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本文来源：《档案管理》2012年第4期 　　

党校教学科研档案管理思考

作者：仝丽 中共郑州市委党校图书信息中心

　　1 教学科研档案规范化管理的重要性

　　1.1 教学科研档案来源于教学管理与科研实践管理，是教学管理与科研活动组织的组成部分。教学科研档案包括：教学科研计划、教材;教学科研进度计划、教案、考试题库、质量分析，考试成绩、课题报告、结项证书、获奖情况、实习教学，教学科研总结，学员基本情况统计，学员教育管理等方面的内容，是党校档案全宗的重要主体部分。

　　教学科研管理人员应是教学科研档案管理的参与人，有责任有义务共同完善管理好教学科研档案。

　　1.2 从党校教学科研档案的形成过程来看教学科研管理与教学科研档案的密切关系。教师教学、科研实践，教学科研管理人员是决定教学科研档案是否完整的主要因素。教学科研档案的形成，至少要经过这几个阶段：一是教学科研活动的内容被载入某种材质上(如，纸张、音像、磁盘等)——教学科研文件材料形成阶段。这一阶段的关键是：教学科研工作活动的内容是否完整地被载入某种材质上而形成文件材料，这是决定教学科研档案是否完整的第一道关卡。二是将文件材料集中、整理、立卷、归档编目等——归档阶段。这一阶段的关键有两点要把握：(1)教学科研文件材料的形成是否做到收集齐全完整，也就是应归档的教学科研文件材料能否向教学科研档案管理人员如数切实移交，这是决定教学科研档案是否完整的第二道关卡;(2)档案工作人员是否按教学科研的特性和归档要求，将教学科研文件材料转化为教学科研档案。把握以上两个关键点，是实现教学科研档案规范化科学管理的前提。

　　1.3 从教学科研档案服务教学科研管理乃至学校整体管理的作用，来看教学科研档案规范化科学管理的重要性。一个完整、准确的教学科研档案和规范化科学管理，不仅要能够准确地反映教学科研过程的全貌，使凝聚了广大教职员工智慧和心血的教学科研经验转化为相互学习、记载个人教学科研活动的宝贵经验。同时，也为教学科研活动实施监督、检查、改进、提高提供真实的凭据。不完整、不准确的教学科研档案，会给党校整体工作带来诸多的困难和损失。

　　概括地说，教学科研档案的作用有：为党校领导者研究总结教学科研活动，寻找教学科研工作中规律提供最好的依据;对党校针对学员特点进行教学设置有指导作用。其中，在教学科研档案中，上级部门有关培训设置调整、培训工作政策等是做好教学科研设置工作的依据;不断完善和落实学员管理、成绩、教研人员岗位责任制等一系列制度，提高教学科研的工作效率和质量;对每一学科和每位教研人员的评价有科学和客观的依据，便于量化考核，更接近于实际情况;为教研人员和科学工作者探索教学科研规律，改进教学科研方法，检验教学科研质量提供有力依据;为党校学术交流、职称评聘及编写校史提供依据。

　　2 党校教学科研档案管理现状及存在问题

　　党校的中心工作是教学和科研，但许多教师档案意识淡薄，具体表现在以下几个方面：

　　2.1 教学科研档案的不完整性

　　2.1.1 该形成的文件材料没有形成。在教学科研活动中，一些有经验的教研人员按经验随意上课搞科研已成为某些“老”教研人员的习惯，觉得没有必要编写课目大纲，拟写进度计划等教学文件材料;学期教研总结时，往往是开个会，作作简单的记录;对新开办的专业，常常是几个管理人员坐下来议一议，没有形成书面的可行性报告。学员毕业考试材料、论文答辩等多方面材料很多没有按管理要求形成文件材料。

　　2.1.2 文件材料在运行中流失。这部分文件材料往往是上级党委、主管机关、业务指导机关的批复件，业务部门在办理过程中，传丢的现象时有发生。

　　2.1.3 该归档的文件材料不归档。这包括：教研人员自编、合编教材、教学大纲，教师在各种刊物和学术会上发表、翻译的论文、文章、课题报告等一般都舍不得归档;会议材料，教研人员参加教学研讨会等携带回来的材料，都保留在个人手中。

　　2.1.4 形成于校外的材料。如学员毕业后的反馈材料、研究生班学员形成的毕业论文等。党校学员基本来自各级的领导干部，他们在培训结束后走上领导岗位。在党校评估、校庆等重大活动中展示党校学员成果，是学校教育成果与办学成败的重要体现。但是，由于这部分材料不在校内形成，容易被忽视，是党校教学科研档案工作中的重大欠缺。

　　2.2 党校教学科研档案的不准确性

　　2.2.1 部分教研人员制定的教学大纲、授课计划、科研规划是为了应付上级领导和教务部门的检查，在实际教研过程中并不以此执行。

　　2.2.2 教学大纲和教学计划、科研规划一般只是预设而已，在教学科研实施过程中，往往还需考虑到专业特点与学员素质等问题，对计划、大纲、规划进行调整、修改、补充。而目前，教学科研计划往往没有把这些变化情况记录下来，使原文件材料失去准确性。

　　2.2.3 教学科研管理及学员管理方面台账记录没有建立或做得不认真。如，学员基本情况统计，对学员到课率记录、成绩等记录不详，甚至漏填;教师考勤、任课没有记录，这些材料往往要等到学校评估或上级检查时，才匆忙进行“补课”，造成档案的不准确性。

　　2.2.4 字迹、纸质材料不规范。教研人员在填写教案、授课计划、科研申报、结项申请、学员成绩等材料时，常常出现圆珠笔及其他类别的字迹材料。不经学校各级主管部门同意的表格和表册，制作材料五花八门，既影响案卷质量也增加汇总的难度。

　　2.3 造成以上问题的主要原因有如下几方面：

　　2.3.1 认识问题。缺乏全校综合档案意识，致使党校归档不全、范围狭隘。重视文书档案管理，不重视教学科研管理文件材料收集和归档。偏重科研档案管理，不重视教学档案的管理。据笔者调查，河南省各地市(县)党校建立科研档案管理的党校只有20%多，没有一家党校建立了教学档案管理。

　　2.3.2 机构问题。党校档案室(馆)和专职档案工作人员隶属于行政管理部门，不直接参与教学科研活动。而教学科研管理部门未设置教学科研档案室(柜)和专职档案员，有的甚至没有兼职档案人员。

　　2.3.3 制度问题。教学科研档案一般没有(实际也很难)固定的格式，常常处于零星、分散状态。且由于长期重视不够，未形成强制、规范的制度，因人、因事、因时变化较大，收集归档相对比较难。

　　3 强化意识，建章立制，实现教学科研档案管理

　　提高档案意识，打下思想基础。在校党委的领导下，成立教学科研档案领导小组，加大对《档案法》和《档案法实施办法》的宣传力度，不断提高群体档案意识，加强专业教研人员的档案意识尤为重要。

　　3.1 超前控制、严格审核是关键。教学科研档案是由教学科研文件材料转化而成，只有对文件材料形成进行超前控制，对档案收集进行严格审核，才能确保教学科研档案的完整、准确，具体措施如下：

　　3.2 明确归档范围，从档案材料的形成抓起。教务处、学员处、科研处是重要的教学科研督导和学员管理部门，这几个部门应克服重教学科研、轻档案的现象，把教学科研档案基础资料的形成和收集工作纳入教学科研管理之中，依靠管理，来规范教学科研文件材料的形成、收集并转化为档案。党校档案部门应在每学期初，给各部门发放《归档通知书》，明确归档范围，提出具体要求，并定期检查、督促、指导其及时做好自身管理资料的记载和积累，重点抓好以下几方面材料的形成和收集。首先，举办培训班的可行性方案、各专业教学计划、大纲、进度计划、教材等要收集汇总，审查修改报校领导核定签发，交付打印成册，然后，将定稿和原稿归档。同时，对尚不会(或不愿意)编写大纲、计划的教研人员进行帮助、指导。其次，定期开展教案、论文、科研报告评比活动，从中选出典型教案、优秀论文、科研课题进行归档。再次，定期检查教学科研计划、大纲的执行与变化情况，及时找出“失真”部分，责成有关人员修订、补充、形成文件归档。最后，责成各专业考试内容与教学科研总结形成文件并收集归档。学员处收集、积累材料应注意原始性，从学员入学后开始收集、积累，建立学员基础情况登记、奖惩登记等各方面的台账记录。对学员在校内外的学习和活动进行计划、组织、协调、控制，确保材料的完整、准确。特别是形成于校外的材料，如学员反馈材料，要注意收集原始材料和第一手材料，获奖材料要通报文章、个人奖状复印件及声像材料。为使教学科研档案管理规范化和标准化，确保案卷质量，有关部门应根据教学科研档案材料的结构与内容，设计制作统一规格的表格和表册分发有关人员使用。

　　3.3 严把材料审核关。统一规定教学科研材料的收集时间，根据学校工作周期的特点，教学科研材料一般一学期一汇总，一学年一归档。教学科研方面的材料交由教务处、科研处、学员处汇总后，最后，由学校档案部门审核。审核时要“三看”：一看档案文件材料项目是否齐全、完整，内容是否填写清楚。二看字迹、纸质材料是否符合标准。三看材料内容与实际执行情况是否相符。如发现材料“失真”，要及时采取措施，责成纠正，确保档案材料的准确性。同时，要明确规定未经审核认可的材料不能归档。

　　3.4 设立兼职档案人员是保证。兼职档案员最好每个教学科研部门(或学科)设立一名，负责本部门(学科)形成的教学档案材料的收集、保管、积累并如期归档。另外，文书兼职档案员(最好由文秘人员担任)对上级机关来文严格按文书处理程序办理，确保上级批复件正常运行及安全返回归档。

　　3.5 建立奖励及考核制度是手段。相应的奖励、考核制度，是确保教学科研档案完整与准确的重要手段，奖励方面包括：(1)鼓励教研人员有计划地编写教材、科研课题、论文等，对于优秀科研成果给予适当的奖励。(2)奖励教学科研文件形成完整、准确又执行好的教研人员。(3)奖励教研人员上交个人在非职务活动中形成的论文、著作等创作材料。(4)奖励工作认真负责并取得成绩的档案员。同时，将学校档案管理工作纳入学校工作的年度考核内容。