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本文来源：《人力资源管理》2012年第3期

如何做好撤并单位人事档案的接收与管理工作

作者：邱正芳

　　随着我国经济体制改革全面而深入的推进，机构改革、单位撤并重组现象时有发生。现就如何做好撤并单位的人事档案接收与管理工作，谈谈个人工作感悟。

　　一、撤并单位人事档案接收与管理工作的意义

　　人事档案对于每个人来说都非常重要，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申报、办理养老保险、到龄退休等，都需要档案“说话”。特别是在单位撤并管理体制调整过程中，做好人事档案的接收与管理工作对用人单位和个人来说意义更大。这不仅可以让新的用人单位清楚地了解一个人过去的工作轨迹，也会给撤并重组前人员的岗位变动、工资调整、员工辞退等人事管理带来诸多帮助，更会直接影响到撤并重组后新单位所有人才的正确合理使用，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据，从而科学合理的加强人才队伍建设。

　　二、撤并单位人事档案接收与管理中的问题

　　1.领导重视不够，专职专业人员缺乏。在机构改革或单位撤并重组过程中，工作非常繁杂，加之人心浮动，工作消极涣散。由于工作头绪很多，人事档案接收和管理的单项工作很难进入领导视野，档案往往处于失控状态，极易发生损毁、丢失。此时如果接收工作做得不好，就会给日后的工作带来好多麻烦。例如，本人原所在的邗江县级广电机构，1994年12月依据地方政府文件要求，将原所属的21个乡镇广电站人、才、物的管理权限全部下放至各乡镇政府统一管理。2002年6月，依据市委文件，又将邗江广电及所属乡镇广电站整建制划归扬州广电统一管理。期间，在人事档案清理接收时，由于种种原因，造成了部份人员的档案资料散失。后期在理顺接收人员身份性质、工资标准以及办理社保时，因没有原始的个人档案而给人事工作带来了很多周折。

　　2.档案材料不符合标准，失真现象有所存在。笔者在工作中发现，有的档案材料内容填写前后不一，在填写表格时能省则省。“三龄一历”记载多样，姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，个别人的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高，工龄越填越长”。有的人履历表中学习简历从大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。档案用纸规格不一，虽然规定人事档案材料要统一使用16开纸，但单位内部形成的人事档案材料经常以A4纸进档，给立卷归档工作带来了麻烦。有的档案材料甚至出现了涂改痕迹，严重削弱了档案的权威性、严肃性,使得人力资源管理计划中的配置、退休解聘、招聘补充等计划不能正确制定,给当前配置及未来人力资源的开发和使用带来极大的阻碍,从而有可能使单位或个人错过很好的发展机遇。

　　3.档案内容简单，部份材料分散、缺失。人事档案归档过程应当是一个前后衔接、连续划一的有机整体，但长期以来，由于宣传力度不够，个人重视不够，导致了档案材料分散、缺失。如：由于工作调动，致使一部分档案材料滞留在原工作单位;学生参加工作，档案留在学校;取得学历文凭，学历材料存放在自己手里等等。有的人事档案材料单一、内容抽象，鉴定、考察材料中套话、空话多，根本体现不出个性特色，在个人正常晋升和选拔中已经失去了参考价值。一些表彰和处分材料散失较多;有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章;一些本该有的履历表、年度考核表、职称、工资材料不全;反映个人工作能力、技术特长等方面的内容较少，有些档案材料仅仅作为被保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全。这些情况严重制约了人力资源的开发，难以为现代人力资源开发、使用提供有效的服务。

　　4.人事档案管理手段落后。人力资源管理要求人事档案规范化管理，能够及时有效地提供各种档案信息，为人力资源管理提供服务。但是，目前的人事档案管理仍沿用传统的管理模式，以手工操作、检索为主，管理人员满足于“看摊守点”，缺乏创新和竞争。

　　三、完善撤并单位人事档案接收与管理工作的措施

　　1.领导重视、加强管理，配备高素质管档人员。人事档案是全面地考察了解和正确选拔任用人才的重要依据，关系到每位员工的切身利益。特别是在撤并单位体制调整时，应加大档案宣传力度，引起领导重视，在引进配备高素质管档人才时，也要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，使其能够适应现代人力资源管理的新要求。要使其端正思想、增强意识、转变方式，变被动服务为主动服务。要加强沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为现代人力资源管理服务，为高层决策服务。要让档案管理人员肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案意识，在全社会形成人人关心档案的良好局面。同时在机构设置和人员编制上给予充分保证;在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施和软件支撑;主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要为他们提供提高业务能力的机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。

　　2.建立健全合理的人事档案管理制度，严把材料进档关。现代人力资源管理趋势要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。对于那些不适应新形势、新情况的规章制度,必须进行改革、及时更新。要对档案的内容、分类、档案用品标准进行规范。在材料的收集上要做到及时、完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确，装订整齐;在递转档案中要做到按章办事，确保档案材料安全可靠;在别人查阅、传阅档案时，要热情服务而又不失原则，注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。同时在撤并单位人事档案接收与管理过程中，还要加强接收与指导的配合，统一质量要求，严格按照《干部档案管理条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》和《企业职工档案管理工作暂行规定》转递档案材料，严格按规定办理相关转移登记手续。对不符合要求的人事档案坚决不接，对一些实在无法补充的人事档案原始资料，一定做好交接时的原始记录，以免今后工作中涉及当事人切身利益时互相推诿产生矛盾。只有日常基础工作做好了，在单位撤并人事档案工作交接时就不会眉毛胡子一把抓，人事档案的质量才能有保证，为日后人力资源工作的规范管理和顺利开展提供保障。

　　3.加快人事档案工作科学化、现代化进程。随着时代的发展,档案材料越积越多,传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便,容易延误时间,而且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统,通过微机终端和系统互联,可以实现个人信息微机检索和联网查询,及时更新档案信息,最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务,更好地为单位各项事业的发展做出贡献。只有以人为本，用科学发展观来指导档案的改革和发展，只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，发挥档案的效能。人事档案接收与管理工作的完善与改革，势必会促进撤并单位的人才流动和更好的发挥高技能、高水平人才的作用，必将加快事业发展前进的步伐。

　　总之，要使人事档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现人事档案管理的科学化、规范化、现代化做出应有的贡献。