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档案知识问答100题
【发表时间:2012/8/9 13:11:51】 【字号: 】 【颜色: 绿 】 【背景: 绿 】 【浏览次数:
文章来源: 《档案界》论坛   编写:沧海一粟
 
档案知识问答100
 
一、档案工作基本术语概念(45题)
 
1、什么是档案、档案价值?
:档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案价值是指档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。
 
2、什么是档案工作、档案管理、档案学?
:档案工作是指管理档案和档案事业的活动。档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。档案学是指研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。
 
3、什么是公共档案、私人档案?
:公共档案是指国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。私人档案是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。
 
4、什么是文书档案、科学技术档案?
:文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。科学技术档案是指反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。
 
5、什么是专业档案、音像档案、会计档案?
:专业档案是指反映专门领域活动的档案。音像档案是指记录声音或影像的档案,包括照片、影片、录音带、录像带等。会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
 
6、什么是文件、电子文件、归档文件?
:文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。
 
7、什么是原件、复制件?
:原件是指最初产生的区别于复制件的原始文件。复制件是指与原件内容相同的复制品。
 
8、什么是文稿、手稿?
答:文稿是指文件起草过程中形成的历次稿子,可分为草稿和定稿两种。手稿是指由作者用手写或打字等方式制作的原稿。
 
9、什么是文本、文种?
:文件是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本,可分为正本、副本、试行本、修订本,各种文字文本等。文种是指按性质和用途确定的文件种类的名称。
 
10、什么是正本、副本?
:正本是指有规范格式和生效标志的正式文本。副本是指再现正本内容和形式特征的复本,备存查和通知有关方面之用。
 
11、什么是档案行政管理部门、档案室、档案馆?
:档案行政管理部门是指具有政府行政管理职能的档案事业管理机构。档案室是指国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。档案馆是指集中管理特定范围档案的专门机构。
 
12、什么是综合档案馆、专业档案馆、部门档案馆?
:综合档案馆是指按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。专业档案馆是指管理特定范围专业档案的档案馆。部门档案馆是指专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。
 
13、什么是企业档案馆、事业单位档案馆?
:企业档案馆是指企业设置的管理本企业档案的档案馆。事业单位档案馆是指事业单位设置的管理本单位档案的档案馆。
 
14、什么是档案资料目录中心、文件中心?
:档案资料目录中心是指集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。文件中心是指介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。
 
15、什么是收集、接收、征集?
:收集是指档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。接收是指档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。征集是指档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。
 
16、什么是归档、移交?
:归档是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。移交是指档案室或档案馆等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。
 
17、什么是寄存、捐赠、交换?
:寄存是指档案所有者在保持其法定所有权的情况下,将档案存放在档案馆的行为。捐赠是指档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。交换是指国家(地区)之间、档案部门之间、档案部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案和其他文献的活动。
 
18、什么是馆藏、散存档案、散失档案?
:馆藏是指档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。散存档案是指未保存在法定保管处所的档案。散失档案是指从原形成国家(地区)散失到国外的档案。
 
19、什么是档案鉴定、保管期限、保管期限表?
答:档案鉴定是指判定档案真伪和价值的过程。保管期限是指对档案划定的存留年限。保管期限表是指规定档案保管期限的文件。
 
20、什么是销毁、销毁清册?
:销毁是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。销毁清册是指登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。
 
21、什么是档案整理、来源原则、档案实体分类、立档单位?
答:档案整理是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。来源原则是指把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。档案实体分类是指根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。立档单位是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
 
22、什么是全宗、联合全宗、汇集全宗、全宗群?
:全宗是指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。联合全宗是指由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。汇集全宗是指由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。全宗群是指由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。
 
23、什么是案卷、立卷、卷内备考表、档号?
答:案卷是指由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。立卷是指将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。卷内备考表是指卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后。档号是指以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
 
24、什么是档案检索、编目、检索工具?
:档案检索是指存储和查找档案信息的过程。档案编目是指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。检索工具是指用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具,是目录、索引、指南等的统称。
 
25、什么是档案目录、案卷目录、卷内文件目录、案卷文件目录(全引目录)?
:档案目录是指由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。案卷目录是指以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。卷内文件目录是指登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前。案卷文件目录(全引目录)是指以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。
 
26、什么是档案信息分类、著录、标引?
答:档案信息分类是指以国家机构、社会组织的职能分工为基础,结合档案内容所记述和反映事物的属性关系对档案信息进行的分类。档案著录是指对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。档案标引是指对档案内容进行主题分析,赋予检索标识的过程。
 
27、什么是分类目录、主题目录、专题目录?
答:分类目录是指依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。主题目录是指依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案目录。专题目录是指按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。
 
28、什么是索引、文号索引、人名索引、地名索引?
:索引是指指明档案或目录的某种特征,以—定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。文号索引是指指明文件编号及相应档号,以一定次序编排而成的一种档案索引。人名索引是指指明人名及相应档号以一定次序编排而成的一种档案索引。地名索引是指指明地名及相应档号,以一定次序编排而成的一种档案索引。
 
29、什么是档案馆指南、全宗指南(全宗介绍)、专题指南(专题介绍)?
:档案馆指南是指介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和有关文献,指导利用者查阅利用的一种档案检索工具。全宗指南(全宗介绍)是指介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。专题指南(专题介绍)是指介绍和报道某一专题档案)情况的一种档案检索工具。
 
30、什么是档案利用、开放、公布、咨询服务?
:档案利用是指利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。档案开放是指档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。档案公布是指将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。档案咨询服务是指档案馆、档案室答复询问、指导和帮助利用的活动。
 
31、什么是档案证明、档案展览、阅览室?
:档案证明是指依据档案的记载出具的凭证性文件。档案展览是指按一定主题展示档案的活动。阅览室是指档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。
 
32、什么是密级、降密、解密?
答:密级是指档案文件保密程度的等级。降密是指降低档案文件的原有保密等级。解密是指解除已失去保密价值档案文件的保密限制。
 
33、什么是档案编纂、档案出版物?
:档案编纂是指按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。档案出版物是指以档案、档案工作、档案学为基本内容的出版物。
 
34、什么是大事记、组织沿革?
:大事记是指按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。组织沿革是指系统记述一个机构(地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。
 
35、什么是基础数字汇编、专题概要?
:基础数字汇集是指以数量特征反映一个地区(机构、行业)基本情况的一种档案参考资料。专题概要是指简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。
 
36、什么是全宗卷、全宗卡片、全宗单?
答:全宗卷是指由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。全宗卡片是指档案馆向档案行政管理部门填报的以全宗为单位反映馆藏全宗情况的卡片。全宗单是指以全宗为单位反映档案馆对全宗管理状况的登记单。
 
37、什么是档案的保管与保护?
:档案保管是指维护档案完整与安全的活动。档案保护是指防止档案受损,延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。
 
38、什么是档案馆建筑、档案库房、档案装具、密集架?
答:档案馆建筑是指档案馆专用的内设档案库房、工作用房和利用服务场所的建筑物。档案库房是指收藏档案的专门用房。档案装具是指用于存放档案的器具,包括档案柜、档案架、档案盒等。密集架是指为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。
 
39、什么是档案退变、修复?
:档案退变是指档案记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。档案修复是指使受损或退变档案恢复或接近原有特征,或对其进行加固的过程。
 
40、什么是档案加固、修裱?
:档案加固是指将某种材料附着在档案载体上,以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护的技术。档案修裱是指使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案上,以恢复或增强其强度和耐久性的技术。
 
41、什么是加湿、去湿?
:加湿是指增加档案库房内相对湿度的方法。去湿是指降低档案库房内相对湿度的方法。
 
42、什么是档案去污、熏蒸?
:档案去污是指清除档案上的污垢和灰尘的方法。档案熏蒸是指在密闭环境下,将档案置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。
 
43、什么是档案复制、档案缩微品?
:档案复制是指利用复印,缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。档案缩微品是指含有档案缩微影像的各种载体(通常是胶片)的通称。
 
44、什么是档案统计、登记?
:档案统计是指对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。档案登记是指登录档案和档案管理有关数据的过程。
 
45、什么是档案统计指标、统计报表、统计分析?
答:档案统计指标是指反映档案或档案工作现象的指标名称及其数值。档案统计报表是指由档案行政管理部门下达的具有统一制式、用于档案数据统计的表册。档案统计分析是指对统计资料进行综合归类、比较研究,以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。
 
 
二、档案法制基础知识(30题)
 
46、《档案法》是什么时候颁布和施行的?何时修改?
:《档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过, 1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正,同日以中华人民共和国第七十一号主席令公布施行。
 
47、《档案法实施办法》是什么时候颁布和施行的?何时修改?
:《档案法实施办法》1990年10月24日国务院批准,1990年11月19日国家档案局第一号令发布;1999年5月5日国务院批准修订,1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布施行。
 
48、《档案法》所称的档案是指什么
答:《档案法》所称的档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
 
49、什么是档案行政执法和档案法规体系?
:档案行政执法是指国家档案行政管理部门依照档案法律法规、规章所规定的职权和程序,通过行政处罚、行政强制执行、行政奖励、行政监督检查等具体行政行为实施《档案法》等国家法律的活动。档案法规体系是指以《中华人民共和国档案法》为核心,由符合《中华人民共和国立法法》规定的若干有关档案工作的法律、行政法规、地方性法规、规章和其他规范性文件所构成的相互联系、相互协调的统一体。
 
50、《档案法》对地方各级人民政府的职责是如何规定的?
:《档案法》规定:“各级人民政府应加强对档案工作的领导,把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”。
 
51、《档案法法实施办法》对地方各级人民政府的职责是如何规定的?
:《档案法实施办法》规定:“县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划,建立、健全档案机构,确定必要的人员编制,统筹安排发展档案事业所需经费。”
 
52、《档案法》规定我国档案工作的原则是什么?
答:《档案法》规定:“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。”
 
53、《档案法》对机关、团体、企业事业单位和其他组织内的档案机构的主要职责如何规定的?
答:《档案法》规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员,负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。
 
54、《档案法法实施办法》对机关、团体、企业事业单位和其他组织内的档案机构的主要职责如何规定的?
答:《档案法实施办法》规定机关、团体、企业事业单位和其他组织内的档案机构的主要职责是:“(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健全本单位的档案工作规章制度;(二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;(三)统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;(四)监督、指导所属机构的档案工作。”
 
55、《档案法》规定我国档案机构有几种?
:根据《档案法》的规定,我国档案机构包括:国家档案行政管理部门和县以上地方各级人民政府的档案行政管理部门;机关、团体、企业事业单位及其他组织的档案机构;中央和县级以上各级各类档案馆共三种。
 
56、《档案法》规定乡、镇人民政府档案工作人员的职责是什么?
:《档案法》规定:“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案,并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
 
57、《档案法》规定档案工作人员应具备什么样的素质?
:《档案法》规定:“档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。”
 
58、《档案法实施办法》规定各级各类档案馆应对档案的管理采取哪些措施?
答:《档案法实施办法》明确规定:“各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施:(一)建立科学的管理制度,逐步实现保管的规范化、标准化;(二)配置适宜安全保存档案的专门库房,配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施;(三)根据档案的不同等级,采取有效措施,加以保护和管理;(四)根据需要和可能,配备适应档案现代化管理需要的技术设备。”
 
59、《档案法》规定了哪些法律责任?行政处罚的种类有哪些?
答:《档案法》规定的法律责任有行政处分、行政处罚、责令赔偿和依法追究刑事责任。《档案法》规定的行政处罚的种类有警告、罚款、没收违法所得、没收档案或者其复印件。
 
60、《档案法》规定在利用档案馆的档案中何种违法行为给予行政处罚?
:《档案法》规定,在利用档案馆的档案中,对(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的;(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;(三)涂改、伪造档案的,由县以上档案行政管理部门给予警告,可以并处罚款。
 
61、《档案法》规定对国家规定的应当立卷归档的材料应怎样处理?
:《档案法》规定,对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何人个不得据为已有。
 
62、《档案法实施办法》对档案违法行为规定的罚款数额是多少?
:《档案法实施办法》第二十八条规定,罚款数额根据有关档案的价值和数量,对单位为1万元以上10万元以下,对个人为500元以上5000元以下。
 
63、对违反《档案法》的行为,哪一级人民政府档案行政管理部门有处罚权?
答:县级以上人民政府档案行政管理部门有处罚权。
 
64、什么是档案公布权?《档案法》对档案公布权是怎样规定的?
:档案公布权是依照法律谁有权利公布档案的问题。《档案法》 第22条规定:“属于国家所有的档案,由国家授权的档案馆或者有关机关公布;未经档案馆或者有关机关同意,任何组织和个人无权公布。集体所有的和个人所有的档案,档案所有者有权公布,但必须遵守国家有关规定,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。”
 
65、《档案法》是怎样规定公民保护档案的义务的?
答:《档案法》第三条规定:一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务。第十条规定:“对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何人不得据为已有。”第十六条规定:“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者应当妥善保管。”
 
  66、国家所有的档案能够进行买卖吗?
答:《档案法》第十七条规定“禁止出卖属于国家所有的档案。”《档案法实施办法》第十八条规定,“属于国家所有的档案,任何组织和个人都不得出卖。”因此,国家所有的档案不能进行买卖。
 
67、依据《档案法实施办法》规定,档案馆保存的档案中哪些档案应当向社会开放?
:依据《档案法实施办法》第二十条规定,档案馆保存的档案中,下列档案应当向社会开放:(一)中华人民共和国成立以前的档案:(二)中华人民共和国成立以来,自形成之日起满30年的档案:(三)经济、科学、技术、文化等类档案。以上档案中涉及国际、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案,以及其他虽自形成之日起满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案,经上一级档案行政管理部门批准,可以延期向社会开放。
 
68、我国对本国公民和组织利用已开放档案的程序有什么规定?
:依据《档案法》和《档案法实施办法》以及国家档案局颁布的《各级国家档案馆开放档案办法》等有关规定,中华人民共和国的公民和组织凡是持有工作证、居民身份证、单位介绍信、学生证等合法证明之一,都可直接到档案馆利用已开放的档案,有提供利用义务的单位不得以非法借口拒绝提供利用。
 
69、向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人享有哪些权利?
:《档案法》第二十一条规定:向档案馆移交、捐赠寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应当维护他们的合法权益。《档案法实施办法》第二十五条规定,各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用,应当征得档案所有者同意。
 
70、人民政府、档案行政管理部门或者单位对在档案工作中有显著成绩的哪些行为应当予以奖励?
:《档案法实施办法》第六条规定了 5 种应予奖励的行为:(1)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。(2)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的。(3)对档案学研究做出重要贡献的。(4)将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的。(5)同违反中华人民共和国档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。
 
71、哪些情况下,才可以向国内外的单位或者个人赠送、交换和出卖档案的复制件?
:《档案法》第十七条规定:“档案复制件的交换、转让和出卖,按照国家规定办理。”根据《档案法实施办法》第十八条第三款规定,只有在下列情况下,经国家档案局或者省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准,才可以向国内外的单位或者个人赠送、交换和出卖档案的复制件:(1)为了收集和交换我国散失在国外的档案;(2)为了进行国际文化交流;(3)为了社会主义经济建设的需要;(4)为了科学研究的需要;(5)为了推广科技成果的需要;(6)为了国家利益的其他需要。
 
72、违反档案法律规定,构成犯罪的,需要追究什么样的刑事责任?
答:根据《中华人民共和国刑法》第三百二十九条的规定,抢夺、窃取国家所有的档案的,处五年以下有期徒刑或者拘役。违反《档案法》的规定,擅自出卖、转让国家所有的档案,情节严重的处三年以下有期徒刑或者拘役。
 
73、依据《档案法》规定,公民能向社会公布属于个人的档案吗?
:依据《档案法》第二十二条的规定,集体所有的和个人所有的档案,档案的所有者有权公布,但必须遵守国家有关规定,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。
 
74、依据《档案法实施办法》规定,公布档案有哪些形式?
:依据《档案法实施办法》第二十三条的规定,档案的公布,是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文,或者档案记载的特定内容:(一)通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表;(二)通过电台、电视台播放;(三)通过公众计算机信息网络传播;(四)在公开场合宣读、播放;(五)出版发行档案史料、资料和全文或者摘录汇编;(六)公开出售、散发或者张贴档案复制件;(七)展览、公开陈列档案或者其复制件。
 
75、婚姻登记档案的保管期限是多少年?会计档案包括那些内容?
答:按照《婚姻登记档案管理办法》的规定,婚姻登记档案的保管期限为100年,对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久。
会计档案的内容具体包括:(一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。(二)会计账簿类:总账,明细帐,日记账,固定资产卡片,辅助账薄,其他会计账薄。(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
 
三、档案业务基础知识(15题)
 
76、档案工作的内容主要包括哪些?
答:档案工作的内容有广义和狭义两种解释:广义上说,是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。狭义上说,是指档案室和档案馆所从事档案业务工作,即用科学原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。
 
77、档案业务工作的内容主要包括哪些?
:档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。六环节之说档案业务工作内容可分为:收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。其中前五环节为基础工作,后一环节为提供利用的工作。档案业务工作的划分不是绝对的,随着档案工作的发展而发生变化,检索和编研成为独立的工作内容,把它们加上去,六个环节就变成八个环节。
 
78、档案工作的性质是什么?
:其一,档案工作是一项管理性的工作。档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作;是某种管理工作的组成部分;是专门管理档案的科学性工作。其二,档案工作是一项服务性的工作。其三,档案工作是一项政治性的工作。
 
79、如何理解“统一领导、分级管理”档案工作基本原则?
:所谓统一领导,就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排,制定统一档案法规和业务标准,提出统一的方针政策,实行统一的指导、监督和检查。所谓分级管理,是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。
 
80、如何理解档案工作基本原则中的“维护档案的完整与安全”?
:维护档案的完整与安全是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全,才能为档案工作提供必要的物质基础。
维护档案的完整,有两方面的含义:一方面,从数量上,要保证档案的齐全,保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少;另一方面,从质量上,也就是从系统性方面要维护档案的有机联系,不能人为地割裂分散,或者零散的堆砌。
维护档案的安全,也有两方面的含义:一方面,力求档案本身不受损坏,质量延长档案寿命,即保证档案管理物质安全;另一方面,要保护档案免遭有意破坏,档案机密不被盗窃,不失密,即保证档案管理的政治安全。
 
80、归档文件的整理原则是什么?
答:归档文件的整理原则是:(1)遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系;(2)区分不同价值;(3)便于保管和利用。
 
81、档案室的性质是什么?
:档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构,主要为本单位工作、生产和科研服务。同时,档案室又是国家档案事业组织体系基层组织,是档案馆工作的基础。档案室的上述双重性质,支配着档案室的整个工作活动。
 
82、档案室的基本任务是什么?
:档案室的基本任务是:(1)对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。(2)集中统一管理机关各种门类和载体的档案,积极提供利用,为机关各项工作服务。(3)在统一领导、分级管理的原则下,各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。具体又包括三个方面:一是传达和贯彻有关档案工作的方针、政策、法规和国家行政管理部门和规定、办法等;二是制定本机关、本系统和所属单位档案工作管理办法等;三是对本专业体系所属单位和本单位的档案人员进行专业培训。(4)按规定向档案馆移交应该进馆的档案。(5)办理领导交办的其他有关的档案业务工作。
 
83、档案室的类型有哪些?
答:档案室的类型主要有:(1)机关档案室,也称为普通档案室、文书档案室;(2)科技档案室;(3)音像档案室;(4)人事档案室;(5)综合档案室;(6)联合档案室,有些类似于档案服务中心、文件中心。
 
84、档案馆的性质是什么?
:根据《档案法》和有关文件的规定,档案馆属于党和国家的科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门,所以它既是党的机构,又是国家机构。档案馆所保存的档案,有些是有机密性的。档案馆又具有机要性。
 
85、档案馆的基本职责是什么?
:档案馆的基本职责是:集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料,维护历史的真实面貌,为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。
 
86、档案馆的具体任务有哪些?
:档案馆的具体任务,主要有三个方面:1、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料,科学地管理;2、通过多种方式,积极开展档案资料的利用工作;3、参与编修史志工作。
 
87、档案馆的种类如何划分?
:按地区可分为:①中央级档案馆,如:中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等;②地方档案馆,又有省(自治区、直辖市)、地区(市、自治州)、县级档案馆,如:北京市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、柳州地区档案馆、桂林市档案馆、呼玛县档案馆。
按专业可分为:①综合性档案馆,如中央档案馆、四川省档案馆等;②专业档案馆,如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、各地城市建设档案馆等。
按地区结合专业可分为:①中央级综合档案馆(如:中央档案馆);②中央级专业档案(如:中国照片档案馆);③地方综合性档案馆(如:天津市档案馆);④地方专业性档案馆(如:包头市城市建设档案馆)。
 
88、档案行政管理机构的性质是什么?
:档案行政管理机构是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构,也是政府机构。
 
89、档案行政管理机构的基本任务是什么?
:档案行政管理机构的基本任务是:①制定方针、法规性文件、规章制度;②对档案工作进行指导、监督和检查;③制定发展规划,筹建档案馆;④提出鉴定档案的原则和标准,研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题,监督销毁;⑤组织并指导理论和技术研究,提出方案;⑥召开会议,研究问题,交流经验;⑦发展档案专业教育,评定职称;⑧组织档案的利用工作;⑨党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。
 
90、各级档案机构(档案局、馆、室)之间的关系如何?
:各级档案机构(档案局、馆、室)之间的关系大致包括四个方面:①上级档案行政管理机构,对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系;②档案行政管理机构,对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系;③机关档案室和档案馆之间,具有档案交接关系;④各级档案馆(室)之间,均无隶属关系,但有一定的协作关系。
 
四、中国档案事业史知识(10题)
 
91、什么是“兰台”?今天,“兰台”是指什么?
:“兰台”是汉代中央档案典籍库,位于宫中,隶属于御史府,由御史中丞主管,置兰台史令。今天,“兰台”成为档案和档案机构的代称。
 
92、我国现存最早的档案文字材料是什么?
:我国现存最早的档案文字材料是甲骨档案。甲骨档案是以龟甲和兽骨为材料形成的古代档案,商代甲骨档案是我国现存最早的系统的官府文书。
 
93、我国有文献可考的最早的古代文书档案库是什么?
答:我国古代文书档案库至今有文献可考的以周代为最早。西周收藏档案的机构称天府,是西周王朝宗庙保存重要档案正本的处所。
 
94、我国历史上最早的档案文件汇编是什么?由谁汇编?
:我国历史上最早的档案文件的汇编是《尚书》,由孔子整理汇编。
 
95、我党第一个档案工作机构是什么?
答:中央秘书处下设的文件保管处。
 
96、我党最早的关于档案工作的指导性文件是什么?
答:我党最早的关于档案工作的指导性文件是1931年春由瞿秋白为党中央起草的《文件处置办法》。
 
97、新中国成立后关于文书和档案工作的第一个法规性文件是什么?
:1951年9月由中央人民政府政务院颁布实施的《公文处理暂行办法》。
 
98、国家档案局哪一年成立?第一任局长是谁?
:1954年10月成立;曾三为第一任局长。
 
99、党的第一次全国档案工作会议是哪年召开的?全国政府系统第一次全国档案工作会议是哪年召开的?
答:1954年12月,中共中央办公厅在北京召开了党的第一次全国档案工作会议。1956年12月,国家档案局在北京召开了全国政府系统第一次全国档案工作会议。
 
100、中共中央书记处哪一年作出了开放历史档案的决定?
答:中共中央书记处于1980年5月作出了开放历史档案的决定。
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