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本文来源：《北京档案》2012年第2期第36-37页

对高校人事档案管理若干问题的思考

作者：马 丽 宁夏职业技术学院

　　摘要：人事档案是高校档案管理的重要组成部分，本文分析了高校人事档案管理中存在的若干问题，并探讨了相应的解决方案。

　　关键词：高校 人事档案 对策

　　人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德才水平和工作表现，以个人为单位集中保存供备查的文字、表格及其各种形式的原始记录。高校人事档案工作是学校管理工作的重要组成部分，既肩负着知人善任、选贤举能、合理使用干部的职责，同时也为各系列专业技术职务评聘提供可靠依据。现就人事档案工作中遇到的一些问题谈几点认识。

　　一、高校人事档案管理中的问题

　　1.档案意识和法制意识薄弱。高校干部人事档案材料的形成、完善涉及到学校很多部门和个人，但由于长期以来高校领导和职工的人事档案管理意识欠缺，认为人事档案工作只是“收收管管、翻翻找找、查查看看”，没有什么难度，谁都可以做，致使一些不按要求处理和完成人事档案材料的现象时有发生，造成高校人事档案材料的缺漏和不完善。还有些同志档案法制意识淡薄，擅自将个人档案材料留在身边不上交，有些办事人员不及时按规定把形成的材料上交档案部门，只图个人方便。极少数人为了某种需要，利用手中的权力，帮他人做假材料，开假证明，参与违法活动。

　　2.高校人事档案管理体制不统一，归档的内容单一，材料失真。目前，有的高校人事档案由组织人事部门统一归口，有的则由校档案馆(室) 专门管理。这种管理体制给高校人才信息库的建设带来了很大难度，不利于组织人事部门对人事档案的管理。同时，在档案中反映业务能力和工作绩效的材料较少，大量的是教职工的履历表、考核表、职务变动、工资变动方面的材料。这些材料不能全面地反映出教职工个人的业务能力和科研成果等情况。在一些考核性、鉴定性的材料中，程序化定性描述的材料较多，而反映个性的或定量的材料较少。部分干部任免呈报表及奖励等材料未能及时归档。

　　3.人事档案材料收集渠道不畅通，收集工作缺乏力度。首先，高校形成档案材料的部门较为分散，材料形成时间前后不一，而收集、管理人事档案第一手材料的人员，经常忙于其他事务或根本没有向档案管理部门上交材料的意识，致使需要及时入档的材料压制个人手中，甚至出现丢失的情况。档案管理人员往往不主动了解学校的各项工作进展，无法掌握材料形成的时间，对需入档的材料还存在“不报送，不入档，你不交，我不催”思想。二者之间贫于联系沟通，导致人事档案材料收集的严重脱节，出现人事档案材料隔月、跨年入档的情况。这种收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时，这一问题在无专职人事档案工作人员的单位中比较突出。其次，收集归档的材料存在不全面的现象，某高校对人事档案进行清查时，在 1000 多份人事档案中，光缺年度考核者就有近 200 人次之多。另外，由于高校人事组织部门在档案归档时把关不严，致使一些虚假材料进入个人档案，一些归档的材料不够真实准确。有些干部的年龄越填越小，参加工作的时间越来越早，学历越填越高，却没有依据材料。人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，“三龄一历”(年龄、工龄，党龄、学历)虚假现象较为严重。这些虚假材料归档后，不能准确反映每个人的真实情况。给组织人事部门认定工龄、核定退休时间、晋升工资和选拔干部带来许多麻烦。严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

　　4.高校人事档案重传统管理，利用效率低下。现阶段高校人事档案的提供利用还是以实体档案为主。实体档案虽然利用范围广、适应性强，具有原始凭证的作用，但它利用效率低，工作量大。尽管有些高校已开始使用人事档案管理软件，但也仅在人员基本信息、档案目录编辑、档案转进转出等日常管理的几个环节实现计算机管理，因此高校人事档案管理工作普遍注重实体档案的管理。

　　根据《中华人民共和国档案法》规定“：地方各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”;《干部档案工作条例》第八条规定，干部档案管理部门有十项职责。很多档案管理人员将大量的时间和精力用于档案的接收、收集、审核、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷等整理以及防火、防蛀、霉变等等仓库保管工作，却没有认真思考人事档案工作实质是为了什么。难道就是人们常说的“抄抄写写、守好摊子而已，不丢不泄、查阅外调工具”，作为档案管理者很少对人事档案材料进行认真细致地分析研究，没能充分掌握所管范围内的人才信息，不能为人事档案的开发利用提供专业支持，使得人事档案的利用效率低下。

　　二、高校人事档案管理的对策

　　1.统一高校人事档案管理体制，加强人事档案的规范化建设。针对高校人事档案管理体制不统一的问题，笔者认为，人事档案管理部门应设置在与干部管理、教职工管理工作密切相关的组织部门和人事处，以便于工作协调和材料收集。在人事档案规范化建设方面，首先，高校领导要高度重视和积极支持干部人事档案工作，健全并严格执行干部人事档案材料收集归档制度。其次，需建立干部人事档案材料收集归档联系网络，干部人事档案管理部门汇总学校各部门的人事档案专职人员名单，力争层层有人负责，每个部门都有人承办，建立一个纵横交织、上下贯通的档案收集网络，疏通收集渠道及时掌握各部门形成干部人事档案材料的信息，及时收集各部门的人事档案材料，以真实、完整、准确的信息不断充实干部人事档案内容。最后要加强督察，接收材料时严把质量关，以保证档案材料的准确性。

　　2.加大档案宣传力度，提高人事档案的法治意识。人事档案是组织人事部门任用干部和选拔人才的重要工具，是选贤举能的重要依据，是联结组织和个人的重要载体，是人力资源管理中一项必不可少的基础性工作。因此，高校人事档案管理部门应该通过会议、校报、校园广播以及校园网络等各种渠道扩大宣传范围，加强宣传力度，使领导和教职工充分认识人事档案的重要作用，提高他们的档案意识。同时，加大《档案法》、《干部档案工作条例》的宣传力度，增强教职工的法治观念，认真履行监督审核责任制，做到“谁审核、谁签字、谁负责”。组织人事部门的干部要增强责任意识，维护档案的真实性，坚决反对篡改档案、危害档案的行为，坚决清理污染干部档案材料的源头。在工作中，照章办事，严格履行程序，做到“坚持原则不动摇、执行标准不走样、履行程序不变通，遵守纪律不放松”，确保人事档案材料的质量。

　　3.树立新的档案服务意识，提高利用效率。档案利用是档案工作的出发点和根本目的。现在档案利用不仅仅局限在组织人事部门，个人和社会利用人事档案的比例也在逐年上升;人事档案室不再是组织、人事部门的储藏室，而已成为学校人事信息中心开发利用档案的基地。因此，在开展人事档案信息的利用工作中，档案工作者首先要做到更新观念，强化档案利用效率意识。要突破陈旧的传统观念影响，真正做好“重利用”这篇文章。其次要牢固树立开拓性服务意识，正确认识和处理利用和保密的关系，严格按照中组部《干部档案工作条例》，做好保密和安全利用的审批手续。再次是牢固树立主动服务意识，采取有效办法让社会充分了解档案资源，把档案的“潜价值”变为“显价值”，满足社会和广大人民群众日益增长的利用需求。

　　4.高校人事档案管理应尽快从传统管理向现代化管理转变。首先高校人事档案管理应尽快从实体管理向信息化、网络化管理转变，实现人事档案管理信息资源数字化、网络化、管理流程自动化、信息共享整体化，积极稳妥地采用科学的理论方法和现代化的技术与设备，对人事档案进行管理。其次是高校应充分发挥自身优势，开发研制出先进、适用的人事档案管理软件系统。第三，借助扫描仪，将原始的档案材料扫描并保存到计算机中，建立全文数据库。这样在利用档案时，就不用提取实体档案，只要通过计算机全文数据库，就可以查阅到有关内容。即延长实体档案的寿命，又可以提高工作效率。