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本文来源：科技与企业杂志社 发布日期:2012-08-02　　

完善高校档案管理 加大社会化服务

作者：李丽华 湖北师范学院(湖北黄石)

　　【摘 要】《高等学校档案管理办法》明确要求要加大档案利用功能和为社会服务的责任，随着社会的发展和科学发展观的建立，应该加强高校档案的社会化服务职能的管理及标准化建设，不仅对于高校的重点学科发展、人才培养、教学研发等方面具有重要意义，还有利于社会对高校资源的利用，使科技成果及时转化为第一生产力，实现高校科研能力的再发展和提高。

　　【关键词】高校档案;科学发展观;服务职能

　　高校档案同其他机关或企业的档案不同，具有独特的特点和价值，高校档案资源十分丰富，涉及面广，不仅是衡量一个高校管理水平高低的重要标志，更凝聚着高校重大的历史资料和重要的科研成果。正是由于高校档案资源的特殊性和价值性，为适应新时期社会经济建设高速发展的需要，2008年的我国《高等学校档案管理办法》就明确提出，高校档案机构应当为社会营造便利条件，赋予了高校档案服务社会的新职能。因此，高校档案工作要根据社会需求不断加以完善，更要适应新时期社会主义市场经济发展的需要，顺应时代发展的要求，加强高校档案全方位的社会化服务职能，使科技成果及时转化为第一生产力，为社会经济发展提供智力支持。

　　1、完善高校档案管理工作，适应新时期社会发展的需要

　　(1)高校档案的特点及利用功能。高校档案资源十分丰富，涉及高校党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等方面。高校档案是高校各项活动真实历史记录，是高校宝贵财富，尤其是高校科研、研究学位论文等科技攻关资料更是具有较高的学术价值和应用价值。按照高校档案的性质特点，以及高校档案资源应为社会服务的要求，总体上高校档案可分为校内应用功能和公共(校外)应用功能。高校档案的利用传统上是以校内应用功能为主，高校档案的公共(校外)应用功能是我国经济改革大发展的必然趋势，是践行科学发展观的必然结果，这也更是高校档案资源的特点和性质所决定的。尤其是《高等学校档案管理办法》明确要求要加大档案利用功能和为社会服务的责任，使高校档案的公共(校外)应用功能有了快速发展的趋势。在大力提倡科学发展观的二十一世纪，高校档案资料(尤其高校重大科研成果资料)作为信息资源之一，它的价值也越来越被社会所重视和借鉴，也在很大程度上加速了高校资源被社会利用的市场需求。

　　(2)加大高校档案的基础管理和标准化建设。档案是高校各项活动的真实记录，尤其在计算机和网络时代，信息作为一种资源，它的价值也越来越被社会所需要。因此，高校要充分认识到档案管理工作的重要性，以及加强为社会服务的责任感，从组织机构、人员配备、制度保障、办公设备、网络技术等基础建设各方面给予支持。只有充分发挥人的主动性和能动性，重视高校档案管理工作，高校档案管理工作才能协调发展，满足新形势下的各项需求。

　　首先，收集、整理，归档是高校档案管理工作的重要基础工作。档案的收集工作需要坚持平时与经常结合，档案部门与各部门结合，随时收集与定期收集相结合，集中与分散相结合，专职人员与兼职人员收集相结合，这样才能拓宽档案收集的内容，扩大来源，丰富室藏，促进收集工作的开展。现代档案管理工作由传统的人工操作过渡到以电子计算机为中心的现代化管理方法，就是充分利用电子计算机、文献数据库、多媒体技术等现代化设备和手段对档案进行收集整理、统计分析、存储、检索等，最终全面实现档案的数字化管理，提高档案利用率。

　　第二，规范高校档案管理工作的标准化建设，档案标准化是实现档案管理工作科学管理的重要基础。标准化建设就是根据档案的形成特点和规律，运用先进技术和方法，依据各种科学的标准化管理制度对档案进行管理。在档案工作中建立一系列符合档案工作特点的管理制度和标准，使各项工作都按标准的要求来进行。档案工作的标准化，从技术上把各个环节有机地联系起来，形成一个统一的有机整体，保证各项工作有条不紊地进行。因此，高校档案管理工作的现代化必须是以标准化为前提和基石的;也只有达到档案建设的标准化，才能提高档案工作质量和效率，节约人力、物力，达到良好有序的档案管理，并使之达到最佳的经济效益和社会效益。

　　第三，加快高校档案网络化、数字化建设，高校档案工作重要内容的档案工作要实现“档案现代化、网路化、数字化”，实现高校信息资源的多载体、全方位、深层次。高校档案除了要规范档案的归档建设之外，随着计算机和网络技术的发展，高校档案更要充分利用现代计算机技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术，建成档案多媒体数据库，努力建设成一个具有专业特色、高质量的高校档案资源，对高校科研成果的推广和利用具有积极地推动作用。总之，档案网络化、数字化建设是高校档案馆管理工作的基石，不断优化高校档案馆档案管理水平，提高档案利用率，可以促进高校档案馆各项服务工作更好地发展。

　　2、加大社会化服务职能，为社会经济发展提供强大智力支持

　　(1)树立“以人为本”的服务理念。科学发展观的核心思想就是要树立以人为本的服务理念，就是要提倡人文关怀，在档案工作中提供人性化服务，这是社会主义市场经济发展的要求，是服务社会、服务经济建设、服务于高校自身发展的体现。我国的《高等学校档案管理办法》中也明确强调了学校档案应树立“以人为本”的思想，面向教师、学生和社会开展多方位服务。因此，在档案工作中，要始终把资源共享、人文关怀放在第一位，充分发挥档案工作的服务功能，运用档案工作信息交流的平台，构建档案工作全方位的服务体系，探索新时期高校档案工作新途径，开创高校教育工作和服务社会工作的新局面。高校档案人员要突破旧观念、旧传统的束缚，树立开放观念，不断开拓创新，为社会提供及时、高水平的档案信息服务;使高校档案工作不断满足社会的需求，达到充分发挥档案价值的目的，并在一定程度上促进高校科研能力的再发展和提高。

　　(2)完善信息资源的宣传利用渠道，实现高校教育和社会服务双赢。《高等学校档案管理办法》提出高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，首次赋予高校档案服务社会的新职能。还明确指出高校档案机构应充分挖掘档案资源，“采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作”，开创高校档案工作服务的新领域，拓宽档案工作服务的辐射面。高校要在法律法规的许可前提下，结合本校的具体情况，针对高校不同的信息资源，进行宣传、推荐，提高社会对资源价值的认识，促进社会利用的意识和获取信息的能力。现代高校档案馆档案的建设要依托网络平台，将高校资源以及知识含量较高的科研技术成果有目的和针对性的向社会进行宣传，不断提高档案网上检索利用率，主动地提供信息服务，树立“以人为本”的理念，最大限度地实现档案信息的社会共享，满足社会对资源的需求，为科研成果向社会的转化提供及时的服务。

　　(3)加快档案管理人才队伍建设，为社会化服务提供保障。高校档案管理工作的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员的工作能力和素质。作为档案工作人员，首先要熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量;其次要积极探索新的管理模式和网络运用技术，使档案工作更科学、更实用，不断满足社会对档案资源需求和利用的要求。最后要不断加强档案管理人员政治素养以及对社会服务的高度责任感。不断满足社会需求，这是当今高校发展的趋势和义不容辞的责任，现代的档案管理工作人员应该是适应时代需求的复合型人才，解放思想、更新观念、创新新的高校档案管理模式、与时俱进，促进新形势下的高校档案管理工作的科学化、现代化、信息化。以适应知识经济的发展要求为方向，以不断提高档案信息化人才队伍的综合素质、持续创新为目标，建立与知识经济发展相适应的档案信息化人才队伍，不断树立高校为社会服务的责任，使高校档案管理人才队伍满足社会发展的要求。

　　参考文献

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　　[5]何田.浅谈新时期学校档案管理的创新[J].出国与就业,2011(2).