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本文来源：中国国土资源报 发布日期：2012-03-27

五星档案为五星服务“撑腰”

　　——南京市国土资源局创新档案管理小记

作者： 吴强华 杨应奇 杨丁丁

　　近年来，江苏省南京市国土资源局办证大厅先后荣获“全国女职工建功立业标兵岗”、“省级文明单位”等荣誉称号。2011年，办证大厅共受理服务事项9.82万件，群众满意率达100%……

　　荣誉与成绩的背后，有办证大厅工作人员的辛劳，也有档案工作人员的“撑腰”。2011年12月19日，南京市国土资源局档案工作通过省五星级标准测评。

　　“搬档案搬得闪了腰”，档案信息化势在必行

　　目前，南京市国土资源局档案库存量已达4.7万件。在为便民服务“撑腰”的同时，有档案工作人员曾经“搬档案搬得闪了腰”。局综合档案室负责人黄晓芹说得更形象：“过去公检法等相关部门调阅卷宗，要用车拉!”

　　2005年，为响应江苏省档案局关于“档案数字化工程”的号召，南京局对历年来的档案进行了数字化扫描，并将扫描影像直接挂入“管理软件”的封面目录下，实现了电脑检索代替了手工检索，网络打印代替了手工复印，软件查看代替了纸质翻阅，这一举措解决了由于档案利用率高、纸质档案容易破坏的难题，大大提高了档案调阅的效率及安全。同时，为下属事业单及各分局、县局安装了端口，设定权限，既实现了资源共享，又保证了信息安全。

　　南京局在信息化建设规划中，单列档案信息化建设规划，与全局信息化建设同步实施。加大投入，配备了计算机、扫描仪及专门的档案工作服务器等设备，聘请了专业公司按照全省统一的数据结构标准和国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》的要求，在原纸质档案电子录入的基础上，量身定做了符合南京局实际的档案管理系统，实现了在线归档，建立了全部档案的文件和目录数据库，以及重要、利用频繁的纸质档案的全文数据库，可实现在内部局域网上查阅档案目录和全文。

　　档案是行政过程的真实反映，档案规范化助力依法行政

　　国土资源档案是国土资源管理过程的真实反映，只有业务工作规范，才能保证所形成档案的规范。

　　南京局通过抓业务规范促档案规范，有力推进了全局依法行政、规范行政。一是规范各类业务工作程序和各类文书格式，使各类业务办理流程清楚，各类业务文书统一，提高办案质量，为档案规范化打下基础。二是规范公文处理，制定《南京市国土资源系统机关公文处理办法》，对公文的拟文、核稿、会签、送审、印制等作出明确规定，办公室把好发文关，将不规范的文件，退还拟文处室。三是实行部门立卷制度，坚持“谁主管、谁负责，谁结案、谁归案”的原则，完善部门负责归档制，明确部门和承办人的立卷归档责任。由于坚持部门立卷，专职人员及时指导检查，归档时间大大加快，档案质量也有了大幅度改进。

　　在抓好机关自身档案建设的同时，南京局高度重视区县国土资源部门以及基层国土所的档案工作。目前，南京局、溧水县局、高淳县局已通过档案五星级验收。同时，溧水县局下属的白马、晶桥国土资源所，通过了省四星级验收。

　　记者在溧水县白马镇国土所看到，近60平方米的档案室内，密集架、电脑、扫描仪等专业档案设备一应俱全。所长周兴介绍，所里采用了全省最先进的电子标签，解决了困扰多年的错、乱架问题，本所目前已形成七大门类共8557卷档案，建成了档案文件目录数据库，可通过电脑快速、准确地检索，大大缩短了档案调阅时间。

　　档案利用是档案管理的根本，信息化、规范化加速服务社会化

　　加强档案资料的开发利用，是档案管理的根本目的。档案管理工作的信息化、规范化，为加速国土资源档案服务的社会化，奠定了基础。

　　据了解，近三年来，南京局共提供综合档案2800件，用地档案15000件，监察档案6200件，账务档案5200件，规划档案6820件，地质矿产档案2100件，声像档案320件，为国土资源管理工作、经济发展、企业改制及纪检监察、司法部门查案等，提供了大量原始依据。溧水县局在全县生态示范区建设过程中，档案室主动提供县、镇土地利用总体规划分解指标，基本农田、一般农田保护数量及保护率，土地开发复垦规划、年度计划等档案资料，有力支持了生态示范区建设。

　　2011年1月1日，《南京市征地补偿安置办法》及《南京市被征地人员社会保障办法》正式实施。由于时间久远，1983年以来，江南八区大量被征地农民原持有的补偿安置协议遗失或残缺，无法正常办理转接进保手续，直接影响被征地农民长远生计和合法利益。南京局综合档案室主动调阅1983年~1998年间江南八区所有征地项目案卷，及时为被征地农民补齐相关资料，协助人社局完成转接进保工作。

　　2012年1月4日，新年上班后的第一天，南京市人社局就收到了一份最新的全市征地人口信息资料，与上年度相比，共有12.4万条信息进行了更新升级。“没有档案工作的信息化、规范化，这样的任务不可能完成。”南京局档案工作人员表示。