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本文来源：《云南档案》2012年第9期　　

高校档案利用障碍及对策分析

作者：刘社文 安徽农业大学档案馆

　　摘 要：针对高校档案利用的障碍问题，指出无档可用、有档难用是当今制约着高校档案利用工作开展的两大因素，并对此进行深入分析。从树立正确利用观念、整合和开发高校档案资源、探索现代化利用途径和完善相关法律法规等 5个方面提出改进高校档案利用工作的发展对策，使高校档案发挥其最大价值，为高校和社会的发展提供良好的利用服务。

　　关键词：高校档案 档案利用 档案开放

　　随着高校开放办学、高校信息公开等工作的开展以及社会档案意识的提高，人们利用高校档案的意愿和要求也随之提高，其最理想利用模式是能以合法的方式利用任何可以利用的档案信息。然而这种理想的利用模式在现实中受到很多因素的困扰，使高校档案无法发挥最大价值。本文将从无档可用和有档难用两个角度对制约高校档案利用的因素进行分析，提出适合高校档案利用工作的发展对策。

　　1.利用障碍

　　1.1无档可用

　　无档可用是指现有的馆藏档案资源与利用者的档案信息需求不一致，因馆藏档案数量不足而影响利用者利用需求的实现。根据《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)，高等学校档案归档范围共有11大类，涵盖了高校办学过程中的所有信息资源。从理论上说，高校档案机构应提供丰富的档案信息资源为利用者所用，利用者的需求也能得到及时的满足。

　　然而在实践中，馆藏单一制约着高校档案的利用工作。从高校档案馆藏来看，有些高校通常是以党群、行政类档案为主，其他门类的档案保存在学校相应的部门里，未做到真正的集中统一管理。这样虽然分工明确，资料容易收集，但会出现各门类档案质量良莠不齐，不利于从整体上提升整个单位的档案工作水平。另外，高校档案收集工作一直处于被动状态，即有多少交多少，交多少要多少，致使很多本应归档的文件流失在档案机构之外。分散保管和收集不全造成了无档案可用的现象，让原本包罗万象的档案机构在利用者心中大打折扣。

　　1.2有档难用

　　有档难用指的是馆藏的档案由于各种原因而得不到充分的利用。据有关调查统计，我国高校档案案卷利用率仅为20%左右，大多数档案都处于沉睡期，这显然与“档案工作系统的总目的”[1]相违背。有档难用具体表现为不可用、用不好和不好用三个方面。

　　1.2.1不可用

　　和各级各类公共档案馆一样，高校档案机构在一段时期内也大力开展了丰富馆(室)藏的活动，但是由于种种原因，馆(室)藏建设还存在着重量轻质、重藏轻用等方面的问题。重量轻质导致馆(室)藏利用价值不高的档案较多，利用价值高的档案较少;重藏轻用致使馆藏档案资源大量闲置，错过了档案效益发挥的最佳时期。

　　法律法规的不完善也在一定程度上限制了高校档案的利用。我国《档案法》第20条规定“，机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。”2008年，教育部制定的《办法》第28条规定“，凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。”鉴于此，有人会认为《办法》的实施为高校档案的有效利用提供了制度保障，利用者可以充分地利用自己可以利用的一切档案了。然而，令人遗憾的是这种想法忽略了《档案法》第19条之规定，也就是利用者可以利用的也只是高校自形成之日起满30年向社会开放的档案。即使《档案法》对经济、科学、技术、文化等类档案的开放期限规定可以少于30年，至于这些档案能否被顺利利用，其自由裁量权还是由高校自行把握。自由裁量权的设置原本是为了更好地开放利用档案，但在行使过程中，由于传统保密观念的影响、法律法规的限制以及缺乏必要的监管机制，高校档案机构为省去不必要的麻烦和害怕不当利用会遭到法律严厉惩罚，自由裁量权变成了限制利用的挡箭牌。正如徐亮所说“，在档案馆对保密和开放的执行与把握过程中，博弈‘权衡利弊取其轻’占据了主导地位，即宁可紧闭大门不出事，也不能因为开放档案后不可预料的结果而受到法律的严惩。”[2]

　　1.2.2用不好

　　在实际工作中，利用者往往不熟悉档案管理规定、自身利用权限和相关信息字段，不能清晰地表达出自己的需求，从而给自身利用工作带来了障碍。笔者认为，用不好档案很大程度上与高校档案工作宣传力度不大和档案知识普及程度不高有关。

　　从档案宣传工作来看，高校档案工作长期的默默无闻让师生对档案知之甚少，甚至不知档案机构的存在。而美国、英国、澳大利亚、新加坡等国注重公共领域的档案宣传，提高公众的档案意识，并通过各种方式使档案走进公众的视野。在美国人心目中，已经形成一种固定观念：档案如不积极利用就失去了存在的意义和活力。从档案知识普及来看，高校档案机构或出于保密，或因人手不足，忽视了对师生员工进行档案相关知识的培训和普及工作，使利用者不知如何去查找自己所需的档案。同样是高校内部机构的图书馆则非常重视读者的适时培训，如对新生开展入馆培训，指导学生高效地利用图书馆的文献资源;开设科技文献检索等公共课，帮助学生掌握获取知识、信息的方法和技能。不同的做法，形成了门可罗雀和门庭若市两种不同的局面。

　　1.2.3不好用

　　产生于高校各项实践活动中的档案,汇集着大量的知识，也记载着丰富的信息，诸如招生、教学、科研、管理等活动，无不以各种形式在档案中记载。正是因为其丰富的信息量，以及所承载的信息本源性、可靠性等特点，使得其能有效地解决实际中各种问题。“然而，人们也常常感觉到利用档案不像读书那么轻松。这说明有些档案是不好用的，尤其是当人们需要在较大的范围内系统地利用档案来解决比较复杂的问题时，利用就显得更加困难了。”[3]高校档案不好用，一方面是由其自身特点和高校档案机构的性质决定的，另一方面是由档案信息化程度和档案编研水平不高决定的。

　　众所周知，高校档案是在招生、教学、科研、管理等活动过程中产生的，由于它的原始性和内向性等特点而使档案信息知识的系统性和传播功能较低，不可能像图书知识那样系统化和缜密。这样利用者在利用档案解决实际问题，尤其是系统化问题时，就较为困难了。此外，我们对高校档案利用对象进行分析得知，高校档案利用者较为单一，主要是本单位教职工和学生。这是因为高校档案机构作为事业单位的内部组织机构，主要为本单位教学、科研和管理等服务。换句话说，高校档案主要为校内利用者利用，而校外利用者就不好用了。

　　当前而言，我国高校档案编研整体水平不高，针对性不强，甚至有些高校还未重视档案机构的完善和人员的合理配备，导致编研工作无法正常有序地开展。在高校档案信息化上，停留在文件级目录检索的高校较多，真正实行全文检索的高校较少。这些都给系统化检索和利用带来了诸多不便，于是利用者就产生了档案不好用的感觉。

　　2.利用对策

　　2.1树立正确的利用观念

　　2.1.1转移高校档案工作重心

　　就档案机构的科学文化事业性质来说，开放档案给利用者使用是一件分内的事情，理应把它做好。如果说以前的重藏轻用是受到传统的保密思想的影响，那么现在高校信息公开是不是给档案开放利用工作提供了一个良好的契机呢?从国内外政府信息公开的实际效果来看，无不对档案事业发展、档案信息的利用起了重大的影响，带来了馆藏档案利用的高峰。在美国，各档案馆往往有90%以上的档案对公众全方位开放，为利用工作提供了丰富的可利用档案信息资源。《高等学校信息公开办法》的实施，给高校档案利用工作带来了机遇，高校档案机构应根据相关规定，调整工作思路，搞好主动公开和依法申请公开档案工作，把档案工作重心从以保密和封闭为主转移到利用上来。

　　2.1.2正确处理好利用与保密的关系

　　安全保密和公开利用两者既不是对立的关系，也不是主次关系，而是一种辨证的关系。保密是手段，利用是目的，保密是为了更好的利用。高校档案机构不能任意扩大保密范围，也不能一成不变地看待档案的密级。在不涉及秘密、个人隐私和其它公开例外的情况下，充分利用自由裁量权，减少档案的保管期限，简化利用手续，积极提供对外利用。对已设密级的档案，要根据档案机密程度递减规律做好鉴定工作，适时降低或解除档案的密级。

　　2.1.3变被动为主动，为档案找用户

　　高校档案机构应改变“默默无闻”的传统工作方式，通过宣传来“消除档案工作者与档案利用者之间的信息不对称” [4]，引起人们重视，引导更多的人来利用档案。利用门户网站、展览等形式，围绕一定的主题加强宣传，让利用者熟知馆藏内容、能享受到的服务方式，以及如何使用检索工具，查找自己所需要的档案。同时，还应注意我们的表达方式，宣传用词不能过于学术性，尽可能地使用适量图片配合文字进行表达。

　　“一般说来，任何信息机构或信息系统都有两类用户。一类是正在利用某信息机构或信息系统提供的信息服务的用户，称为‘当前用户’;一类是应该利用这种服务而实际上并没有利用的用户，称为‘潜在用户’。”[5]对“当前用户”要做好即时培训工作，在档案馆显著位置说明馆藏结构、各部门的职能、利用手续以及检索工具的使用方法等;此外，要特别注重对高校兼职档案员群体的定期培训，让他们熟知档案利用工作。对于“潜在用户”，尤其是新进师生，可单独采取入馆培训或者借助图书馆的人气、技能、经验和成熟的信息化技术共同做好培训工作;还可开设公选课，进行广泛的宣传培训，帮助学生了解档案知识，掌握获取档案信息的方法和技能，如美国就积极利用档案参与历史教学项目，“教学者可以在教室中通过网络直接利用档案文件进行教学”[6]。

　　2.2整合档案资源，真正落实集中统一管理原则

　　丰富的馆藏是做好利用工作的基础，集中统一管理是丰富馆藏的前提。因此，做好高校档案利用工作，就要真正落实档案集中统一管理原则，把11类档案统一纳入到高校档案机构的管理范围之内。在制度建设上，可以通过向领导呈报专题报告、印发宣传手册、开展知识竞赛等多种方式加强档案法律法规的宣传，让整个单位熟知档案法规的有关规定和要求，并结合实际，把档案法规的要求落实到本单位的规章制度中去，明确档案管理原则，做到有章可循。在硬件建设上，一方面要积极争取领导层的支持，获取必要的人力、物力和财力;另一方面要争取工作层的支持，求得响应效应，加速档案资源的整合。

　　整合档案资源，还要做到各门类档案收集的齐全完整，注重收集质量的提高。高校档案机构在做好应归档材料收集工作的同时，应根据学校每年总的工作安排，加强与归档部门的联系并提前介入，认真指导和督促归档部门做好文件材料的归档，确保各种应归档材料齐全、完整、系统地移交到档案部门。提高收集质量，就要重视档案工作者社会意识的培养，主动调查分析利用者的需求，扩大收集途径，注重收集与利用者相匹配的档案信息。尤其是一些影响较大的高校，出现的名人较多，其私人科研、教学等档案价值较高;历史较长的高校，其早期历史档案较为珍贵，现存量较少，高校档案机构应主动做好此类档案的征集工作。

　　2.3积极开发档案信息资源

　　受传统重藏轻用观念的影响，不少高校只注重收集和保管，并未重视档案机构的完善和编研人员的配备，影响了编研工作的有序开展。笔者认为可以从两个方面来建设档案编研队伍，一是在高校档案机构内建立一支以档案工作者为成员的编研队伍，二是充分发挥高校人力资源优势，成立一支以高校档案机构参与、多部门联合、不同类型人才共同组成的编研队伍。各高校可以根据自身情况加以选择，以确保档案编研工作的可持续发展。

　　从高校现有编研成果来看，最多的是大事记、组织沿革、基础数字汇编、全宗介绍、年鉴等，虽然在一定程度上满足了利用者的需求，但是还不够深入，存在只“编”不“研”的问题。因此，编研人员要紧扣学校发展主题，既要做好一次、二次文献的编研，也要做好三次文献的编研;既要注重常规编研，也要注重编研成果的创新，力求编研成果新颖、好用、针对性强。提升编研成果的水平，还要有超前的编研意识，善于抓住各种机遇做好档案宣传利用工作。如根据名人特殊的纪念日、学校历史上的重大事件纪念日等，提前做好各种纪念展或纪念册的准备工作;配合学校中心工作，开展内容丰富的专题展览;利用学校宣传橱窗不定期举办专题展览等。

　　2.4探索现代化利用途径

　　很多高校在现代化利用途径上都开展了积极的尝试，如通过电话、传真、电子邮件等方式提供档案利用。然而这种利用方式受到时间、空间和利用规模的限制，无法充分发挥档案资源的价值。令人欣悦的是部分高校已着手建设数字档案馆，这给利用者带来了诸多的便利，如无时空限制、可多人同时使用等，备受青睐。因此，应加快高校数字档案馆建设，为利用者提供现代化利用途径。

　　高校档案机构除了尽快做好馆藏档案的数字化工作和校内电子资源的对接工作外，还应注意数据库建设的特色性。千篇一律的数据库建设势必会造成资源的浪费。各高校应选择本馆独有的、具有资源优势的专题和项目，开发建设特色档案信息资源库，形成自己的利用优势。此外，高校档案机构之间应加强合作，实现数字档案资源共享。如英国高校开始了跨校合作开发档案信息资源，出现了整合多个高校档案信息资源的网站,并予以不断完善和提升。我国高校可以借鉴英国模式，根据地域、属性、历史渊源等因素整合高校数字档案信息资源，做好对内和对外利用工作。

　　2.5完善相关法律法规

　　《中华人民共和国档案法》于1987年制定、1996年修订，从修订至今已有15年。在这15年间，档案工作环境已发生了巨大变化，《档案法》的有些规定已经不能够完全适应时代发展的要求。纵观《档案法》，既没有鼓励档案利用的条款，也没有对不提供利用行为进行惩处的措施。同样的问题在《中华人民共和国档案法实施办法》中也存在。也就是说，高校档案利用工作缺乏必要的制度保障。为此，完善档案法律法规，为高校利用工作推波助澜是十分必要的。

　　笔者认为，在《档案法》修订中，立法理念应从以“保密是原则、公开是例外”为主转变到“以公开为原则、以不公开为例外”上来，加强对利用作为和不作为的奖励和惩处条款的制定，使档案利用工作真正做到有法可依。《办法》亦应适时跟进，根据高校档案利用特点，对《档案法》的精神进行补充和细化。如果对法律条文没有多少细化和补充的内容，只是简单地照抄照搬，这不仅是对立法资源的浪费，也不利于高校档案利用工作的开展。

　　参考文献：

　　[1]吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，1988(1)：100.

　　[2]徐亮.档案利用过程的“倒金字塔”现象———以高校档案馆为例[J].档案学研究，2009(2)：26-28.

　　[3]陈永生.档案利用现象的归纳与分析[J].档案学通讯，2004(6)：28-31.

　　[4]马仁杰，吴琼.关于档案利用工作中信息伦理问题的思考[J].档案学通讯，2011(4)：85-88.

　　[5]马费成等.信息管理学基础[M].湖北：武汉大学出版社，2010(8)：231-237.

　　[6]玛丽安·哈蒂卡.美国国家档案馆：保存历史 走近国民[N].中国档案报，2011 年 6 月 24 日(3).

　　*本文为2010年度安徽农业大学青年科学基金项目《高校档案利用的障碍分析及对策分析》(项目编号：2010s k20)的成果。