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本文来源：《山西档案》2012年第03期第72-73页

浅谈高校本科教学档案管理中的信息反馈

作者：郭宪贞

　　摘要：与教学有关的文件资料构成教学档案，对这些资料进行收集、整理、分类、归档、保管是一种客观信息的保存，而对它们的保存使用，则可看做是对客观信息整合后形成的反馈。这种信息反馈服务于高校教学工作的众多方面，对教学运作过程具有十分重要的意义。所以，本文将从不同方面分析教学档案管理中包含的信息反馈的特点，旨在针对高校本科教学档案管理因缺乏系统性理论指导而出现其利用面窄、效率低的问题，探讨怎样高效利用教学档案反馈的信息来服务于教学活动与教学管理。

　　关键词：教学档案管理;信息反馈;服务

　　教学档案是指教师、学生、教学管理人员在日常的教学活动、教学建设、教学改革、教学管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图片、录音、录像等文件资料。对这些资料进行收集、整理、分类、归档、保管和使用称为教学档案管理。从信息传递的角度来说，管理是信息与基于原始信息的信息反馈的中间环节。档案管理的目的就是使用，对教学档案的使用实际上是依赖于教学档案管理中的信息反馈;基于教学活动的多样性与复杂性，教学档案管理中的信息反馈的方式与特点也是多样的。明确它的特点，才能更好地指导当前高校本科教学档案管理工作，从而进一步强化教学档案管理的服务功能和挖掘教学档案由信息反馈产生的对教学活动的促进作用。

　　一、高校本科教学档案管理中的信息反馈形态交错

　　高校本科档案教学信息是直接反馈与间接反馈并存，这就既能满足教学管理中原始信息的需求，又能从宏观上引导教育教学活动。高校教学档案材料包含了教师教学活动档案、学生学籍档案和一切能客观体现办学思想、师资力量与师资队伍建设、教学条件与利用、专业建设、教学改革、教学管理、教风学风的信息资料。这些资料的整合与保存为教学改革及课题研究提供了有效的服务和真实的原始资料。这些都是教学档案管理中直接信息反馈的形式。教学管理水平在很大程度上通过对教学档案中有关内容的分析和总结，从宏观上根据实际需要制定短期规划和长远规划，以明确学校的发展方向，更好地安排师资，制定教学计划等等，这正是档案反馈信息的间接形式。

　　教学档案管理中的信息反馈通过教学活动为连接媒介，使教学信息的个别性与普遍性相辅相成，弥补了现实本科教学档案管理服务功能中个体信息与整体信息关系利用方面的不足。笔者认为，正因为本科教学档案管理中的信息反馈是横向与纵向、个别与普遍的有机统一，只有服务功能，才可能既促进个人发展，又能在相对宏观的基础上为整体的教学评估与教学主线的确立提供客观依据。所以，教学档案管理中的信息反馈必须是典型性、指导性和普遍意义的有机结合，这样才能使教学档案管理信息得到合理使用。

　　教学档案管理中的信息反馈的暂时性与长期性相结合，使得教学活动情况有横向的及时的反映，同时又不缺纵向整体的梳理过程。本科教学档案基于学生和教师教学活动的多样性与专业人事变动的复杂性而具有更新周期短、流动性强、分类繁多等鲜明的特点。这种将长期的、系统的教学档案管理信息最实效、最新鲜的教学动态反馈于正在进行或刚结束的教学活动中，有助于方向性的指导与问题纠错，并给其提供历史经验借鉴，或是成为教学研究分析的素材，从而对教学活动研究和教学决策发挥促进作用。

　　二、高校本科教学档案管理中的信息反馈具有稳定性、综合性与发展性的特点

　　教学档案管理中的信息反馈的服务性质决定了它的相对稳定性，同时这种稳定性反作用于其服务。虽然，本科教学档案管理中的信息更新周期短，流动性强，但是，由于它的存在形式和服务状态，其信息反馈与其他信息资源载体的信息反馈相比有较强的稳定性。随着教学档案管理信息化的普及加强、教学档案管理“双轨制”的推行以及档案的保存与流动的规范化，档案资源的安全问题日益变小，[1]这是教学档案管理中的信息反馈稳定性的基础，所以这就构成了教学档案管理中的信息反馈稳定性的保证。

　　本科教学管理中的信息反馈是以本科教学档案内容为源头，从档案内容里折射出的整个信息反馈过程，当然，不是一一对应的关系。下面将以高校本科教学评估档案的管理为例，具体阐述这一特点。

　　国家教育部颁发的《2003—2007年教育振兴计划》规定了5年一轮的普通高校评估制度，其原则是以评促改、以评促建、以评促管、评建结合、重在建设。[2]围绕教学评估活动就形成了对高校教学和管理的重要档案，这部分档案不仅全面反映了学校教学工作成果，同时也为学校以后的建设、提高、教学评估等活动提供了系统而详实的资料。由此看来，教学评估档案管理的信息反馈涉及学校教学工作的制度建设、管理以及建设与管理的相互作用等方面，所以这种教学档案管理中的信息反馈必须是综合而全面的。

　　基于本科教学档案管理信息的更新与流动的特点，不难看出本科教学档案管理中的信息反馈是持续而发展的。以教学改革中的档案利用为例，改革的主要环节是“破”和“立”，要以更先进和科学的内容来代替原有的不利于主体发展的教学模式，本科教学档案管理中的信息反馈充当了桥梁，只有连续地使原始教学记录变为信息资源，不断地把吸纳的感性素材理性处理，才能提高建立教学制度的说服力和可行性。教学档案管理中的信息反馈将随着教学档案功能的完善而不断朝着多样丰富的方向发展。

　　三、高校本科教学档案管理中的信息反馈工程是复杂性与开放性的统一

　　如果说教学是一个复杂而开放的活动系统，那么，教学档案管理就是一个复杂而开放的信息反馈工程。后者是前者的结构映射与轮廓勾勒，就如计算机数据库与操作系统。为了使教学档案管理更好地服务于教学活动，我们必须对它的整体构造和存在问题有一个多角度深入的了解。

　　从本科教学档案分类与构成上说，教学档案管理是一个复杂而开放的信息反馈工程，利用这个工程中不同类别信息的紧密联系，能够全面映射出教学活动的特点与问题。高校本科学科专业设置及师资队伍教学活动过程自有其内在的规律，作为教学活动过程及其规律真实记载的档案材料，客观上形成了相应的构成类别。比如，有学者把教学档案从教学管理、教学实践、教学研究、综合学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材等方面进行分类，这样仅每种单一载体类别的信息反馈就是复杂的，同样，不同内容的分类所构成的信息反馈网络就更加繁杂了。

　　著名档案管理学者高力认为，教学档案应当形成规律、内容、特点与教育教学相统一,尊重历史和创新管理相统一，科学性与适应性相统一。[3]从本科教学档案管理信息中存在的问题来看，教学档案管理信息反馈工程是复杂性与开放性并存的，主要表现为档案更新整理传输与教学人事变动过程中档案的流通和接管的脱节。例如，如果教学材料的归档工作同年终考核及职务晋升、职称评聘等挂钩，就能够增强档案工作的责任感和归档的积极性。因此，本科教学档案管理中的信息反馈要确定保管价值与保管年限，同时要从长远利益出发，不断依据变化了的实际情况对库存资料、分类原则、目录编码等进行调整，使本科教学档案管理中的信息在数量与质量两方面保持动态平衡，以便于开发利用。要用吸收和开放的观点，达到互补缺陷的目的。

　　由此看来教学档案管理中的信息反馈要不断从教学规律上获得发展理论，要从历史和未来发展的角度不断创新，以科学的服务功能来适应实际工作的需要。这正是本科教学档案管理中的信息反馈的开放性所在，也进一步拓宽了教学改革中问题解决的思路。

　　总之，本科教学档案管理中的信息反馈的目的是保存与使用。通过对这种信息反馈的认识，档案管理者应从一种不同的思维出发，把握档案利用的理论实质，结合其他不同领域的信息传递与保存利用方法，进一步实现教学档案管理中信息反馈的时效性、科学性、适用性，以信息化的模式更好地解决实际工作中的问题，从而更高效更科学地为教学活动服务。

　　参考文献：

　　[1] 张雪艳 . 档案管理科学化探究 [J]. 兰台世界，2007，(6).

　　[2] 赵淑梅 . 高校本科教学评估档案的管理 [J]. 档案通讯学，2008，(2).

　　[3] 高力 . 论高等学校本科教学档案管理与教学工作水平的问题 [J]. 档案通讯学，2007，(3).

　　作者简介：

　　郭宪贞(1964—)，女，山西平遥人，山西大学教育科学学院教学秘书。