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本文来源：《档案学通讯》2012 年第 5 期

从“独享”走向“共享”———论高校档案信息资源社会价值的实现路径

曹勤民 山西大学档案馆

　　[摘要] 我国高校档案馆所保管的档案信息资源是我国档案资源的重要组成部分，也是最容易引起社会需求与共鸣的部分。 本文从当前我国高校档案馆信息资源管理与利用的背景出发，论述了高校档案馆档案信息资源的构成与社会价值空间，并从档案信息资源社会价值实现的角度，阐释了高校档案信息资源的实现路径与策略。

　　[关键词] 高校档案工作 档案社会价值 档案信息共享

　　[中图分类号] G270

　　Abstract： Archives resources in college archives are the most important part of national archives resource. They are also the easiest part to satisfy the need of the replicas. This paper illustrates the constitution of college archives and the space of their social values on the base of the background of management and use of college archives resources. And then analyzes the methods and strategies to realize this value.

　　Keywords： College archives; Social value of archives; Information sharing of archives

　　高校档案服务的社会化问题一直是高校档案工作者研究的热点问题，作为社会文化事业性机构，高校在为社会发展培育管理与技术性人才的同时，更对社会文化的发展、科技的进步与知识的传播、传承起到了助推作用。 高校档案馆作为记载高校发展的信息库，理应承担面向社会服务的责任。但是在众多研究成果中， 大部分主要针对高校档案馆如何开展社会服务而展开， 而笔者认为高校档案馆开展社会服务， 明确的首要问题应对高校档案信息资源进行分析，确定哪些类档案可以对外服务，那些限制或不能对外服务，进而才能探讨服务的方式、策略与路径问题。因此笔者遵循此研究思路，从高校档案馆档案信息社会服务的背景入手， 分析高校档案信息资源的社会价值与现实困境， 进而提出高校档案信息资源实现社会价值的路径。

　　1 背景分析

　　高等学校作为教学和科研于一体的社会文化事业性机构，在国家软实力建设与发展、国家创新能力提升与国民文化素质提高等方面具有举足轻重的作用。在社会公众认知结构中，高等学校一直是知识的天堂、教育的圣殿，其在社会文化发展中表现出与其他社会文化事业性机构不同的特征。 高校档案信息作为承载高校成长过程的原始记录， 将这些原始记录通过公共获取的方式提供给社会公众使用是高校档案管理机构实现高校社会性与文化性本质的主要途径。

　　与国外高校档案管理机构面向社会开展信息服务不同的是，多年以来，我国许多高校都把自身产生的各类档案作为“独享”的内部资源，即档案是由高校自身所产生，与社会公众和其他社会组织无关，因此， 其所保存的档案资源不具备对外开放使用的条件。 结果大量高校档案信息滞存在高校档案库房之中， 难以实现社会的共享， 档案的社会价值难以实现。 高校与社会公众之间形成了难以逾越的信息鸿沟。反观国外高校档案馆，其社会的认知水平已经与高校图书馆相当， 它是为高校职能机构和社会公众提供广域信息咨询和利用的服务性机构， 其发挥着知识传播与文化普及的重要作用。 如哈佛大学档案馆已与图书馆合并， 共同承担社会的科研信息服务和信息代查待检服务; 密歇根大学成立了独立运营的大学综合信息服务中心， 主要服务对象就是高校在校学生与社会科研人员， 其积极发挥着在国家科技创新、人文社会科学交流领域的传承作用。

　　随着我国高等院校近些年来在社会文化事业发展过程中的影响力逐渐增大， 社会科学研究与人文交流领域需要高校参与其中， 并发挥重要的知识导向作用， 而高校也需要社会的大平台支持进行学校自身的深化改革与发展，而扭转“信息鸿沟”问题，打破“信息独享”问题成为高校档案管理机构，乃至高校决策层急需解决的问题。

　　2 资源分析

　　在众多档案信息资源的门类中， 高校档案信息资源由于其形成主体在社会组织机构中的特殊性和其所藏档案种类的多样性， 使高校档案工作成为我国档案事业发展体系中的重要组成部分。 根据我国2008 年颁布实施的《高等学校档案管理办法》中规定，高校档案馆的归档范围包括行政类、教学类、科研类、外事类等共十一大类，而据教育部 2008 年公布的高等学历教育招生资格高校数量为 2334 所，可以说我国高等院校蕴藏了丰富的可供社会广泛利用的档案信息资源。 高校档案管理机构集综合性与专门性于一身， 其保管的档案信息资源既包括综合性档案馆所保管的综合性、一般性的查考性档案，还包括教学、科研、财务、设备等专门档案。同时由于高校档案信息资源很多是在高校教学管理和科研活动中形成的，档案信息涉及面较广、潜在社会、经济效益较高， 因此这些资源始终被高校档案管理机构视为优质特色资源。 可以说高校档案信息服务的社会化并不是要把那些一般性的带有查考价值的档案对外公开使用，因为这部分档案的利用空间有限，而真正能够在社会实践领域起到重要作用的却是上述的优质特色资源。

　　笔者认为高校档案信息资源并不能全部开放给社会公众使用， 毕竟高校档案馆的馆藏资源与综合档案馆的馆藏资源在来源、 资源构成与利用群体等方面存在着较大区别， 这是因为高校档案馆的档案大部分是由高校在日常行政办公、 教学活动和科研活动中形成的，其自身带有一定的对外封闭性，其利用群体主要针对高校内部使用者。 但是高校作为社会文化与科技创新机构， 其对社会文化主体的塑造与社会软实力发展的贡献要远远大于其他文化事业性机构，尤其是高校在科技创新、发明创造、人才培养等方面的成果往往是社会文化事业发展的象征，因此受到了社会公众的高度关注。但是据笔者调查，目前我国高校仅有 10%左右的教学与科研档案能够被社会公众所利用，而这 10%的档案被社会公众利用的途径只有两种： 一种是教师与科研人员自行发表公开而被公众获知的成果; 一种是教学或科研人员主动对外公开相关研究成果， 而作为高校大量教学与科研档案的拥有者， 高校档案馆却始终没有迈出由“独享”走向“共享”步伐。究其原因，笔者认为主要有三个方面：

　　其一，传统档案观、价值观对高校档案管理主体的影响。 高校档案管理机构始终是高校职能机构的一部分，因此传统档案观、价值观认为高校档案管理机构收集并保管的档案是高校自身活动的原始记录，不具备社会广泛共享的基础，特别是教学与科研档案是其他综合性档案馆所不具备的档案类型，因此高校档案管理主体受到传统档案观与价值观的影响，不“共享”这部分档案。

　　其二，档案服务成本与管理效益矛盾问题。高校档案馆的运营一直都是由高校全额拨款， 其管理成本与管理效益多年来始终保持平衡的水平。 而如果将高校档案馆的部分资源对外公开获取， 并提供社会服务的话， 其管理成本与服务成本必然会大幅度提升，在不增加额外服务收费的情况下，要达到成本与效益的平衡非常困难， 这是组织高校档案信息资源走向“共享”的最大阻碍。

　　其三，知识产权保护与信息安全问题。科研档案是高校教师和科研人员在科研活动中形成的各种信息记录，其中包括论文、著作、专利发明、科研项目与成果等文字和实物材料。 而这些成果凝结了科研人员的智慧与心血， 因此高校档案管理机构很难从科研人员手中收集到完整的科研成果。 而且大部分科研人员担心如果高校档案管理机构施行了科研成果的对外公开获取， 科研成果的知识产权与著作版权很难得到保护，所以这部分档案真正实现“共享”还需要机构管理能力的提升与科研人员的信任。

　　3 高校档案信息资源社会价值的实现路径

　　3.1 档案信息服务多元化方式的实现与拓展

　　高校档案信息资源的社会价值需要在社会广泛的共享与利用的过程中得以实现， 而广泛的共享与利用则需要高校档案管理机构的多元化服务方式予以实现。据笔者调查，当前我国大部分高校档案馆的提供利用服务的方式仍然遵循着入馆利用档案的传统方式， 提供档案利用服务的方式主要以开具档案证明、提供档案复制件、信息咨询为主，多数利用者获取所需档案信息的成本较高、程序较复杂、利用效果不高， 特别是高校的教学档案与科研档案这两类被高校引以为豪的档案资源却乏人问津， 这与前文对高校档案信息资源的分析与定位明显不对称。 为了解决这种问题， 笔者认为高校档案馆应当从以下三方面着手：

　　其一，创新档案提供利用服务方式，突出网络利用服务的作用。通过网站提供档案信息服务是目前，乃至今后高校档案馆信息服务的主要方式， 据笔者调查，当前我国 110 所 211 院校中有 83 所高校的档案馆拥有自己的主页， 其中能够打开并定期更新的网站只有 15 所，不到被访高校总数的 20%。 而且网站结构设计简单，内容单一，主要以馆情介绍、档案管理制度为主。创新档案提供利用服务方式，就是要抓住网站在信息传播与交流领域的优势， 以网站为依托，开展丰富的网络档案信息服务，如档案在线浏览、实时交流、远程传输、资料代检代查服务等。

　　其二，扩大高校档案信息资源的覆盖力度，积极宣传高校特色档案资源的社会功用。 高校档案馆应当在《高等学校档案管理办法》所规定的十一类归档种类基础上，继续扩大档案的接收范围，特别是对高校优势特色档案资源，如优秀教学成果、重要的学术论文、专著、科研立项成果、获奖成果等教学与科研资源要实现完整接收入馆。 在提高自身档案管理水平的前提下， 争取到科研人员对档案管理机构的信任。同时通过对内与对外双重宣传渠道，对高校优势特色档案资源进行广泛宣传， 扩大档案信息资源的社会影响力，实现其社会价值。

　　其三，搭建高校与政府机构、企业事业单位、民间组织信息交流的平台，主动推送档案信息服务。高校档案馆应充分利用自身的信息优势与技术优势，联合高校其他职能部门， 以高校现有的门户网站为依托， 专门开设高校与社会组织机构的信息互动平台，用于档案管理机构宣传学校在技术研发、科技创新、专利发明、著述、科研项目、重大标志性成果方面的档案信息， 主动地根据社会其他组织机构的需要推广信息的推送服务。

　　3.2 高校档案信息资源整合的目标定位与资源优化

　　高校档案信息资源数量较大，种类众多，如果按照综合档案馆的档案信息资源整合方式对高校档案信息资源进行整合，难免会存在整合成本高昂，目标多而散，成果顾此失彼的管理风险。因此高校档案管理机构在拥有较大馆藏的基础上，从资源整合对象、利用主体、资源建设方案、管理评估等四个方面对档案信息资源整合的目标进行重新定位。 高校档案管理机构要明确资源整合的重点对象是哪些种类的档案。这需要档案管理人员对馆藏资源的价值、用户需求度及后续开发空间等进行深度调研， 找准本校馆藏资源的优势与特色， 特别是要明确需要整合的档案能够在社会层面起到多大作用， 受众群体范围有多大，进而设计档案信息资源的整合方案。资源整合的方案以档案信息资源机构的调整与优化为主，重点要摆脱高校档案馆只为高校服务的传统服务思维，树立高校档案馆为校和为社会双重服务的思想。

　　去年上半年风靡整个中国网络的美国高校公开课使国内对国外高校优质教育资源关注度迅速提升， 而这一切都要归功于美国名校的档案管理机构将部分高校名师的课程以教学档案共享的方式进行录制归档， 并通过学校教育网站与美国高校课程联盟平台对外传播， 可以说这是一个很好的高校优质档案资源整合与优化，并将之社会化的案例。据相关报道， 哈佛大学档案馆准备投资五千万美元为每位高级教授录制全程授课视频，并存档，并建立专门网站推广这些视频。可以说，明确的资源整合与优化目标的定位和教学档案资源系统性优化是美国高校公开课取得成功的关键， 这也值得我国高校档案管理机构借鉴。

　　3.3 高校档案联盟机制的建立与实施

　　由“独享”走向“共享”的档案资源认知转型并不是强迫高校档案管理机构必须要实现档案信息资源服务的社会化， 而是渐进性地鼓励高校档案馆走社会化服务之路， 毕竟社会化服务以及档案信息资源社会价值的实现是今后高校档案工作发展的必然趋势。但是我们必须要面对这样一个现实，就是目前我国高校档案馆实现档案社会价值的条件相对薄弱，这其中包括自身职能定位、资源整合方式、服务营销手段以及反馈评估制度等尚未得到解决的问题。 因此高校档案管理机构必须要寻求一种协同合作发展的途径去弥补自身的不足， 借助合作之力解决目前存在的问题。

　　从横向协作关系来看， 我国缺少档案馆与博物馆、图书馆合作发展的传统，因此当前我国高校档案馆、图书馆和博物馆依然实行分馆而治。因为三馆无论是从服务对象、 馆藏资源还是职能定位都存在着明显的差别， 所以我国只有极少数高校能够实现三馆合一， 因而近期内很难实现如美国哈佛大学那样三馆合一，联合为社会公众服务。

　　从纵向协作关系来看， 建立高校档案工作联盟是今后高校发挥档案资源整体优势， 服务社会的必经之路。当前我国高校档案馆大部分都是独立运营、自力更生。 闭馆而治的管理思维始终使档案馆囿于自身单一资源之中，社会服务工作开展比较缓慢。建立高校档案工作联盟， 主要目的在于建立高校档案管理机构之间的协作关系， 通过馆藏资源的网络共享，联合开发高校优质档案信息资源，规划地区高校档案社会化服务网络， 创建高校档案信息交流合作平台， 只有这样高校档案信息资源才能形成一张网络，覆盖社会实践发展的方方面面，有利于高校档案信息资源社会价值的实现。

　　目前国家教育部部署了高等学校创新能力提升计划(即 2011 计划)，高校之间纷纷达成协同关系，创建了科技、人文协同创新中心，目的在于全面提高高等教育质量，深入实施科教兴国、人才强国战略，而建立一个统一的档案收集、 利用与共享的平台将会为协作中心的运作与后期科研成果的广泛共享提供方便的路径。 2011 计划的实施为高校档案工作联盟的实现提供了政策上的支持， 以教学和科研档案为基础， 创建高校之间档案信息合作平台正成为我国高校档案工作发展的特色业务。

　　参考文献：

　　[1] 倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯,2011(5)：45.

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　　[5] 任越,曹玉,乔尔.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯,2012(3):20.