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本文来源：《办公室业务》2011年第12期

人事档案社会化管理模式探究

作者：孙丽梅 吉林省地矿医院

　　【摘 要】人事档案的社会化管理可以使人事档案管理更加专业、现代、科学，并且还可以在法律允许的范围内，服务于社会的多个方面。本文首先介绍了人事档案管理具有社会化发展趋势，并重点分析了人事档案的社会化管理模式的相关概念，最后重点阐述了社会化管理模式的特征。

　　【关键词】人事;档案;社会化;管理模式

　　人事档案的社会化管理就是使其对社会公开，通过社会专业的管理机构，承担人事档案的管理工作，这样可以使人事档案管理更加专业、现代、科学，并且还可以在法律允许的范围内，服务于社会的方方面面。

　　一、人事档案管理具有社会化发展趋势

　　任何事物在发展的过程中，都会有突破和创新，但是必须有先进的理念作为前提。随着我国市场化经济的深入，以及户籍制度和认识制度的改革，不少自愿流动的单位人逐渐转变为社会人，并且日益增多。聘用制也渐渐地取代了终生制，人事制度的发展将人事档案交与人才服务机构进行管理，同时解决了“人档不分，档随人走”的局面。人事档案管理具备了人员流动性和社会档这两个特征，人事档案的社会化管理便体现出来，因此原来的政府采用的干部人事档案管理模式已不能适用于当今社会，所以采用人才服务机构管理社会人事档案，是一个必要的发展趋势。

　　(一)人事档案管理的国模基本形成。通过国家有关管理部门的宏观调控与组织协调，以及在中央组织部、国家人事部和劳动部等相关的领导的指导下，逐渐形成了集中统一分级负责制，不仅仅有助于维护我国各部门人事档案的安全与完整，并且可以有效地为人事工作以及其他工作服务，而且在全国各地设立专门的管理机构，配备专业人员管理，同时可以接受上级部门监督。在经济时代的影响下，对于人事档案的控制性管理模式，使人员与公司具有了依附关系，不利于人员流动，但依然沿用至今;在市场经济建立之后，各种制度逐渐完善，多种经济组织形式不仅仅有利于人才的流动、交流，而且有利于人才的吸纳，虽然与过去的人事档案管理模式产生冲突，但是随着新的人事档案管理模式的出现，人事管理逐渐成为一种社会工作，并且人事管理的机构以及管理对象都具有很强的社会性，所以人事档案的管理工作也具有社会性。

　　(二)人事档案的管理初步现代化。随着信息化以及计算机技术的发展，计算机可以大量储存信息、寻找信息，速度较快的优势逐渐显现出来，也因此使人事档案的管理工作更加容易便捷。同时在和相关的软件研发部门合作下，开发出了人事档案管理软件，大大提高了人事档案的管理效率，比如由国家人事部开发的GPMS 人事管理系统，完美的实现了单机环境下的各种操作，可以轻松实现信息查询和统计分析以及报表处理等工作，提高了资源利用率和整体效率;拥有完善的安全机制，可以通过软件整理相关工资料，因此牵扯到人员流动的信息都可以通过计算机进行管理。并且局域网技术的应用，扩大了人事档案的利用范围，提高了水平，为向现代化发展做好准备。

　　二、人事档案的社会化管理模式相关概念

　　当前的人事档案的社会化管理作为一种新的管理模式，是一种管理模式的补充，和传统的管理模式并存发展。

　　(一)对于人事档案的管理，其管理机构和管理对象等都具有较强的社会性。在人才流动不断变大的今天，人事管理的服务应运而生，也正在演变为一种社会化活动，而人事档案的管理工作作为人事管理的重要部分，也具有社会化性质。对于管理机构，不再需要计划经济时代的那种存在于单位内部的人事档案管理机构，随着市场经济的建立，人事档案管理已具有很强的社会性，比如各省市的人事管理机构，这种机构不是固定的管理某个单位的人事档案，而是面向社会，管理本地区所有流动人员的档案资料，因此其具有较强的社会性。

　　(二)人事档案来源比较广泛、内容比较复杂。由于人事档案管理机构以及管理对象的社会性，也就决定了人事档案的来源比较广泛，内容也比较复杂，在传统的管理模式中，所有的人事档案比较单一，仅在单位内部流通，所有的操作都是在内部进行，人事档案的管理与收集比较单一，但是对于社会化管理机构而言，内容就相对比较复杂，来源也更加广泛，人员的复杂性使档案内容更加丰富多样。

　　(三)对人事档案的需求表现出多样性。社会发展需要人才，不管是招聘还是就业，人事档案的利用就显得很重要，同时利用者类型以及利用类型的多样性，致使人事档案内容和载体及其传递方式都具有多样性;也是人事档案在更大的范围内流动，不仅仅组织而且个人也需要，但是根据不同的要求，因此呈现出需求的多样性。

　　(四)人事档案的管理方式及其服务方式都具有开放性。要想实现人事档案管理的社会化，就要改革传统的管理模式与方法，，市场化经济的建立使人事档案没有了那么神秘，但是随着信息化程度的加大，人事档案的管理与服务模式得到改变。通过现代化的人事档案管理方法，可以提高档案的利用程度，同时可以将非隐私内容放在人事档案网上，建立一种可以与外界互相交流的开放的交流模式，促进人事档案管理部门同外界的信息交流。

　　三、社会化管理模式的特征

      当前，人事档案社会化管理模式与传统的管理模式同时存在，各有利弊。传统的人事档案管理模式对人才具有极大地约束性，也不利于人事档案的管理，由于流动人员没有固定的工作单位，变动较大，与原单位联系不大，在将其档案交与人才交流中心管理，在管理模式和方法上与一般的管理具有很大不同点。

　　(一)集中统一管理。作为市场经济下的新的人事档案管理模式，与传统的计划经济时代的管理模式有很大的不同，传统模式下，在单位内部需要组织专门的机构进行管理，比较封闭，而且传统的干部档案的管理工作由人事部门领导，工人的档案由劳动部门进行管理，但对于干部的概念比较模糊，凡大专以上就由人事组织部门领导，在新的制度下，干部不仅仅局限在传统的身份界限，通过自己的努力工人也可以成为干部，在竞争机制下，干部也可以成为工人，各行业的人事档案也在不断变化之中。因此传统的由各级人事部门领导进行管理的模式，已经不能适应于时代的发展，而是应该在各级组织的人事部门成立专门的领导小组，进行协调的领导与管理工作，改变过去的由某个部门进行领导的模式，建立多部门统一协调领导的机制;从保管机构的角度来看，传统的档案管理只是在单位内部，但是新的管理模式要求社会化管理，要求人事档案走出单位进入社会，由社会化管理机构进行整合，使人事档案得到真正的集中管理，统一开发利用。

　　(二)流动人员人事档案的社会化管理。为了妥善的管理流动人员的人事档案，为流动人员的流动创造更加合理的社会条件，加强对其的管理，中央组织部以及人事部在88年12 月1日颁发了关于加强流动人员人事档案管理的通知，对于许多细则以及规定都做出了明确的要求：对于流动人员人事档案的管理机构必须是县级党委组织部门或者政府规定的人事部门，其他部门不得擅自接管人事档案，严禁个人保管他人的人事档案资料。对于违反规定的组织或个人，擅自保管或者违法修改档案材料的，看其情节的轻重进行相应的党纪政纪处分等处罚教育;触犯法律的要依法追究刑事责任，保证人事档案的安全性、真实性。

　　(三)决不允许档案自带。由于中组部以及规定明确规定，对于档案自带决不允许的。重实际能力不重视档案记录，这种现象使很多单位以及个人错误的认为档案已经毫无用处，因此弃档的现象也越加严重，但是许多的个人证明或者手续都是以档案作为依据的，比如工龄、考研、考公务员等，还有出国，升学以及生育的手续无法办理。流动人员的档案应放在：(1)与国有单位解除合同或者辞职的人员。(2)没有就业的大中专毕业生。(3)自费出国留学人员。(4)非公有制企业的单位的人员。(5)实行人事代理的国有单位聘用的人员。(6)其他社会流动人员人才人事档案。以上六类人员的人事档案要严格按照集中统一、归口管理”的原则，投放到各级人才交流管理中心。

　　四、结论

　　总之，人事档案管理的社会化正在不断发展，也将作为一门科学，不断进步深入。人才资源的优势比较会更加明显，其质量与数量也会不断提高，在更大范围内实行人事档案的社会化管理逐渐成为可能。

　　参考文献：

　　①李方.浅谈人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J].科技创新导报,2008,31:179.

　　②罗丽云.新时期如何加强医院人事档案的管理[J].医学信息,2009,22(12):2658.

　　③段晓亮,崔亚芬.人事档案管理在现代人力资源管理中的发展趋势[J].当代经济,2009,10:64.