准确、真实作为一项必要的事项来做。

　　【关键词】人事档案　收集　问题　对策

　　一、人事档案收集工作的重要性

　　人事档案是组织、人事、劳动部门在人事管理活动中形成的反映个人各方面情况的原始记录，其主体是干部和工人档案。作为一个人客观面貌的真实反映，人事档案在个人的成长发展过程中起着不可替代的作用。收集人事档案材料, 充实档案内容, 是整个人事档案工作的根本任务，也是人事整个档案工作的最重要的一环。做不好人事档案的收集，其他管理环节就无法正常开展，从而影响整个人事管理的进程，采取相应的解决措施也就成为势在必行的任务。

　　二、人事档案收集工作中存在的主要问题

　　人事档案是个人情况的真实凭证，也是组织单位选拔人才的重要依据，在个人成长发展中起着极其重要的作用。但是由于新时期社会经济的高速发展、人事体制的改革等新情况的出现，再加上诸多其他因素的影响，人事档案的收集工作存在着许多问题。这些问题对整个人事档案的管理工作、个人及单位也带来了一定的负面影响。其主要问题有以下几个方面：

　　(一)人事档案的收集工作不适应现今社会形势

　　随着我国社会经济的发展，我国的用人制度改革也深入进行。用人制度已逐步走向开放，由过去的单一行业所有制向市场化过渡。人才市场的活跃，促进了人才的合理流动和配置，但这同时也给人事档案收集工作带来了诸多困难。有些单位对人才外流采取扣留档案等方式强制保留人才，而接收单位则不顾档案有无，只要人才进来其余的不考虑。也有的单位因自身档案管理存在混乱，延误了个人档案的充分保留和利用。所以说，如何使人事档案的收集工作适应新形势，应对出现的各种新状况，是现今一个亟待解决的问题。

　　(二)人事档案收集工作缺乏系统性、准确性，存在着档案材料的残缺、零乱现象

　　人事档案的收集工作中存在着混乱的现象，首先表现在收集的材料内容与事实不符，虚假成分较多。这些成分严重损害了档案材料的严肃性和真实性，给人事工作带来困难。其次表现在收集的人事档案材料太散乱，有些地方和部门，对一些历史性材料收集不够齐全，不该收集的却收集归档。还有就是“人档分离”现象特别突出，保持“人档一体”，这是人事档案管理的一贯格局。

　　(三)领导对人事档案的收集重视不够，相关工作人员专业性不强、业务素质偏低

　　领导的重视是做好档案收集工作的重要基础，但是在现实社会中，不少单位的领导档案意识淡薄，没有认识到人事档案及其工作的重要性，因而更没有把人事档案的收集工作放在应有的位置。由于对人事档案的重视程度不够，所以大部分从事档案收集工作的工作人员没有经过正规档案管理教育与培训，因而专业性不强，对人事档案收集的要求并不十分明确，导致了档案材料的收集混乱。

　　三、人事档案收集中存在问题的解决对策

　　要解决人事档案收集中存在的问题，以促进收集工作的顺利进行，不是靠着某一方面得改善就可以完成的，而是需要整个收集工作的优化，包括制度、观念、要求、方法及硬件设备的全面改善与提高。下面笔者就如何做好人事档案的收集工作谈几点看法：

　　(一)明确人事档案收集的要求，做到完整、真实、条理、实用

　　做好人事档案的收集要严格要求，要明确知道要达到什么标准。第一，要完整。缺少任何一个阶段的材料或任何一张材料上的手续不完备，都有可能给职工个人利益带来影响。第二，要真实。人事档案是培养、选拔和任用人才的重要凭证，人事档案收集的材料不真实，就会导致错用、埋没人才，给用人单位甚至是国家带来严重损失。第三，要有条理。人事档案的收集也要严格按照要求，按照不同的分类标准有序的进行收集工作，便于上级和其他部门的查阅。第四，要做到实用，需要收集的人事档案必须是有实用和保存价值的档案。无价值的档案既加大了管理人员的工作量，也浪费了人力、物力和财力。

　　(二)掌握科学的收集方法，做到定期收集、定向收集、随时收集和跟踪收集相结合

　　由于人事档案的形成具有生成的连续性、来源的广泛性、形式的固定性和相互的联系性等特点，因此在收集的过程中要根据其特点灵活的采用各种各样的收集方法。

　　1、定期收集：根据本单位工作的实际情况，确定每个季度或每半年与有关部门联系，收集在一定阶段内形成的人事材料。

　　2、定向收集：人事档案材料来源广泛，形成分散，这就需要档案收集人员在充分调查研究的基础上，向有关单位和部门进行定向收集。

　　3、随时收集：有些人事档案的形成是有一定时间规律的，当机构变化时，也会进行人员的任免，这就要求工作人员及时了解信息，随时收集。

　　4、跟踪收集：人事档案材料不是孤立形成的，材料和材料之间有着密切的关系，这就要求收集人员根据人事档案内容的需要，沿着人事档案在清理、核对中发现的问题和线索进行收集，它是帮助解疑补缺的一种重要措施。

　　(三)建立和完善相关制度，使人事档案收集工作有坚实的保障

　　为保证人事档案的及时归档，需要通过有关制度来规范收集行为，确保人事档案收集工作顺利开展，就要建立和完善收集、归档制度，具体来说就是要健全以下四项制度：一是建立联系制度，形成收集网络，这样可使档案材料收集工作全面、深入地开展。二是索要制度。要变被动收集为主动收集, 变坐等材料为主动索取。对于未能及时递交的档案材料，档案部门要主动索取。三是移交制度。制定出具体的人事档案材料的归档范围、时间与质量要求，材料形成部门应根据干部管理权限和递交制度，主动将形成的材料及时移交到档案管理部门。四是登记制度。为了掌握收集工作情况，避免人事档案材料遗失，档案管理人员要做好材料的收集登记造册工作。五是归档制度。形成的档案材料应在一个月内由专职人员送交人事档案管理部门，档案管理部门要对这些归档材料进行认真清点核对，确认人档材料完整准确后，才能办理交接手续，由交接双方在收集档案材料册上签字登记。

　　(四)加强档案收集人员的职能培训，提高业务素质

　　针对人事档案收集人员的专业性不强、业务素质偏低等问题，有必要举办短期业务培训班，定期进行业务培训，以提高其工作能力。同时档案收集人员也要加强自己的学习，努力提高业务水平，了解时代的变化，根据形势的变化不断改进自己的工作方法，增强服务意识，把充沛的精神和高度的责任感投入到人事档案的收集工作中去。

　　人事档案既是个人真实面貌的客观反映，也是选拨人才的重要凭证，而人事档案的收集工作是人事档案管理工作中的关键环节，对人事档案工作的进程有着重大的影响。所以做好人事档案的收集工作是一项基础性的也是关系个人、单位利益的大事。但是人事档案材料的收集又有着工作量大、政策性强、严肃性高的特点，因此档案收集人员必须要树立高度的工作责任感和历史使命感，充分调动和发挥自己的积极性和主动性，分析问题，寻找规律，灵活运用各种收集方法，认真做好人事档案的收集工作，将人事档案的收集水平提高到一个新的高度，为以后人事档案的其他整理工作打下良好基础，也有助于将人事档案的作用最大程度的发挥出来。