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本文来源：中国档案资讯网 发布日期：2012-05-04　　

正视档案管理部门的“角色错位”问题

文章作者：刘 翔

　　档案信息化建设是当前档案部门比较热门的话题，各地机关、企事业单位档案室、综合档案馆纷纷进行了一些不同程度的探索，在此过程中发现一些问题，其中之一就是“角色错位”。

　　据了解，档案管理部门往往充当了软件经销商的角色，甚至在利益的驱动下，频繁地更换软件。由于档案管理部门变成了经销商，担负起了软件的培训与维护，消耗了大量的时间和力量。而且，档案管理人员大部分是兼职档案员，人员流动频繁，计算机水平参差不齐。如果刚熟悉一个软件就要更换，会造成工作连续性差，著录数据格式五花八门，从而造成档案数据管理的混乱。

　　“角色错位”问题，实际上是档案管理内部的问题，是档案信息化建设的“内伤”。解决这一问题的方法就是档案管理部门进行角色的理性回归。在实际工作中，“角色错位”会使应该做的工作没人做，不该做的工作却抢着做。加上大部分档案管理人员对数据库的不了解，使业内产生一种“买了软件，问题就都解决”的错觉，甚至还出现“不同门类的档案管理使用不同管理软件”的笑话。

　　一个成熟好用的管理软件固然有助于提升档案的科学管理水平，但无论多好的管理系统，都不可能替代人的工作。有些档案部门把买来的管理软件束之高阁，安装完毕后，在实际档案管理工作中却很少使用。实际上，管理软件使用的越频繁，它的价值才体现的越多。管理软件作为一项工具，它会给工作的各个方面带来革命性的变化，但它毕竟只是一个工具，不会自动带来管理的提升。

　　由于档案管理部门的“角色错位”，使得档案管理部门从档案标准与各种规范的制定和监督执行者，主动背上了售后服务的沉重包袱。档案管理部门就好比足球场上的裁判员，现在的情况是裁判员却干起了运动员的工作，在档案信息化这个“球场”上参与了“踢球”。档案管理部门应该从“踢球”的角色中剥离出来，进一步加强科学的标准与规范的研究和制定，转变档案业务特别是信息化方面的培训模式、内容与方式，使档案管理人员能够独立操作后台数据库，能够独立总结信息化管理方面的实践方法。这样做才真正实现了角色的理性回归，也只有这样做，档案信息化建设的“内伤”才能慢慢愈合。

　　原载于《中国档案报》2012年5月4日 总第2301期 第二版