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本文来源：《城建档案》2012年第8期

高校干部人事档案解读

作者：朱淑媛 江苏师范大学人事处

　　【摘　要】由于我国人事档案一直实行的是个人回避的管理制度，人们对人事档案的了解甚少。文章通过对高校干部人事档案的解读，让更多的人去了解和认识人事档案，增强档案意识，关注自己的人事档案。

　　【关键词】高校　人事档案　解读

　　笔者在高校从事干部人事档案管理工作已有些年头，通过平时和老师的接触得知，许多老师对人事档案了解的很少。由于我国人事档案一直实行的是个人回避的管理制度，所以一提起人事档案，人们反应几乎都认为是个“神秘”的东西。其实人事档案并不神秘，它就是由一些能够反映个人政治思想、学习经历、工作能力等材料组成，并以个人为单位整理立卷保存起来以备查考的一种专门档案。人事档案有三种，分别是干部档案、工人档案和学生档案，高校干部人事档案只是人事档案中的一种。

　　对于刚刚踏上高校工作岗位的老师来讲，从到学校报到的那天起，不管你从事的是教学工作还是管理工作，就有了一份属于自己的干部人事档案了。人事档案能够集中反映一个人的全面情况，会成为单位考察和了解你的一个重要依据，以后的职称评聘、学历认定、干部选拔也都离不开它，所以人事档案对于职业发展来说可谓举足轻重。

　　一、高校干部人事档案的特点

　　(一)真实性。可以说真实性是人事档案的生命，如果人事档案中存在虚假材料，那就失去了存在的意义。业务方面的严格要求，个人回避的管理制度，素质过硬的专职管理人员等措施，目的就是为了确保人事档案的真实。

　　(二)完整性。完整性是指干部人事档案的内容应当反映干部的全面情况和全部历史。包括两层含义，一是档案中反映一个人各个方面的材料都要完整，缺一不可;二是档案中反映一个人各个时期的材料都要完整，不能断层。

　　(三)动态性。历史在发展，每个人的情况也在不断变化，其人事档案的组成部分也随之处于变化之中。人事档案的管理会根据实际情况，及时将材料进行添加和清理。

　　(四)机密性。这是因为干部人事档案记载着干部各个方面的情况，既涉及到功绩也反映到过错，可以说有很多“隐私”部份，所以只限于组织掌握，不能随便公开。

　　二、高校干部人事档案的作用

　　(一)重要的依据。高校干部人事档案依据作用，从学校层面上讲，它是学校完善人才队伍建设、推动学校顺利发展的主要信息来源，档案材料中贮存有准确的基本信息，能为领导决策提供有力的依据。而从教职工层面上讲，每一位教职工的职称评定、工资晋升、职务任免等工作的进行也都必须以人事档案为依据。

　　(二)珍贵的资料。干部人事档案是研究和撰写高校历史名人人物传记的珍贵资料。人事档案以独特的方式记载着当事人成长的道路和生平事迹，也涉及社会上许多重要事件和重要人物，带有很强的时代印迹，具有很高的史料价值。

　　三、高校干部人事档案的组成

　　干部人事档案一般从高中时开始建档，其中的大部分材料我们本人见过，因为许多都是自己填写的材料，只是填完以后归入人事档案，本人就不能再看了。一份完整的干部人事档案主要包括以下材料：干部履历，自传，鉴定、考察、考核材料，学习培训、技术情况材料，政审材料，入党、团材料，奖惩材料，工资、任免以及其它可供组织参考具有保存价值的材料，具体分为十个大类，依次是：

　　第一类，履历材料。主要保存的是记载干部基本情况的表格材料。

　　刚参加工作的老师在进校后学校会组织填写一份被称为干部履历表的材料，它是单位获取个人基本信息的主要来源之一，所以填写时务必完整、真实。

　　第二类，自传材料。主要是指本人所写的有关叙述经历，家庭情况、社会关系等自传性质的材料。大多数已经加入中国共产党的老师的档案中会有一份自传材料。

　　第三类，参与各项工作、政治活动的鉴定、考察、考核材料。我们读书期间的学年鉴定表，工作以后的年度考核登记表等材料都归入此类。

　　第四类，学历、学位、培训和专业技术情况的材料。在高校里，继续进修、深造、进行职称评聘是每一位老师发展的必由之路。所以这类材料是我们高校干部人事档案中变化较强的一类材料，同时也是人事档案中最具高校特色的一类材料。这类材料一般分为三个小类，分别为：第一小类，学历、学位、培训材料。主要包括报考登记表，学习(培训结业)成绩表，毕业生登记表，学位申请表，学历证明材料等。关于这一小类需要给老师提个醒，因为一些老师经常会对拿在手中的学习档案材料无所适从。我们知道，在完成学业毕业之后，就读学校会给一些材料来证明我们这段学习经历以及达到的学习水平。材料主要包括两类：一是毕业证书、学位证书，这两样归我们个人保管、使用;二是报考登记表、成绩单，毕业生登记表，学位申请表等，这些材料归入人事档案，由单位使用。大多数学校是将这些材料通过邮寄方式邮寄到本人工作单位的组织人事部门，但也有些学校让个人携带的，那就不要擅自拆封，务必将材料转交到学校的组织人事部门，以便及时归入你的人事档案，确保你的人事档案的完整。第二小类，有关专业技术职务评聘材料。主要包括专业技术职务任职资格申报表。每一位老师按照规定年限评聘相应系列的职称，相关材料就归入此类。 第三小类，有关创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文(如获奖或在全国性报刊上发表的)等目录。

　　第五类，政审材料。这类材料主要包括入党、入团、参军、出国政审材料以及家庭成员和主要社会关系的一些证明材料。

　　第六类，党团材料。这类材料主要包括加入党、团的志愿书、申请书以及党员、团员登记表等。

　　第七类，奖励材料。这类主要包括在校学习期间，工作期间获得的各种奖励材料。同样，获奖证书归个人保管使用，申报审批材料归入个人档案归单位使用。

　　第八类，违纪材料。主要是干部违犯党纪、政纪、国法等处分决定以及法院审判工作形成的判决书等。

　　第九类，干部任免、工资、出国、各种代表会的审批表、登记表等材料。这类材料分为四小类，第一小类为工资类，包括转正定级审批表，工资变动审批表等。第二小类为任免类，主要包括干部职务任免呈报表;录用、聘用干部审批表;解聘、辞退材料;干部调动审批表;离(退)休审批表等。第三小类为出国、出境类，包括出国、出境人员审批表。第四小类为各种代表大会的会议登记表。

　　第十类，其他可供组织参考具有保存价值的材料。主要有体检表、毕业生就业派遣通知书、报到证以及干部逝世后的讣告等材料。

　　每一位老师的人事档案就是依照上面所列举的十个大类的材料进行收集，每一类材料再按照时间顺序排列整理而成的。

　　通过上文对干部人事档案的特点、作用以及组成的解读，您对人事档案是否多了一些了解?作为一名兰台人，笔者认为我们所要做的并不只是去想维护一份秘密，而是想要让更多的人去了解、认识人事档案，增强档案意识，从而学会去关注自己的人事档案。当然对于干部人事档案来说，目前封闭式的管理的确不科学，但开放式的管理也不太现实，需要寻找个人知情权与保密性的平衡点，让人事档案的管理更加人性化，同时也能够让这项事业更好的发展。