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本文来源《山西档案》2012年第8期

高校照片档案收集的范围、问题和对策

文/姚秀峰(太原理工大学)

　　摘要：照片的收集对高校和高校档案工作具有重要的现实意义。目前，照片档案收集仍是高校档案工作中比较薄弱的环节，只有认识到高校照片档案收集存在的问题，才能做好收集工作。

　　关键词：高校;照片档案;收集;归档

　　一、高校照片档案的收集范围

　　照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的，以静止摄影影像为主要反映方式的，按照一定原则和方法经过加工整理，集中保管起来的各种照片。照片档案一般可以分为传统的照片档案和新型的照片档案两类：传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案，它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用度离不开计算机等现代化技术和设备。

　　高等学校在教学、科研、管理和各项活动中产生了大量的照片，对这些照片应当及时、完整地收集归档。其收集的范围是：

　　(一)上级领导来校视察、参观、检查工作和国内外知名人士、校外代表团来校访问、讲学以及本校领导、专家出国访问、讲学等校际交流活动照片;

　　(二)校容校貌类照片;

　　(三)反映本校教学设施的照片;

　　(四)教学、教研活动和教学管理、教学评估、教学督导、观摩交流的照片;

　　(五)德育工作类照片;

　　(六)学生学习、实习、军训、社会实践、开学与毕业典礼和毕业生集体合影照片;

　　(七)师生员工文体活动照片;

　　(八)反映学校业绩的照片;

　　(九)其他具有保存价值的照片。

　　二、高校照片档案收集工作存在的问题及其原因

　　目前，许多高校没有做好照片的收集工作。由于没有专人负责收集，致使大量的照片及其底片散落在当事人手中，或保存在摄影者手上。这些人疏于管理不少照片已经造成损坏或遗失，成为永远的遗憾。照片档案的收集之所以存在如此严重的问题，主要原因是：

　　(一)高校对照片档案重视不够、认识不到位

　　一些人认为照片档案可有可无，无关紧要。高校档案部门对照片档案的重要性宣传不够，工作检查中也不重视，致使从建立照片档案工作开始，照片档案就缺乏一个工作约束机制。

　　(二)规章制度不健全，欠缺健全的管理模式

　　多年来，高校的照片档案基本上散存在各部门和科室中，未能实行集中统一管理。有些高校虽然现在初步已建立了照片档案归档制度，但对照片档案归档时间、归档范围、归档要求等均未做出具体的规定，操作性不强，难以很好地实施。

　　(三)保管条件差

　　远远达不到恒湿、恒温、远离光线等保存要求，致使照片变黄、褪色，底片粘连变质，严重影响照片档案的寿命，更谈不上照片档案的长期保存和开发利用了。由于照片档案得不到及时保护和严格管理而褪色变质，失去应有的价值。照片档案的整理较为粗糙，只是零乱地将照片夹在文书档案卷内或影集里，或者只将照片归档，不存原版底片，文字说明上没有完整地将事由、摄影者，时间、地点、人物、背景写出，时间长了连拍摄者对当时的情况都难以追忆齐全和完整，致使有些珍贵的照片失保存和利用的价值。这使许多人看不到照片档案作用，导致恶性循环，更加不重视照片档案的收集。

　　(四)照片档案所有权不明

　　工作中形成的反映工作实况、记录工作业绩等照片，拍摄者认为是个人所有，应当归私人收藏。在收集档案时，高校没有把照片档案作为必须收藏公有档案之一，很多有价值的照片任其流散在个人手中。

　　三、做好高校照片档案收集的对策

　　(一)要充分认识加强照片档案管理的必要性和重要性。

　　要加强宣传，提高照片档案的收集归档意识。作为档案管理人员应该不断加强对照片档案和照片档案工作意义、作用的认识，尽职尽责地做好照片档案的收集工作。高校档案部门必须采取多种有效措施和途径，以增强高校师生的档案意识。目前，高校师生对照片档案的认识比较薄弱，不了解照片档案归档的范围和要求，因此高校档案部门应大力宣传照片档案的价值和重要性，使他们了解照片档案在高等教育、科学研究中的重要地位和作用，扩大照片档案在高校的影响，使照片档案收集工作获得校内外各界的支持。

　　(二)要完善照片档案的收集法规，明确收集范围。

　　为使照片档案的收集工作做到有章可循，步入制度化、规范化的轨道，必须建立全面、合理的照片档案归档制度。要对归档时间、归档范围、归档照片质量等提出具体要求，对收集程序、途径和奖惩等做出明确规定，以增强收集的权威性，确保收集渠道的畅通。要结合学校实际情况，制定有关照片档案管理规章制度。要深入宣传、贯彻执行《档案法》及《照片档案管理规范》等法律法规，提高全校师生员工的档案意识和档案法制观念，加强档案工作的管理，为顺利地收集和接收档案，有效地保护和利用学校历史文化遗产，起到有力的保障作用。

　　(三)要扩大收集渠道，通过多种方式收集照片档案

　　为解决照片档案收集难问题，保证照片档案的齐全完整及质量，高校档案馆可采取如下方法：(1)到各院系、宣传部门等单位收集或翻拍照片档案。(2)向个人有偿或无偿征集照片资料;(3)通过档案馆自拍积累照片资料，即档案馆可配合学校某些重要活动深入事件发生现场拍摄照片资料，这是一种行之有效的照片资料积累方式。作为档案部门应时刻关心学校大事，做档案工作的有心人，对学校发生的一切重大活动所形成的照片进行跟踪收集，以保证照片档案信息的完整、齐全。

　　(四)要积极主动地开展照片档案利用工作

　　照片档案的收集、保管其目的就在于利用。要充分利用照片档案直观性强、生动形象、具有无可辩驳的凭证作用的特点，多形式、多渠道、多层次、多方位地开展利用和服务工作。要将实物档案、文书档案和照片档案结合利用，提高其利用价值。如在学校评估、科研成果、教学案例、评先创优、学校重大活动上，除了要有充分的文字外，有条件再提供有说服力的照片，增强材料的可信度。学校每年都有一些重大活动要作宣传，布置环境，营造氛围。如制作招生广告和宣传栏，对学校进行图文并茂的展示，就要求能提供的照片丰富多彩。又如利用重要的中央、省、市领导来校视察，国内外知名专家、教授来校讲学等照片进行宣传，可提高学校的知名度。在档案陈列室展出不同时期的校容校貌的照片、学校荣誉的照片、文体活动的照片以及学校历年来所获得的奖状、锦旗、牌匾和荣誉证书，让师生参观学习，使所有师生通过今昔发展变化，体会到改革开放的伟大成就，激发师生们爱国爱校的感情。利用照片档案具有客观、形象、生动等特点，形象地再现历史，这样会提高人们对照片档案重要的认识，激发对具有保存和使用价值的照片收集归档的热情，更好地对历史负责、为现实服务、替未来着想，从而有效地推动高校照片档案工作沿着正确、健康的方向发展。