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本文来源：《北京档案》2012年第07期　　

谈高校会计档案的收集与管理

作者：杨元凤 湖南长沙环境保护职业技术学院

　　摘 要：高校会计档案是高校在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的会计文件。高校会计档案中蕴藏着十分丰富的经济、财务、资金来源和利用方面的数据和信息资源。会计档案是学校档案的重要组成部分，是记录和反映学校财务业务的重要史料和证据。高校档案部门应高度重视会计档案资源的收集与管理工作。

　　关键词：高校 会计档案 档案收集 档案管理

　　随着我国高等教育事业的快速发展，高校的财务会计工作已经由过去的“报销、记账、结算”为主的“核算型”财务，逐渐转向以“预算、计划、控制、分析、决策”为主的“管理型”财务。高校会计档案是高校在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的会计文件，是高校制定财务计划预算的重要数据源，是高校进行科学经济决策的信息源，是高校维护正常财务工作秩序的法律书证，也是储备会计工作经验、技术的知识库。

　　一、高校会计档案的种类

　　从内容上加以界定，高校会计档案具体分为五类：

　　(1)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

　　(2)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

　　(3)财务报告类：月报、季报、年度财务报告。包括会计报表、附表以及财务情况文字说明等。

　　(4)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，财务会计软件使用说明，会计科目和项目编码及使用说明，会计电算化处理授权登记或使用权限备案表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料等。

　　(5)其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料，具体包括：学生名册;学生缴费及欠费明细表;工资薪金发放清册及个人所得税缴纳名册;住房公积金备查簿;其他会计核算资料。

　　二、高校会计档案的收集

　　会计的主要目的，是为各种信息使用者提供经济和财务决策的有用信息，以寻求经济管理、财务活动的最佳效益。随着我国经济管理和经济建设的深入发展，高校必须要建立起一个完整、科学的会计信息体系——即会计档案体系，要做到这一点，就必须建立会计档案的收集工作，将会计在各个工作环节中所形成为档案材料，作为高校的一笔重要资源来收集、保管，并使之管理科学、规范。高校会计工作是一个复杂的系统工程，与校内各部门及社会诸方面无不发生经济来往，因此，高校会计文件的来源是十分广泛的。会计工作又是出纳、记账、审核、主管等各个岗位和人员构成的一个有机整体，这个有机整体中各个岗位又有各自的职责，它们之间既有密不可分的联系，又有相对的独立性，因此，要保证会计档案的齐全完整，会计档案的收集工作至关重要。

　　同文书档案立卷归档前一样，会计档案在系统整理归档前，也有个收集问题。会计档案整理前的收集比文书档案的收集要容易一些，它的收集对象是一个单位历任会计所经办的一切会计材料(主更是凭证，账簿、报表)。在会计档案的整理前，必须把一个单位的历任会计资料收集在一起，集中统一整理。今后，财务、档案部门应明确：凡是会计工作调动或更换时，必须把会计手续的交接同会计档案的移交一起进行，认真交接、办理严格的移交手续。要使会计档案信息齐全、完整，收集工作必须得到以下几点要求。

　　1、贯彻集中统一管理会计档案的原则

　　集中统一管理会计档案，这是我国档案工作基本原则的核心。在任何机关、团体、企业和事业单位，会计档案都应该由会计、档案部门实行集中统一曲收集、管理，这是国家全部会计档案能够实现集中统一管理的基础。会计档案的收集工作应按《会计档案管理办法》的规定去做，即当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位的财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。近几年来，会计档案管理实践证明，会计档案移交档案部门保管，无论是保管条件，还是管理水平，都要比自行保管好得多，特别是在利用时，由于有档案管理人员的优质服务，使查阅利用更为方便。利用更为方便。

　　2、遵循会计档案的自然形成规律

　　会计档案及其前身——会计文件材料，是在各项经济管理、生产活动、经营销售、预测决策的会计工作环节活动中自然形成的，有其一定的自然形成规律。这就要求会计档案的收集工作，必须遵循会计工作各个环节的自然形成规律，及时收集归卷。只有这样才能既做到集中统一管理，保证会计档案的完整、安全，又不影响会计现行工作的作用。

　　3、保证会计档案的齐全、完统、准确

　　会计档案的齐全、完整、准确，是保证会计信息质量的关键。完整、准确的会计档案，可以充分发挥其凭证、依据、史料等作用，有效地维护国家、集体的经济利益;同时，还可以为国家经济建设提供十分可贵的客观经济发展规律的经验。而不完整的会计档案，特别是不准确的会计档案，其利用价值会大大降低，在许多情况下，不仅会影响其凭证、查考作用，甚至会起相反的作用，结国民经济管理造成巨大损失。

　　三、高校会计档案的管理

　　做好高校会计档案管理，是加强高校会计工作的一项重要内容;高校会计档案形成于会计对财务业务进行记录、分类、核算的具体过程之中，它是记录和反映高校财务业务的重要资科，是进行会计监督、分析、决策和计划的依据。高校会计工作的基本任务之一，就是通过会计核算，加强内部微观经济管理，保存会计档案，提供真实可靠的财务信息。因此，做好会计档案管理工作，对加强经济管理、提高经济效益具有重要的作用。

　　会计档案管理工作，既涉及到会计方面的专业知识，又涉及到档案管理的专门技术，需要依靠财会部门和档案部门在工作上进行紧密配合。随着对我国《会计法》、《档案法》的贯彻和实施，各级财会部门应该提高对会计档案管理工作的认识，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，做到妥善保管、严格交接、方便利用，定期鉴定、依法销毁。使会计档案更好地为国家经济管理和经济建设服务。

　　1、高校会计档案的利用管理

　　高校财务部门及其他校内单位应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度，既要方便查阅会计档案，又要保证会计档案的安全。学校各单位应设立会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。财务部门(包括二级财务科室)对校内外单位到本单位查阅会计档案，必须经本单位财务部门负责人批准，并办理查阅、复制登记手续后方可查阅、复制。学校各级财务部门保存的会计档案原则上不得外借。如有特殊需要，已移交档案馆的，经财务部负责人和档案馆负责人批准，尚未移交档案馆的，经本单位财务部门负责人批准后，方可办理借阅登记手续，并要限期归还。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。学校会计档案的复制应坚持成本补偿制度，有关收费标准由财务部和档案馆按照物价和档案管理部门的规定执行，收取的补偿费全部用于会计档案的管理。

　　2、电算化条件下高校会计档案的管理

　　《会计电算化工作规范》指出，电算化条件下会计档案是指存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。实施会计电算化条件下，传统的会计档案管理理论和方法已经显现出一定的不适应性，档案管理工作人员必须认真了解和掌握电算化环境下会计档案信息及其管理的新特点，及时对会计档案的管理理论和方法进行补充和完善，才能使会计档案的管理理论具有实践的品格，才能使其发挥对会计档案管理实践的指导作用。针对新问题，新矛盾，我们认为必须采取相应的对策和措施，及时调整我们的传统管理理念，管理原则，管理方法等，努力探索电算化会计档案信息的有效控制措施和管理方法。

　　加强电算化会计档案的管理，已经成为会计档案管理工作的一项紧迫、复杂、长期的任务，电算化条件下的会计档案管理工作除了应严格执行《会计档案管理办法》、《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》等有关规定外，还应针对电算化会计档案的特点和电算化会计档案管理面临的问题，做好以下几方面的工作：

　　(1)建立健全法规和制度，规范电算化会计档案的管理;

　　(2)做好人员培训教育，提高电算化会计管理人员的业务素质;

　　(3)规范会计电算化财务软件，强化会计档案管理的前端控制;

　　(4)做好电算化会计数据安全管理，保证会计档案的完整安全。

　　参考文献：

　　① 教育部.高等学校档案管理办法,2008

　　②财政部.会计档案管理办法,1998

　　③ 财政部.会计电算化工作规范,1996

　　④财政部.会计电算化管理办法,1994

　　⑤ 王英玮.专门档案管理.中国人民大学出版社,2010

　　⑥杨东红.会计档案管理工作概论.1993